Извлечение изображения из документа Microsoft Excel - TurboComputer.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Извлечение изображения из документа Microsoft Excel

Извлечение изображения из документа Microsoft Excel

При работе с файлами Excel бывают не только случаи, когда нужно вставить изображение в документ, но и обратные ситуации, когда рисунок, наоборот, нужно извлечь из книги. Для достижения данной цели существует два способа. Каждый из них является наиболее актуальным при тех или иных обстоятельствах. Давайте подробно рассмотрим каждый из них, чтобы вы могли определить, какой из вариантов лучше применить в конкретном случае.

Извлечение картинок

Главным критерием выбора конкретного способа является тот факт, хотите ли вы вытащить одиночное изображение или произвести массовое извлечение. В первом случае можно удовлетвориться банальным копированием, а вот во втором придется применить процедуру конвертации, чтобы не терять время на извлечении каждого рисунка по отдельности.

Способ 1: копирование

Но, прежде всего, давайте все-таки рассмотрим, как произвести извлечение изображения из файла методом копирования.

    Для того чтобы скопировать изображение, прежде всего его нужно выделить. Для этого кликаем по нему один раз левой кнопкой мыши. Затем выполняем щелчок правой кнопкой мыши по выделению, тем самым вызывая контекстное меню. В появившемся списке выбираем пункт «Копировать».

Можно также после выделения изображения перейти во вкладку «Главная». Там на ленте в блоке инструментов «Буфер обмена» щелкаем по пиктограмме «Копировать».

Существует и третий вариант, при котором после выделения нужно нажать на комбинацию клавиш Ctrl+C.
После этого запускаем любой редактор изображений. Можно, например, воспользоваться стандартной программой Paint, которая встроена в Windows. Производим вставку в эту программу любым из тех способов, которые в ней доступен. В большинстве вариантов можно воспользоваться универсальным способом и набрать комбинацию клавиш Ctrl+V. В Paint, кроме этого, можно нажать на кнопку «Вставить», расположенную на ленте в блоке инструментов «Буфер обмена».

  • После этого картинка будет вставлена в редактор изображений и её можно сохранить в виде файла тем способом, который доступен в выбранной программе.
  • Преимущество данного способа заключается в том, что вы сами можете выбрать формат файла, в котором сохранить картинку, из поддерживаемых вариантов выбранного редактора изображений.

    Способ 2: массовое извлечение изображений

    Но, конечно, если изображений больше десятка, а то и несколько сотен, и их всех нужно извлечь, то вышеуказанный способ представляется непрактичным. Для этих целей существует возможность применить конвертацию документа Excel в формат HTML. При этом все изображения автоматически будут сохранены в отдельной папке на жестком диске компьютера.

      Открываем документ Excel, содержащий изображения. Переходим во вкладку «Файл».

    В открывшемся окне щелкаем по пункту «Сохранить как», который находится в левой его части.

    После этого действия запускается окно сохранения документа. Нам следует перейти в ту директорию на жестком диске, в которой желаем, чтобы разместилась папка с картинками. Поле «Имя файла» можно оставить без изменения, так как для наших целей это не важно. А вот в поле «Тип файла» следует выбрать значение «Веб-страница (*.htm; *.html)». После того, как вышеуказанные настройки произведены, щелкаем по кнопке «Сохранить».

    Возможно, при этом появится диалоговое окно, в котором будет сообщаться, что файл может иметь возможности, несовместимые с форматом «Веб-страница», и при конвертации они будут утеряны. Нам следует согласиться, нажав на кнопку «OK», так как единственной целью является извлечение картинок.

    После этого открываем Проводник Windows или любой другой файловый менеджер и переходим в директорию, в которой сохранили документ. В этой директории должна образоваться папка, которая содержит наименование документа. Именно в этой папке и содержатся изображения. Переходим в неё.

  • Как видим, картинки, которые были в документе Excel, представлены в этой папке в виде отдельных файлов. Теперь с ними можно выполнять те же манипуляции, что и с обычными изображениями.
  • Вытащить картинки из файла Excel не так уж сложно, как могло показаться на первый взгляд. Это можно сделать либо путем простого копирования изображения, либо путем сохранения документа, как веб-страницы, встроенными инструментами Эксель.

    Извлечение данных из картинки с помощью Illustrator и Excel 1

    В данном примере используется Excel 2013 и Illustrator СС, но метод применим и для других версий и программ. Сложность низкая, требуются базовые навыки работы в Illustrator и Excel.

    Работая над отчётом или графиком, мы, как правило, располагаем данными в текстовом виде: таблицей в Эксель или .DOC-файлом. Но что делать, если таблицы с данными нет, а в качестве исходника выступает картинка? В лучшем случае она векторная, в худшем — растровая и плохого качества. Такая задача нам попадалась не раз, так что мы решили написать небольшую инструкцию-подсказку.

    В качестве исходника будет выступать вот такой безымянный скан без подписанных значений для каждого столбца. Ниже мы пошагово расскажем, как такую картинку можно перевести в интерактивную диаграмму, причем более наглядную.

    Рис. 1. Исходная гистограмма

    Для восстановления данных не стоит замерять линейкой столбцы на мониторе и выписывать их на бумажку, существует метод изящнее. Можно воспользоваться тем, что из файла в формате .SVG можно извлечь данные, пригодные для вставки в Эксель.

    1. Открываем исходное изображение в Иллюстраторе. Нужно убедиться, что оно расположено строго горизонтально.

    2. Расставляем направляющие с постоянным интервалом таким образом, чтобы на один год приходилась одна направляющая.

    3. С помощью инструмента «Перо» создаем две ломанные кривые, вручную отмечая высоту столбцов. Принадлежащие одному году точки кривых размещаем друг под другом, ориентируясь на созданные на прошлом шаге направляющие. Это нужно для того, чтобы ряд координат X был одинаков у обеих кривых.

    Рис. 2. Поверх исходной растровой картинки положены направляющие и нарисованы две векторные кривые

    4. В формате .SVG отсчёт координат ведётся с левого верхнего угла монтажной области. Поэтому нашу диаграмму нужно отзеркалить сверху вниз так, чтобы ноль координат на графике совпал с точкой отсчёта .SVG-файла. Все объекты кроме кривых удаляем для того чтобы они не усложняли код .SVG-файла. На этом шаге нужно быть очень внимательным с горизонтальной осью. Она должна оказаться точно на верхней границе монтажной области (в нашем случае красная кривая в 1983 году имеет значение «0», поэтому этой точкой она касается горизонтальной оси).

    Рис. 3. Лишнее удалено, кривые отзеркалены по вертикали и выровнены по верхнему левому углу монтажной области

    5. Сохраняем документ в формате .SVG, сняв галку «использовать монтажные области». В появившемся диалоговом окне нажимаем на кнопку «Код SVG». Откроется текстовый редактор. Процесс сохранения можно не доводить до конца, так как сам .SVG-файл далее не потребуется.

    Рис. 4. Сохранение в .SVG

    6. В коде нас интересуют только координаты точек, из которых состоят красная и синяя кривые. На рисунке ниже искомые данные выделены красным. Проведём автозамену в два этапа так, чтобы целая и дробная части отделялись запятой, а не точкой. Это нужно для того, чтобы позднее Эксель правильно понимал формат числа.

    Рис. 5. Искомые части кода

    7. В неизменённых данных запятая разделяет пару координат X и Y. Так как запятая будет выполнять роль разделителя целой и дробной частей, то разделять координаты X и Y должен другой символ. В нашем случае это — точка с запятой. Проведём замену запятой на точку с запятой.

    Рис. 6. Замена разделителя координат X и Y

    8. Теперь можно заменить точки на запятые. Описанный порядок замены не позволит испортить данные. Если провести замену точки на запятую сразу в исходных данных, это приведёт к тому, что запятая будет выполнять несколько ролей и при обработке данных в Экселе возникнут трудности.

    Рис. 7. Замена десятичного разделителя, итоговый формат данных

    9. Вставляем первый из наборов координат в ячейку Экселя.

    Рис. 8. Вставка в ячейку

    10. Не снимая выделения с этой ячейки во вкладке меню «Данные» нажимаем «Текст по столбцам». Нужно разбить текстовую строку в ячейке на отдельные ячейки, каждая из которых будет содержать в себе пару координат: X и Y. В качестве разделителя ячеек выбираем «пробел».

    Рис. 9. Разбивка текста на ячейки, первый шаг

    Рис. 10. Разбивка текста на ячейки, пробел в качестве разделителя

    11. Далее нам нужно превратить горизонтальный ряд ячеек в вертикальный. Для этого выделим все ячейки, копировать → нажать правой кнопкой мыши на пустую ячейку ниже → специальная вставка → транспонировать. Горизонтальный ряд удаляем, оставляя только вертикальный.

    Читайте также:  Применение описательной статистики в Microsoft Excel

    Рис. 11. Превращение строки в столбец

    12. Теперь нужно разбить столбец надвое, в левом будут координаты X, в правом Y. Разделителем в примере выступит точка с запятой. После разбивки нужно проверить, чтобы строки следовали сверху вниз от минимума к максимуму, ориентируясь по первому столбцу (A). Этот столбец в настоящем примере соответствует координатам X.

    Рис. 12. Разбивка столбца надвое

    Рис. 13. Разделённые и отсортированные столбцы координат

    13. Проводим описанную выше обработку и для второго набора координат, отвечающего за вторую кривую.

    14. Данные уже можно отобразить в виде точечной диаграммы. Причём, новые версии Экселя распознают пары столбцов X и Y, если в контекстном меню диаграммы зайти в «Тип диаграммы» и рассмотреть предложенные варианты.

    Рис. 14. Извлечённые данные и автоматически построенная точечная диаграмма

    15. У обоих наборов координат столбец X одинаков. Заменим их столбцом годов как в исходной картинке. По данным такого вида можно строить графики и гистограммы.

    Рис. 15. Координаты X заменены на года

    16. Не забудьте, что в результате всех этих действий мы получили кривые, построенные по условным значениям, взятым из координат .SVG-файла. Вы сможете перевести все значения в реальные, если у вас есть хотя бы одно реальное значение для любой из точек. На рисунке ниже цифра 224 — реальное значение из сопровождающего текста. Ей соответствует значение 77,342 условных единиц (координата Y из .SVG). Получается, что в нашем примере все значения Y для каждой кривой надо умножить на коэффициент 3,14, чтобы получить реальные значения.

    Рис. 16. Расчет коэффициента соответствия условных единиц реальным

    17. Выделим коэффициент, копировать → выделить оба столбца Y → правая клавиша → специальная вставка → умножить.

    Рис. 17. Домножение столбцов Y на коэффициент соответствия

    18. В итоге у нас есть набор данных в Экселе, который соответствует исходной картинке, см. рисунок ниже.

    Рис. 18. Исходная гистограмма со значениями

    19. Такой тип диаграммы используется в исходнике, но это вовсе не значит, что он подобран хорошо. Если задача это позволяет, попробуйте подобрать более подходящий способ представления. В данном случае динамику по годам будет легче оценить по линейной диаграмме с маркерами.

    Рис. 19. График с маркерами, построенный по обработанным данным

    20. С помощью этой инструкции данные извлечённые из картинки можно обрабатывать, анализировать, строить по ним диаграммы другого типа. Нашей целью было сделать интерактивную визуализацию, ниже показан результат и генерирующий его код.

    И вот что из этого получилось:

    Если у вас есть похожие «помощники»– делитесь! Будем рады узнать что-то новое.

    В подготовке материала вместе с Андреем Постуховым участвовали Олег Степанов и Максим Горчаков

    Как из эксель получить рисунок хорошего разрешения. Как пакетом извлечь изображения из файлов excel

    Ниже показаны два простых способа извлечения изображений из XLS, XLSX файлов. Первый способ не требует какого-либо программного обеспечения, поскольку основан на применении встроенных возможностей MS Excel. Для второго способа использовано программное обеспечение Image Extraction Wizard . Оба эти варианта довольно просты и не займут много времени.

    Извлечение изображений из файлов Excel с помощью возможностей MS Excel

    Этот способ очень прост, поскольку не требует какого-либо дополнительного программного обеспечения. Чтобы извлечь пакетом все изображения из файлов Excel, необходимо выполнить следующие шаги:

    • Шаг 1: Прежде всего откройте файл в MS Excel. Вы можете открыть как XLS, так и XLSX файл. Затем выберите команду Сохранить как во вкладке Файл .
    • Шаг 2: В окне Сохранить как в выпадающем меню Типа файла следует выбрать вариант Веб-страница , чтобы сохранить файл как веб-страницу.

    Извлечение изображений из файлов Excel с помощью Office Image Extraction Wizard

    Является бесплатным программным обеспечением, позволяющим легко извлекать пакетом изображения из файлов Excel. Оно не только извлекает изображения из файла Excel, но и из большинства файлов Office, таких, как DOC, PPT, PPS, DOCX, PPSM, PPSX, XPS, SWF и др.

    Для извлечения изображений из файла Excel данным способом сначала нужно будет скачать и установить программное обеспечение. Затем вам нужно запустить программу и загрузить файл Excel и назначить папку вывода. После этого вам просто нужно нажать Next , и вы получаете результат. Все изображения из файла автоматически сохраняются в указанной папке.

    ПО имеет также режим Batch Mode, который может быть использован для извлечения изображений из более чем одного файла одновременно.

    Вы можете выбрать любой из этих способов извлечения изображений, так как оба методы в равной степени способны достаточно просты и удобны.

    Оставьте свой комментарий!

    PDF — разрабатывался как формат представления книг и журналов на компьютерах. В быту и бизнесе чаще всего применяется для создания, так сказать, неизменяемых документов. К примеру, вы создали таблицу с тарифами или договор и вам нужно переслать его клиенту — чтобы клиент ничего там не менял лучше всего сохранить в PDF. Ведь Excel можно легко , даже если его защитить паролем.

    XML — разрабатывался как язык удобный для обработки документов программами и удобный и понятный для работы с документом человеком. Можно сказать формат специально созданный для Интернет. Очень часто через такой универсальный язык проходят обмены между двумя программами. К примеру автоматическая выгрузка из Access и загрузка в 1С.

    Полный список доступных форматов показан на картинке:

    Как и показано ранее, для сохранения Excel в PDF нужно зайти в меню, выбрать Сохранить как — далее пункт PDF или XPS (на первой картинке).

    XPS — это тоже специальный формат для защиты содержания документа, можно сказать электронный лист бумаги.

    Excel в JPEG или PNG

    Для формата картинки нет специальной функции сохранения, но зато это довольно просто сделать средствами Windows.

    В первую очередь, почти на каждой клавиатуре есть специальная кнопка Print Screen (скриншот экрана), расположена она правее F12. Написано на ней чаще всего что-нибудь типа PrtScn или Prt Sc.

    После нажатия этой кнопки картинка с изображением экрана сохраняется и вы можете вставить ее куда угодно: в письмо, в Word или в программу Paint. Из Paint уже можно сохранить и в JPEG и PNG.

    Если нужно копировать только активное окно нажмите Alt + PrtScn — описано подробнее .

    Еще проще найти программу ножницы (начиная в Windows 7 встроена). Пуск — все программы — Стандартные там есть эти самые ножницы — теперь вы можете выделять любой фрагмент и тут же сохранять в нужном формате рисунка. Удобно — рекомендую, кто не пользуется.

    Если у вас MAC — для скриншота нажмите Shift + Command + 3

    Cохранить Excel в XML

    Опять же как показано на большой картинке жмем левой кнопкой мыши на Сохранить как — далее откроется окно сохранения в окошке Тип файла ищем XML-данные (*.xml).

    Если при сохранении появляется ошибка — сохраните в формате таблица XML 2003, тоже есть в списке. Чаще всего это происходит т.к. XML документ может не воспринять более 65 тыс строк, а 2003 формат их обрезает!

    Очень часто в рабочем документе пользователь может столкнуться с необходимостью вставить картинку или же, наоборот, сохранить её на свой компьютер. Например, вам поступил прайс или каталог, и иллюстрации, содержащиеся в нём, необходимы вам для наполнения интернет-магазина. Может показаться, что всё довольно легко, однако, многие сталкиваются с проблемами в попытках вытащить их из документа в формате Excel . Давайте выясним, какие действия следует предпринять, чтобы быстро и без проблем вставить или вытащить изображение из Excel.

    Добавить или скачать картинки в Эксель можно штатными средствами редактора

    Вставка фото или рисунка

    Чтобы поместить рисунок на листе, перейдите во вкладку «Вставка», там вы найдёте область «Иллюстрации». Выделите ячейку , в которую вы хотите его вставить, нажмите на кнопку «Рисунок» или «Картинка» и в появившемся меню выберите необходимое изображение. По умолчанию открывается папка «Изображения», в которую, как правило, сохраняются все файлы, загруженные из интернета. Если же необходимое изображение находится в другом месте, после перехода в меню «Рисунок», обратите внимание на окно, появившееся слева. Это корневая структура всех носителей и папок, находящихся на компьютере. Благодаря ей вы можете найти именно ту папку, в которую вы сохранили рисунок.

    Читайте также:  Подсчет суммы в строке таблицы в Microsoft Excel

    Открытое изображение можно подвергнуть всяческим изменениям , например, увеличению, уменьшению или развороту. Кликнув на рисунок, и таким образом, выделив его, вы заметите, что он будет заключён в рамку с кружками и квадратами. Перетаскивая их, вы будете увеличивать или уменьшать размер картинки, а зелёный кружочек сверху позволит развернуть его как вам угодно. Также рисунок можно подвергнуть более серьёзным настройкам, выделив и кликнув правой кнопкой мыши, а в появившемся контекстном меню выбрать пункт «Размер и положение». В появившемся окне предоставлена информация об исходном размере изображения, есть возможность задать точные параметры высоты, ширины и поворота. Если желательно сохранить пропорции изображения, поставьте галочку напротив пунктов «Сохранить пропорции» и «Относительно исходного размера». Эти настройки предназначены в основном для изменения размера и формы, однако, вы также можете изменить сам рисунок, придав ему, например, конкретный оттенок или, вообще, перекрасить. Выделив его, в самом низу вы увидите пункт «Формат рисунка». Здесь вам доступны функции наделения изображения тенью, настройка её цвета и угла падения. Кроме того, вы можете настроить его отражение, настроив сторону, куда он будет отражаться, размер, прозрачность, расстояние и т. д. На самом деле, там множество разнообразных параметров, регулировка которых в конечном счёте сможет изменить изображение до неузнаваемости.

    Сохранение картинки, фото и т. д.

    Итак, мы разобрались, как можно копировать рисунок и вставить его в документ, а кроме этого, выяснили, где и каким именно изменениям можно его подвергнуть. Однако иногда встаёт вопрос, как же «вытянуть» или сохранить изображения, которые размещены в скачанном с интернета документе формата Excel? Существует несколько вариантов.

    1. Сохраните документ в формате интернет-страницы, то есть html. Выберите пункт «Меню», а там «Сохранить как». В выпадающем списке пункта «Типа файла» выберите веб-страница. Там их несколько и вы можете выбрать любую. Перейдите в ту директорию, где был сохранен ваш документ и откройте его с помощью браузера. В нём вы увидите сам текст и все изображения, которые будет легко скачать просто кликнув на них правой кнопкой мыши и выбрав команду «Сохранить картинку как». Название самой команды может варьироваться, в зависимости от установленного браузера.
    2. Если изображение изначально имеет хорошее разрешение и качество, вы можете растянуть его, скопировать, используя комбинацию клавиш «Ctrl+C», а затем открыть стандартную программу Paint и вставить. Затем сохраняем и получаем файл в формате PNG .
    3. Кроме вышеуказанных простых операций, популярность программы Excel обеспечила её дополнительным софтом, который предназначен для решения разнообразных специфических и конкретных задач. Именно с этой целью была создана надстройка именуемая PastePictures. Благодаря ей, программа производит поиск картинок в указанной папке, основываясь на содержимом ячеек таблицы , а затем вставляет их в соседние ячейки или примечания к ним. Помимо этого, её функциональность позволяет скачивать изображения по ссылкам и сохранять их в конкретные папки, а затем вставлять в примечания к ячейкам. Скачав надстройку и открыв её, вам будет предоставлена возможность тестового прогона, во время которого вы увидите её основные возможности на примере специально созданного документа, куда затем будут добавлены картинки и изменён формат таблицы. Кроме этого, в ней есть множество других параметров, которые позволят вам с удобством работать над таблицами, вставлять и сохранять изображения. Выше был описан процесс вставки картинок в документ. Чтобы сохранить их, выберите установленную надстройку и в левом верхнем углу кликните на команду «Изображения». В ней вы увидите пункт «Сохранить картинки с листа в файлы», благодаря которому вы и перенесёте изображения в память вашего компьютера. Скачать надстройку можно, перейдя по этой ссылке — http://excelvba.ru/programmes/PastePictures.

    Вышеуказанные действия помогут вам в решении проблемы сохранения и вставки разнообразных изображений в документах формата Excel, а некоторые из них применимы и в Word.

    Как создать файл Эксель, открыть, сохранить, закрыть

    Привет, друзья. Сегодня я расскажу, как создать файл Эксель, открыть уже существующий, сохранить его и закрыть.

    Каждая рабочая книга Excel хранится в отдельном файле. Поэтому, очень важно уметь правильно обращаться с файлами. Здесь я опишу по нескольку способов выполнения действий с документами. Советую попробовать каждый и выбрать – какой из них самый удобный, а может, вы будете пользоваться многими из них.

    Все выкладки на этом блоге я привожу из Microsoft Office 2013. Если вы пользуетесь другой версией – вид некоторых команд и окон могут немного отличаться, но их общий смысл сохраняется. Если вы не нашли описанный инструментарий в своей версии программы – спросите в комментариях или через форму обратной связи. Я обязательно отвечу на ваши вопросы.

    Создание документа Эксель

    Если программа Excel у вас еще не открыта, кликните на ярлыке MS Excel на рабочем столе или в меню Пуск. После загрузки Эксель, появится стартовое окно с выбором шаблонов. Для создания нового документа, кликните на одном из них, или выберите Пустая книга .

    Стартовое окно Эксель

    Если же MS Excel уже запущен, для создания:

    1. Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N . После нажатия, будет немедленно создана новая рабочая книга
    2. Выполните ленточную команду Файл – Создать . Её выполнение приведёт к открытию стартового окна, где можно создать файл из шаблона, либо чистую книгу.

    Как открыть документ Эксель

    Если программа Эксель еще не запущена, чтобы открыть созданный файл, найдите его в проводнике Windows и дважды кликните по нему мышью. MS Excel будет запущен и сразу откроется выбранный вами документ.

    Если программа уже запущена, есть несколько способов для открытия рабочей книги:

    1. Нажмите комбинацию Ctrl+O . После нажатия будет открыто окно Эксель, где можно выбрать один из последних файлов, с которыми вы работали. Либо же, можно открыть документ из облачного хранилища или любого подключенного к компьютеру диска
      Открытие документа Excel
    2. Это же окно можно увидеть, если выполнить на ленте Файл – Открыть . В левой части мы выбираем расположение файла. Справа – выбираем нужную рабочую книгу

    Если в окне Открыть выбрать расположение Компьютер — Обзор , откроется окно проводника, где можно выбрать фильтр открываемого файла, а также, способ открытия:

    • Открыть – открывает выбранный файл Excel для редактирования
    • Открыть для чтения – открывает файл без возможности редактирования
    • Открыть как копию – создаёт дубликат документа и открывает его с возможностью редактирования
    • Открыть в браузере – если такая возможность поддерживается, открывает рабочую книгу в интернет-браузере
    • Открыть в режиме защищенного просмотра – открывает документ, применяя режим защищенного просмотра
    • Открыть и восстановить – программа попытается восстановить и открыть файл, который был аварийно закрыт без сохранения

    Открытие файла с диска

    Сохранение документа Эксель

    Хотя в Microsoft Excel есть хорошие инструменты автосохранения и восстановления данных, я рекомендую завести привычку сохранять рабочую книгу время от времени, даже если не закончили работать с ней. Вы, как минимум, будете чувствовать себя более уверенными в том, что результаты вашей работы не потеряются.

    Чтобы сохранить документ, могу предложить вам 4 способа:

    1. Используйте комбинацию клавиш Ctrl+S
    2. Используйте комбинацию клавиш Shift+F12 , или F12 (для сохранения документа под новым именем)
    3. Нажмите Сохранить на панели быстрого доступа
    4. Выполните ленточную команду Файл – Сохранить , или Файл – Сохранить как (если хотите сохранить книгу, как новый документ)

    Если вы первый раз сохраняете свою рабочую книгу, любая из этих команд откроет окно Сохранить как , где вы сможете выбрать место сохранения, тип файла и его имя. Для этого, нажмите кнопку Обзор .

    Окно «Сохранить как»

    Если же вы сохраняли документ ранее, программа просто сохранит файл поверх последней сохранённой версии.

    Как закрыть рабочую книгу Эксель

    Когда работа с файлом закончена, лучше его закрыть, чтобы освободить системную память. Вы можете это сделать такими способами:

    • Нажать на крестик (х) в правом верхнем углу окна программы
    • Выполнить команду Файл – Закрыть
    • Дважды щёлкнуть на пиктограмме системного меню в верхнем левом углу окна
      Пиктограмма системного меню Эксель
    • Воспользоваться комбинациями клавиш Ctrl+W , или Alt+F4

    Если на момент закрытия в файле есть не сохраненные изменения, программа спросит, что нужно делать:

    • Сохранить – сохранить все изменения и закрыть документ
    • Не сохранять – закрыть рабочую книгу без сохранения
    • Отмена – не закрывать файл
      Закрытие рабочей книги Эксель
    Читайте также:  Выделение таблицы в Microsoft Excel

    Вот и все способы обращения с файлами Эксель. А в следующем посте я расскажу, как настроить автосохранение вашей рабочей книги. До встречи!

    Как восстановить несохраненный или перезаписанный файл Microsoft Excel

    Файл Microsoft Excel не сохранился или был перезаписан пустым документом? Не беда, ведь его можно быстро восстановить встроенными средствами или при помощи специализированных программ.

    Содержание:

    Microsoft Excel является одним из компонентов комплекса офисных программ Microsoft Office. Данный пакет пользуется большой популярностью среди пользователей поскольку его функционал позволяет выполнять множество действий, вроде создания электронных документов, таблиц, презентаций, баз данных и т.д. Нередко Microsoft Office используется для работы или создания важных файлов, хранящих ценную информацию.

    К сожалению, Microsoft Office, как и сама операционная система, может давать сбои и ошибки. При возникновении таких обстоятельств текущие файлы, над которыми велась работа бесследно исчезают, принуждая пользователя выполнять всю работу снова. Ниже мы рассмотрим основные способы восстановления утерянных файлов, а также приведем пример правильной настройки программы, которая сможет обеспечить безопасность данных в случае возникновения непредвиденных ошибок.

    Восстановление несохраненных файлов встроенными средствами

    Разработчики Microsoft Excel предвидели возможную утерю данных из-за проблем с питанием и системных ошибок, поэтому в функционал пакета были встроены функции AutoSave (автоматическое сохранение) и AutoRecover (автоматическое восстановление). Принцип работы данных функций заключается в автоматическом сохранении текущей версии документа каждые пять, десять или больше минут. Автоматически сохранённые файлы всегда могут быть восстановлены при открытии программы.

    Чтобы настроить функцию автоматического сохранения необходимо:

    Шаг 1. Запустить Microsoft Excel и перейти на вкладку «Файл».

    Шаг 2. В открывшемся меню, опускаемся в нижнюю часть левого меню и выбираем пункт «Параметры».

    Шаг 3. Выбрать пункт «Сохранение» и в открывшемся меню поставить галочки возле пунктов «Автосохранение каждые» и «Сохранять последнюю автосохраненную версию». Помимо этого, здесь можно выбрать интервал сохранения, а также место, где будут храниться данные для восстановления файлов.

    После настройки автосохранения, файлы можно будет восстановить при запуске Microsoft Excel, перейдя во вкладку «Открыть», выбрав пункт «Последние» и «Восстановить несохраненные книги».

    Восстановление перезаписанных файлов

    Помимо восстановления автосохраненных данных, в Microsoft Excel существует функция восстановления предыдущих версий документа. Это очень удобно, ведь используя данную возможность можно обратить случайное удаление части таблицы или сохранение пустой страницы.

    Чтобы воспользоваться функцией восстановления перезаписанных данных необходимо:

    Открыть графу «Файл», перейти в пункт «Сведенья» и выбрать «Управление книгой». В открывшемся окне следует выбрать требуемую версию файла.

    Как настроить облачное хранилище «OneDrive» в Microsoft Excel

    Облачное хранилище «OneDrive» тесно связано с пакетом Microsoft Office, что позволяет хранить резервные копии данных на сервере в сети. Такой способ исключает возможность утери несохраненной информации, а также файлов, которые могут быть удалены вирусами, программными сбоями или случайным форматированием. Помимо этого, функционал хранилища «OneDrive» позволяет редактировать и сохранять копии при работе сразу нескольких пользователей.

    Чтобы настроить облачное хранилище у себя, необходимо:

    Шаг 1. Перейти на официальный сайт OneDrive и пройти регистрацию. Зайти в облачное хранилище через MS Excel. Для этого достаточно ввести данные аккаунта хранилища, нажав по кнопке «Вход» в правом верхнем углу MS Excel.

    Шаг 2. Сохранить текущий документ в облачное хранилище. Для этого выбираем «Файл», «Сохранить как», «One Drive».

    Шаг 3. Переходим на «OneDrive» при помощи любого браузера и находим место, куда был сохранен файл через MS Excel. Чтобы найти предыдущие версии файла, кликаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем пункт «Журнал версий».

    В открывшемся окне пользователь сможет восстановить или скачать предыдущие версии файла.

    Восстановление утерянных данных RS Office Recovery

    Вышеуказанные способы хорошо подойдут для восстановления предыдущих версий и перезаписанных файлов, но они являются не эффективными при случайном форматировании, удалении и повреждении вирусами, а также удалением из-за изменений логической структуры жесткого диска. Если Ваши важные данные были бесследно удалены, следует воспользоваться специальной утилитой RS Office Recovery, которая превосходно подходит для восстановления документов, электронных таблиц и других файлов из пакета Microsoft Office.

    Функционал программы позволяет находить конкретный тип данных и файлов, а также сортировать искомые объекты по размеру и дате создания, повышая тем самым скорость поиска необходимой удаленной информации.

    Для работы утилиты используются два режима анализа: быстрый и полный. В случае использования быстрого поиска пользователь сможет восстановить недавно удаленные данные в кратчайшие сроки. Полный анализ представляет собой глубокую проверку диска, выявляющую все возможные для восстановления файлы.

    Все найденные файлы можно восстановить на жесткий диск, флеш-накопитель или выгрузить на FTP-сервер.

    Как вставить файл в книгу Excel?

    Узнаем как внедрять любые типы документов в файл Excel для возможности открытия документов непосредственно из книги.

    Приветствую всех, дорогие читатели блога TutorExcel.Ru.

    Для тех кто больше предпочитает формат видео — приятного просмотра, для любителей же текста приятного чтения.

    Давайте для начала подумаем для чего вообще вставка файла в Excel может быть полезна?

    Помимо работы с данными внутри книги Excel иногда бывает необходимо к документу приложить какие-либо внешние данные в виде дополнительного файла. Так как вместо отдельного хранения файлов зачастую удобней внедрить их все в документ.

    Это позволяет получить более быстрый доступ к внешним файлам, повышает удобство просмотра и работы с файлом, в общем и целом в определенных случаях весьма полезный инструмент.

    Как внедрить документ в Excel?

    Стоить отметить, что инструментом внедрения пользуются достаточно редко, поэтому нужную вкладку не так-то просто найти.
    Переходим во вкладку Вставка -> Текст -> Объект:

    Далее щелкаем мышкой по кнопке Объект и перед нами появляется всплывающее окно с настройками вставки:

    Excel предлагает нам 2 основные опции для вставки файлов в книгу:

    • Добавить новый объект (вкладка Новый);
    • Добавить существующий файл (вкладка Из файла).

    А также возможность отображения файла в виде значка и создания связи с файлом. Давайте поподробнее остановимся на каждом из имеющихся вариантов.

    Создание нового документа

    Остаемся в текущей вкладке Новый и в зависимости от наших задач в поле Тип объекта выбираем подходящий тип файла (из наиболее используемых типов тут присутствуют документы Microsoft Word и PowerPoint), далее нажимаем OK и в текущей книге Excel встроенный окном появится новый документ.

    К примеру, если выбрать тип файла Microsoft Word, то в окне Excel появится встроенное окно с Word, где доступны все функции программы и мы можем начать набирать любой текст:

    Аналогичный пример при работе с Microsoft PowerPoint:

    Если нам нужно, чтобы внедряемый документ вставлялся не как рабочее окно программы, а более компактно, то внешний вид отображения файла можно поменять на отображение с помощью иконки.

    В этом случае при создании нового документа поставьте флажок напротив поля В виде значка, далее выберите вид отображаемой иконки с помощью кнопки Сменить значок (вид меняется в зависимости от программы внедряемого файла), либо оставьте текущий вариант иконки, а также в случае необходимости поменяйте подпись:

    В результате в рабочем окне Excel появится изображение выбранной иконки и по двойному щелчку мыши по иконке будет открываться исходный документ:

    Теперь перейдем ко второму варианту вставки документа.

    Внедрение существующего файла

    Помимо создания нового документа мы можем добавить уже готовый существующий файл. В этом случае вверху начального окна с настройками выбираем вкладку Из файла:

    Далее для добавления файла нажимаем кнопку Обзор и вставляем нужный нам файл (как и в предыдущем случае мы дополнительно можем задать значок):

    Еще одной важной особенностью при вставке документа является возможность связать вставляемый файл с исходным документом, для этого нужно поставить галочку напротив поля Связь с файлом.

    В этом случае при внесении каких-либо изменений в исходный файл эти изменения отобразятся в прикреплённом файле. Однако, обратите внимание, что связь будет работать только в том случае, если у конечного пользователя (который работает с файлом) будет доступ к этому файлу.

    Другими словами, если внедряемый файл сохранен в общем доступе, то связь будет работать, если же файл сохранить в локальном месте, куда нет доступа у читателя, то каждый раз будет открываться первоначальная версия файла.

    Спасибо за внимание!
    Если у вас остались вопросы по теме статьи — делитесь своими мыслями в комментариях.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector