Принципы форматирования таблиц в Microsoft Excel - TurboComputer.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Принципы форматирования таблиц в Microsoft Excel

Принципы форматирования таблиц в Microsoft Excel

Форматирование – одна из наиболее значимых процедур во время работы в Экселе. Благодаря ей происходит оформление электронной таблицы, а также указывается программе, как она должна воспринимать ту или иную информацию, которая внесена в определенный диапазон либо ячейку. Чтобы в идеале изучить данную программу, важно понять, как работает этот инструмент, какой его механизм действия. Сегодня мы постараемся подробно разобраться в форматировании данных ячеек и понять, как правильно его использовать.

Процедура Форматирования таблиц

Благодаря комплексной работе, которая и называется форматированием, регулируются расчетные сведения и в таблицах и все их визуальное содержание. Сюда включены различные параметры, например, границы объекта, его общий размер и размеры отдельных ячеек, цвет и тип шрифта, заливка, выравнивание, формат вносимых данных и прочее. Обо всем более подробно вы узнаете из статьи.

Автоформатирование вы можете применить к любой области листа, диапазону. Программа сама отформатирует выбранный вами участок как таблицу и обеспечит его свойствами, предустановленными заранее.

1. Нужные ячейки или всю таблицу выделим.

3. Дальше откроется маленькое окошко, где вы подтвердите, что все координаты диапазона, введенные вами, верные. В случае выявления неправильно введенных данных, вы сможете прямо здесь из изменить. Не пропускайте такой параметр, как «Таблица с заголовками». Если в ситуации с вашим объектом заголовки присутствуют (а они есть в большинстве случаев), то убедитесь, что напротив данного пункта стоит отметка в виде галочки. При отсутствии заголовков галочка убирается. После завершения настроек подтверждаем свои действия путем нажатия «ОК».

Переход к процедуре форматирования

Не всегда пользователям подходит предусмотренный автоформатированием комплект характеристик. Если у вас именно такой случай, вы можете самостоятельно, вручную отформатировать имеющуюся таблицу. Для этого существуют специально предназначенные инструменты.

Чтобы приступить к выполнению этой процедуры и внести необходимые изменения в объекте, его внешнем виде, можно воспользоваться контекстным меню или инструментами, которые есть на ленте.

Для перехода в режим форматирования через меню, требуется выполнить следующее.

1. Выделим диапазон или ячейку таблицы, которую планируем видоизменять. Правой кнопкой мышки жмем по выделенному участку. В открывшемся контекстном меню находим и выбираем «Формат ячеек…».

Процесс форматирования данных

Для пользователя одним из наиболее важных моментов в форматировании выступает формат данных. Это связано с тем, что определяется не только внешняя сторона сведений, но и указываются пути ее обработки самой программе. В Экселе по-разному обрабатываются денежные, текстовые и числовые показатели, как и формат времени и даты. Провести нужную работу с выделенным участком можно, используя инструменты, которые есть на ленте, или путем входа в контекстное меню.

При выборе второго варианта (меню) откроется окошко «Формат ячеек». Здесь все необходимые настройки вы найдете в разделе «Число», размещенном в блоке «Числовые форматы». В этой вкладке других блоков нет.

Здесь вы сможете выбрать тот формат данных, который захотите:

• общий;
• текстовый;
• денежный;
• числовой;
• дата;
• время и прочее.

после совершенных действий кликните на «ОК».

В том же окне «Формат ячеек» есть раздел «Выравнивание» с блоком инструментов.
Вы сможете автоматически подбирать ширину ячеек, переносить текст (если он слишком большой и не помещается) по словам, объединять ячейки. Для это нужно поставить птичку рядом с нужным вам параметром.

Если вы хотите изменить шрифт в определенном диапазоне таблицы, его необходимо выделить и отформатировать во вкладке с таким же названием («Шрифт).

У вас есть возможность внести изменения по следующим параметрам:

• начертание (обычный, полужирный, курсив);
• тип шрифта;
• цвет;
• размер;
• изменение вида (зачеркнутый, надстрочный, подстрочный).

Цвет линии и тип настроить можно в окошке форматирования – вкладка «Граница». Здесь происходит и определение того, внешняя будет граница или внутренняя. Также, можно границу и вовсе убрать, даже в том случае, если она уже есть.

В окошке форматирования есть вкладка «Заливка». Открыв ее, вы сможете настраивать цвет таблицы, отдельных ее ячеек. Можно, дополнительно, установить различные узоры.

Форматировать в Экселе можно даже защиту. В окошке «Формат ячеек» присутствует вкладка, имеющая такое же название. Здесь вы указываете, будет выделенный участок таблицы защищен от каких-либо изменений или нет, если лист заблокирован. В этой вкладке включается и скрытие всех формул.

Вы уже заметили, что Excel имеет достаточно большой функционал, позволяющий отформатировать любую таблицу. Вы можете использовать разные стили с установленными свойствами. Более точно настроить все параметры таблицы можно на ленте и в окне «Формат ячеек», используя набор специальных инструментов. В основном больше возможностей для форматирования предоставляет именно окно, а не лента, хотя есть и исключения с этого правила.

Принципы форматирования таблиц в Microsoft Excel

Одним из самых важных процессов при работе в программе Excel является форматирование. С его помощью не только оформляется внешний вид таблицы, но и задается указание того, как программе воспринимать данные, расположенные в конкретной ячейке или диапазоне. Без понимания принципов работы данного инструмента нельзя хорошо освоить эту программу. Давайте подробно выясним, что же представляет собой форматирование в Экселе и как им следует пользоваться.

Форматирование таблиц

Форматирование – это целый комплекс мер регулировки визуального содержимого таблиц и расчетных данных. В данную область входит изменение огромного количества параметров: размер, тип и цвет шрифта, величина ячеек, заливка, границы, формат данных, выравнивание и много другое. Подробнее об этих свойствах мы поговорим ниже.

Автоформатирование

К любому диапазону листа с данными можно применить автоматическое форматирование. Программа отформатирует указанную область как таблицу и присвоит ему ряд предустановленных свойств.

    Выделяем диапазон ячеек или таблицу.

Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу». Данная кнопка размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается большой список стилей с предустановленными свойствами, которые пользователь может выбрать на свое усмотрение. Достаточно просто кликнуть по подходящему варианту.

После этого, таблица будет иметь выбранный формат. Но его можно всегда отредактировать с помощью более точных инструментов форматирования.

Переход к форматированию

Пользователей не во всех случаях удовлетворяет тот набор характеристик, который представлен в автоформатировании. В этом случае, есть возможность отформатировать таблицу вручную с помощью специальных инструментов.

Перейти к форматированию таблиц, то есть, к изменению их внешнего вида, можно через контекстное меню или выполнив действия с помощью инструментов на ленте.

Для того, чтобы перейти к возможности форматирования через контекстное меню, нужно выполнить следующие действия.

    Выделяем ячейку или диапазон таблицы, который хотим отформатировать. Кликаем по нему правой кнопкой мыши. Открывается контекстное меню. Выбираем в нем пункт «Формат ячеек…».

  • После этого открывается окно формата ячеек, где можно производить различные виды форматирования.
  • Инструменты форматирования на ленте находятся в различных вкладках, но больше всего их во вкладке «Главная». Для того, чтобы ими воспользоваться, нужно выделить соответствующий элемент на листе, а затем нажать на кнопку инструмента на ленте.

    Форматирование данных

    Одним из самых важных видов форматирования является формат типа данных. Это обусловлено тем, что он определяет не столько внешний вид отображаемой информации, сколько указывает программе, как её обрабатывать. Эксель совсем по разному производит обработку числовых, текстовых, денежных значений, форматов даты и времени. Отформатировать тип данных выделенного диапазона можно как через контекстное меню, так и с помощью инструмента на ленте.

    Если вы откроете окно «Формат ячеек» чрез контекстное меню, то нужные настройки будут располагаться во вкладке «Число» в блоке параметров «Числовые форматы». Собственно, это единственный блок в данной вкладке. Тут производится выбор одного из форматов данных:

    После того, как выбор произведен, нужно нажать на кнопку «OK».

    Кроме того, для некоторых параметров доступны дополнительные настройки. Например, для числового формата в правой части окна можно установить, сколько знаков после запятой будет отображаться у дробных чисел и показывать ли разделитель между разрядами в числах.

    Читайте также:  Составление заголовка в Microsoft Excel

    Для параметра «Дата» доступна возможность установить, в каком виде дата будет выводиться на экран (только числами, числами и наименованиями месяцев и т.д.).

    Аналогичные настройки имеются и у формата «Время».

    Если выбрать пункт «Все форматы», то в одном списке будут показаны все доступные подтипы форматирования данных.

    Если вы хотите отформатировать данные через ленту, то находясь во вкладке «Главная», нужно кликнуть по выпадающему списку, расположенному в блоке инструментов «Число». После этого раскрывается перечень основных форматов. Правда, он все-таки менее подробный, чем в ранее описанном варианте.

    Впрочем, если вы хотите более точно произвести форматирование, то в этом списке нужно кликнуть по пункту «Другие числовые форматы…». Откроется уже знакомое нам окно «Формат ячеек» с полным перечнем изменения настроек.

    Выравнивание

    Целый блок инструментов представлен во вкладке «Выравнивание» в окне «Формат ячеек».

    Путем установки птички около соответствующего параметра можно объединять выделенные ячейки, производить автоподбор ширины и переносить текст по словам, если он не вмещается в границы ячейки.

    Кроме того, в этой же вкладке можно позиционировать текст внутри ячейки по горизонтали и вертикали.

    В параметре «Ориентация» производится настройка угла расположения текста в ячейке таблицы.

    Блок инструментов «Выравнивание» имеется так же на ленте во вкладке «Главная». Там представлены все те же возможности, что и в окне «Формат ячеек», но в более усеченном варианте.

    Шрифт

    Во вкладке «Шрифт» окна форматирования имеются широкие возможности по настройке шрифта выделенного диапазона. К этим возможностям относятся изменение следующих параметров:

    • тип шрифта;
    • начертание (курсив, полужирный, обычный)
    • размер;
    • цвет;
    • видоизменение (подстрочный, надстрочный, зачеркнутый).

    На ленте тоже имеется блок инструментов с аналогичными возможностями, который также называется «Шрифт».

    Граница

    Во вкладке «Граница» окна форматирования можно настроить тип линии и её цвет. Тут же определяется, какой граница будет: внутренней или внешней. Можно вообще убрать границу, даже если она уже имеется в таблице.

    А вот на ленте нет отдельного блока инструментов для настроек границы. Для этих целей во вкладке «Главная» выделена только одна кнопка, которая располагается в группе инструментов «Шрифт».

    Заливка

    Во вкладке «Заливка» окна форматирования можно производить настройку цвета ячеек таблицы. Дополнительно можно устанавливать узоры.

    На ленте, как и для предыдущей функции для заливки выделена всего одна кнопка. Она также размещается в блоке инструментов «Шрифт».

    Если представленных стандартных цветов вам не хватает и вы хотите добавить оригинальности в окраску таблицы, тогда следует перейти по пункту «Другие цвета…».

    После этого открывается окно, предназначенное для более точного подбора цветов и оттенков.

    Защита

    В Экселе даже защита относится к области форматирования. В окне «Формат ячеек» имеется вкладка с одноименным названием. В ней можно обозначить, будет ли защищаться от изменений выделенный диапазон или нет, в случае установки блокировки листа. Тут же можно включить скрытие формул.

    На ленте аналогичные функции можно увидеть после клика по кнопке «Формат», которая расположена во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Ячейки». Как видим, появляется список, в котором имеется группа настроек «Защита». Причем тут можно не только настроить поведение ячейки в случае блокировки, как это было в окне форматирования, но и сразу заблокировать лист, кликнув по пункту «Защитить лист…». Так что это один из тех редких случаев, когда группа настроек форматирования на ленте имеет более обширный функционал, чем аналогичная вкладка в окне «Формат ячеек».


    .
    Урок: Как защитить ячейку от изменений в Excel

    Как видим, программа Excel обладает очень широким функционалом по форматированию таблиц. При этом, можно воспользоваться несколькими вариантами стилей с предустановленными свойствами. Также можно произвести более точные настройки при помощи целого набора инструментов в окне «Формат ячеек» и на ленте. За редким исключением в окне форматирования представлены более широкие возможности изменения формата, чем на ленте.

    Форматирование таблицы

    Стандартная ширина столбцов не всегда подходит для столбцов на рабочем листе.

    Например, ширину столбцов необходимо изменять при следующих условиях:

    • ширина недостаточна, чтобы показать текст без усечения;
    • ширина недостаточна, чтобы показать цифровую информацию (в этом случае ячейку будут заполнять символы # # # #);
    • ширина слишком большая для данной таблицы, и ее необходимо сократить.

    Если ширина столбца слишком маленькая, данные не теряются; они просто не показываются полностью.

    Ширина столбца и групп столбцов может быть изменена при использовании команд Формат, Столбец (Format, Column).

    Форматирование столбца

    1. Выделите столбцы для форматирования.
    2. Выберите в меню команду Формат, Столбец (Format, Column) и затем требуемую операцию (табл. 29).
    ОперацияОписание
    ШиринаОпределяет новую ширину для выбранных столбцов
    Автоподбор шириныНазначает ширину столбца в соответствии с самой широкой среди выбранных ячеек
    СкрытьДелает столбцы невидимыми
    ОтобразитьПоказывает скрытые ранее столбцы
    Стандартная ширинаОпределяет стандартную ширину столбцов в текущем рабочем листе. Новые установки применяются ко всем столбцам, чья ширина не была установлена заранее

    Таблица 29. Форматирование столбца

    Изменение ширины столбцов с помощью мыши

    1. .Выделите столбцы для изменения ширину.
    2. Переместите указатель мыши на правую границу одного из выбранных столбцов в область заголовков столбцов. Указатель мыши изменится на двунаправленную стрелку.
    3. Перетащите правую границу столбца на новое место. Ширина колонки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.

    Для автоподбора ширины столбца щелкните дважды по правой границе столбца.

    Высота выбранных строк может быть изменена для того, чтобы обеспечить увеличенное расстояние между линиями.

    Высота строк, автоматически присваиваемая Excel, базируется на размере наибольшего шрифта, находящегося в строке. Автоматически рассчитанная высота строки приблизительно на 25 % больше, чем размер шрифта в пунктах (1/72 дюйма).

    Форматирование строк

    1. Выделите необходимые строки.
    2. Выберите Формат, Строка (Format, Row) и требуемые операции (табл. 30).
    ОперацияОписание
    ВысотаОпределяет новую высоту для выбранных строк
    Автоподбор высотыПриводит высоту строк в соответствие с наибольшим шрифтом. Это установка по умолчанию
    СкрытьСкрывает строки
    ОтобразитьПоказывает строки, которые были до этого скрыты

    Таблица 30. Форматирование строки

    Высоту строки также можно изменить с помощью мыши. Перетащите нижнюю границу строки на новое место. Высота строки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.

    Для автоподбора высоты строки щелкните дважды по нижней границе строки.

    Форматирование ячеек

    Содержимое ячеек таблицы может быть отформатировано для улучшения внешнего вида таблицы на рабочем листе. Все опции форматирования ячеек могут быть найдены в окне диалога команды Ячейки в меню Формат (Format, Cells). Кроме того, некоторые кнопки доступны в панели инструментов Форматирование для быстрого применения наиболее общих текстовых и цифровых форматов.

    Параметры форматирования диалогового окна Формат ячеек (рис. 90) разделены закладками и представлены в табл. 31.

    Закладка Описание
    ЧислоЧисловые форматы, которые могут быть применены к данным в ячейке
    ВыравниваниеВыравнивание и направление начертания символов в ячейке
    ШрифтУстановки для шрифта, размера и начертания символов в ячейке
    ГраницаРамки ячеек: их вид и цвет
    ВидЦвета и узоры теневой маски для ячеек
    ЗащитаЯчейки можно заблокировать или скрыть

    Таблица 31. Закладки диалогового окна Формат ячеек

    Форматирование чисел

    Данные в таблицах Excel могут быть представлены в различных числовых форматах, в зависимости от того, какие вычисления требуется произвести (рис.92).

    В поле Числовые форматы представлен список форматов. Можно задать нужное число знаков после запятой и выбрать способ представления отрицательных чисел в соответствующих полях.

    Существует разница между тем, что ячейка “реально” содержит, и способом показа ее содержимого. Строка формул показывает неформатированное содержимое, в то время как ячейка показывает форматированную версию. Поле Образец показывает выбранное форматирование.

    При работе с новой таблицей по Умолчанию установлен цифровой формат Общий (General), который показывает числа без определенного форматирования (т.е. 145123; 0,37; 31 и т. д.).

    Читайте также:  10 популярных математических функций Microsoft Excel

    Ввод некоторых символов автоматически установит нужное форматирование. Например; ввод 40 р. или 5 % в ячейку автоматически установит денежный или процентный формат введенных данных соответственно.

    Форматирование может также выполняться при введении значений на рабочий лист.

    Рис. 92. Закладка Число

    1. Выделите область ячеек для ввода.
    2. Нажмите кнопку на панели Форматирование.
    3. Введите данные в ячейки. Все последующие значения, введенные в ячейки выделенной области, будут представлены в денежном формате.

    Выравнивание данных в ячейке

    Для установки новых значений выравнивания или изменения значений принятых по умолчанию могут использоваться опции закладки Выравнивание (Alignment) в окне диалога Формат, Ячейки (Format, Cells) (рис. 93).

    Изменения будут применены для всех выбранных ячеек, областей рабочего листа. По умолчанию выравнивание текста, введенного в ячейку, осуществляется по левому краю, а цифры выравниваются вправо.

    Опции выравниваний по горизонтали и по вертикали определяют положение текста в ячейке. Для изменения направления текста требуется повернуть стрелку со словом Надпись в поле Ориентация.

    Если текст в ячейке состоит из нескольких слов, для удобства чтения задайте опито Переносить по словам.

    Рис. 93. Закладка Выравнивание

    Центрирование текста по столбцам

    Содержимое ячейки может быть выровнено по столбцам в выбранной области. Эта возможность используется для центрирования заголовков на рабочем листе. В этом случае текст должен находиться в самой левой ячейке выделенной области.

    1. Введите текст заголовка листа.
    2. Выделите несколько соседних ячеек (по размеру таблицы).
    3. Нажмите кнопку Объединить и поместить в центре – на панели Форматирование.

    Установка шрифтов и их атрибутов

    Опции закладки Шрифт (Font) окна диалога Формат, Ячейки (Format/ Cells) используются для установки шрифтов и их стилей для выделенных ячеек.

    Средства форматирования с использованием шрифтов в Excel аналогичны средствам Word, описанным в предыдущей главе.

    Границы и вид ячейки или области

    Рамки могут применяться для ячейки или выделенной области. Опции рамок могут быть установлены при использовании закладки Граница (Border) (рис. 94).

    Рис. 94. Закладка Граница

    Некоторые из доступных стилей рамок представлены в поле Тип линии.

    1. Выделите ячейки для форматирования.
    2. Откройте панель диалога Формат, Ячейки (Format, Cells) и выберите закладку Граница (Border).
    3. Выберите стороны для ячеек, в которых будет установлена рамка.
    4. Выберите Тип и цвет линии.
    5. Нажмите ОК.

    Внешний вид ячеек может быть улучшен при заполнении их цветом и/или узором. Цвета и узоры (включая цвет узора) могут быть установлены при использовании закладки Вид (Patterns) окна диалога Формат, Ячейки (Format, Cells).

    Выбранная заливка и узор показываются в поле Образец.

    Защита ячеек

    Защита полезна в таблицах, содержащих сложные формулы и заранее заданные константы. В Excel используется двухуровневая система защиты. В рабочем листе каждая ячейка по умолчанию заблокирована, но, если защита листа выключена, данные можно вводить во все ячейки.

    Закладка Защита (Protection) содержит опции Защищаемая ячейка (Locked) и Скрыть формулы (Hidden).

    Чтобы запретить изменение ячеек листа для сохранения формул или данных, следует разблокировать ячейки для ввода и установить защиту листа.

    1. Выделите и разблокируйте все ячейки, которые потребуется изменять после защиты листа, сняв опцию Защищаемая ячейка (Locked).
    2. Скройте все формулы, которые не должны быть видимы, установив опцию Скрыть формулы (Hidden).
    3. В меню Сервис выберите команду Защита (Tools, Options), а затем команду Защитить лист (Protect Sheet).

    Чтобы никто другой не смог снять защиту с листа, введите пароль, но учтите, что при утере пароля получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.

    Принципы форматирования таблиц в Microsoft Excel

    Программа Excel распознает тип данных еще при вводе и отображает данные соответствующим образом. Так текст выравнивается по левому краю ячейки, а числа – по правому краю. Однако можно изменить и способ выравнивания, и другие параметры по своему усмотрению. Настроить формат ячеек можно до их заполнения, но удобнее сначала ввести данные, затем вернуться к ячейке, которую следует отформатировать (или выделить диапазон ячеек с одним типом формата) и приступить к форматированию.

    Форматирование данных листа можно осуществить:

      Используя кнопки различных групп на вкладке Главная :

        группы Число

    Основные числовые форматы можно выбрать в раскрывающемся списке Числовой формат. Для этого, выделив ячейку или диапазон ячеек, щелкните по стрелке списка Числовой формат группы Число вкладки Главная и выберите нужный формат

    Выбрав команду Другие числовые форматы.можно перейти к вкладке Число диалогового окна Формат ячеек.

    ,

  • группы Шрифт
  • группы Выравнивание
  • Вызвав окно диалога Форматячеек.
    • Для этого в одной из групп Шрифт, Число или Выравнивание на вкладке Главная щелкнуть по кнопке в правом нижнем углу.
    • Из контекстного меню текущей ячейки (выделенного диапазона) В этом случае открывается окно диалога с активной соответствующей вкладкой (Шрифт, Число или Выравнивание).
  • Вкладка Число позволяет выбрать основной формат для отображения содержимого ячеек. Для выбранных форматов приводится краткое описание, образец отображения и запрос некоторых параметров.

    Форматирование чисел подразумевает использование встроенных форматов >>
    а так же возможность создания своих, т.н. пользовательских форматов >>

    На вкладке Выравнивание задается способ горизонтального и вертикального выравнивания данных в ячейке, а также вертикальная ориентация или угол наклона.

    Флажок Переносить по словам позволит расположить слова на отдельных строках в текущей или выделенных ячейках.

    Флажок Объединить ячейки предназначен для объединения выделенных ячеек.

    На вкладке Шрифт устанавливают гарнитуру и начертание шрифта в выделенных ячейках.

    Вкладка Граница позволяет задать рамки для внешних и внутренних границ диапазона. Если этого не сделать, то на печати таблица не будет обрамлена. Рабочий лист содержит только линии сетки, которые не выводятся на печать.

    Вкладка Вид служит для управления цветовым оформлением ячейки.

    3.2. Форматирование структуры листа

    Изменение ширины столбцов

    Изменить ширину столбца можно различными способами:

    • Перетащить мышью правую границу заголовка столбца до нужной ширины столбца.
    • В контекстном меню столбца (щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца, т.е. на букве) выбрать команду Ширина столбца. В диалоговом окне установить нужное значение ширины в пунктах. Это действие можно выполнять для нескольких столбцов, предварительно выделив их.
    • Выполнить двойной щелчок на правой границе заголовка столбца. Ширина столбца будет установлена по максимальной длине содержимого выделенной ячейки.
    • Для выделенных столбцов на вкладке Главная в группе Ячейки выполнить команду Формат. В открывшемся меню выбрать нужную команду:

    Ширина столбца– открывает диалоговое окно для установки точного значения;

    Автоподбор ширины столбца– устанавливает ширину столбцов по размеру содержимого.

    Ширина по умолчанию – открывает окно Ширина столбца, но в этом случае изменение значения приводит к изменению стандартной ширины, т.е. всех столбцов рабочего листа, которые не были изменены принудительно.

    Изменение высоты строк

    Изменить высоту строки можно различными способами:

    • Перетащить мышью нижнюю границу заголовка строки.
    • В контекстном меню строки (щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке строки, т.е. на цифре), выбрать команду Высота строки. В диалоговом окне установить нужное значение в пунктах. Эту операцию можно выполнять для нескольких строк, предварительно выделив их.
    • Выполнить двойной щелчок на нижней границе строки. Высота строки будет установлена по размеру ее содержимого.
    • Для выделенных строк на вкладке Главная в группе Ячейки выполнить команду Формат.. В открывшемся подменю выбрать нужную команду:

    Высота строки– открывает диалоговое окно для установки точного значения в пунктах;

    Автоподбор высоты строки – устанавливает высоту строк по размеру содержимого.

    Добавление строк (столбцов)

    Ниже приведены основные способы добавления строк (столбцов):

    • Дать команду Вставить из контекстного меню ячейки и в открывшемся окне . выбрать необходимое действие.
    • Для выделенных строк (столбцов) выполнить команду Вставить из контекстного меню заголовкастроки (столбца).
    • на вкладке Главная в группе Ячейки выполнить команду Вставить и в открывшемся окневыбрать необходимое действие.
      Примечание.
      Новые строки (столбцы) будут вставлены перед выделенными. Причем будет добавлено столько строк (столбцов), сколько их было выделено перед выполнением операции.

    Удаление строк (столбцов)

    Для удаления строк (столбцов) можно использовать следующие способы:

    • В контекстном меню строк (столбцов) выбрать команду Удалить.
    • Для выделенных строк (столбцов) на вкладке Главная в группе Ячейки выполнить команду Удалить.

    Скрытие строк (столбцов)

    Для скрытия строк (столбцов) можно использовать следующие команды:

    • В контекстном меню строк (столбцов) выбрать команду Скрыть.
    • Для выделенных строк (столбцов) выполнить на вкладке Главная в группе Ячейки выполнить команду ФорматСкрыть или Отобразить и в открывшемся поменю выбрать нужную команду..
    • Установить значение высоты строки (ширины столбца) равным нулю.
      Примечание.Скрытые строки (столбцы) не отображаются на экране и не выводятся на печать, но их данные участвуют в вычислениях.

    Отображение скрытых строк (столбцов)

    Чтобы отобразить скрытые ранее стори (столбцы), необходимо предварительно выделить диапазон строк (столбцов), включающий скрытые строки (столбцы) и выполнить одну из команд:

    • контекстное менюОтобразить;
    • на вкладке Главная в группе >Ячейки выполнить команду ФорматСкрыть или Отобразить и в открывшемся поменю выбрать нужную команду.

    Фиксация областей листа

    При пролистывании таблицы большого размера (превышающего размер экрана) желательно, чтобы некоторые области таблицы (например, подписи столбцов и/или строк) оставались видимыми, а не прокручивались вместе со всеми данными.

    Закрепление областей осуществляется в следующем порядке:

    1. Активизировать ячейку расположенную ниже и правееобласти, которая должна быть зафиксирована;
    2. на вкладкеВидв группеОкновыполнить команду Закрепить области и в открывшемся меню выбрать нужный пункт .

    Например, при пролистывании таблицы, показанной на рисунке, всегда будут видны заголовок таблицы, подписи столбцов и строк, если команду закрепления выполнить, активизировав ячейку В3 (на рисунке зафиксированная область отмечена заливкой).

    Для отмены фиксации областей нужно на вкладке Вид в группе Окно выполнить команду Закрепить области и в открывшемся меню выбратьСнять закрепление областей, этот пункт появится после фиксации.

    Excel. Форматирование и ввод данных в табличных документах

    2. Excel. Форматирование и ввод данных в табличных документах

    Ввод и форматирование данных в Excel.

    Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что делает его достаточно “интеллектуальным” программным средством.

    Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.

    Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение ячеек столбца при работе со списками. Достаточно часто встречаются таблицы, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например, фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии. Пример показан на рисунке.

    Если в столбце имеются несколько фамилий у которых первые буквы совпадают, автозаполнение начинается с первой отличающейся буквы. Например, в столбце кроме фамилии Иванов имеется фамилия Иволгин. В этом случае при вводе в очередную ячейку букв “Ив” автозаполнения не будет. При вводе третьей буквы “а” ячейка будет заполнена фамилией “Иванов”. Если же третьей буквой будет “о”, то ячейка будет заполнена фамилией “Иволгин”.

    Общие принципы форматирования.

    Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования. Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент “Объединить и поместить в центре” и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.

    Выделение отдельной прямоугольной области таблицы выполняется либо протяжкой указателя мыши, либо клавишами со стрелками при удержании клавиши Shift. При этом среди выделенных одна ячейка является активной – цвет ее заливки остается белым. Если выполнить щелчок мышью по отдельной ячейке, она будет одновременно выделенной и активной.

    Для выделения нескольких несмежных прямоугольных областей следует удерживать нажатой клавишу Ctrl. При этом активной будет только одна ячейка, как показано на рисунке.

    Операции копирования и перемещения.

    Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться копирование, без нее – перемещение. Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер (см. раздел “Формулы и их запись”).

    Форматирование текстовой информации.

    Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами. Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных документов.

    Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего, требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат/Ячейки.

    В окне “Формат ячейки” нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке “Выравнивание” в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки:

    · флажок “переносить по словам” – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);

    · группа полей “Ориентация” – для расположения текста вертикально или с наклоном;

    · поле “отступ” – для задания отступов слева (единица измерения – символ).

    Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки, следует предварительно объединить эти ячейки. Пример показан на рисунке (ячейки B2:D2).

    По умолчанию для ячеек установлен режим “Общий”. Это означает, что Excel определяет тип данных, вводимых в ячейку, автоматически. Это может приводить к нежелательным результатам. Например, запись 02.03.03 может быть преобразована в 02.03.2003, поскольку Excel распознает ее как дату, а запись 02835 будет преобразована в 2835, поскольку Excel распознает ее как число. В обоих случаях, если необходимо точно воспроизвести данные, следует установить текстовый формат ячейки. Форматы ячеек выбираются из списка на вкладке “Число” окна “Формат ячеек”.

    Для записи больших текстов, состоящих из одного или нескольких абзацев, желательно соблюдать основные правила форматирования текстов, принятые в текстовом процессоре Word: не выравнивать текст пробелами и не оформлять абзац как набор строк, расположенных в отдельных ячейках.

    Замечание. Следует учитывать, что нажатие клавиши Enter приводит к завершению ввода текста в текущую ячейку, а не к переходу к новому абзацу. Для формирования нового абзаца в пределах текущей ячейки следует нажимать Alt+Enter.

    Учитывая особенности Excel, можно руководствоваться следующими правилами записи больших текстов:

    · определить область листа, которую будет занимать текст и, либо “растянуть” ячейку, либо объединить несколько ячеек для его записи (второе применяется чаще);

    · установить для выбранной области режим “переносить по словам”;

    · ввести текст, нажимая в конце абзацев Alt+Enter;

    · отрегулировать высоту области, содержащей текст.

    Замечание. В отличие от Word, минимальная высота строки таблицы не ограничивается размером шрифта. Высоту строки можно уменьшить так, что часть текста будет скрыта или уменьшить до нуля.

    Форматирование числовой информации.

    Основными операциями форматирования чисел являются: задание количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в десятичной части числа задается на вкладке “Число” окна “Формат ячейки”. При выборе числового формата “Числовой” окно принимает вид, показанный на рисунке.

    Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа необходимо выбрать числовой формат “Денежный” или “Финансовый”, в которых предусмотрен отступ справа. Если же требуется задать отступ справа для числового формата “Числовой” или других, следует добавить достаточно узкий пустой столбец справа от столбца с числами, убрав между ними обрамление

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector