Программа Microsoft Excel: сводные таблицы - TurboComputer.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Программа Microsoft Excel: сводные таблицы

Как использовать сводные таблицы Excel в КДП

О чем идет речь

Прежде чем разбираться в нюансах применения, выясним, что такое сводная таблица в Excel. В общем случае под этим термином понимают особый инструмент стандартной версии пакета MS Office — Excel, позволяющий выбрать из массива данных необходимые сведения и совершить с ними простые арифметические действия. Допустим, мы имеем массив следующего вида, иллюстрирующий работу фирмы по продаже оргтехники:

Общее количество проданного товара увидим, если с помощью базы данных построить сводную таблицу в Excel.

Узнаем общую сумму продаж по каждой категории.

Проверим остатки по каждой категории товара и так далее.

Как использовать

Сводные таблицы в Excel для чайников представляются чем-то очень сложным и непонятным. На самом же деле не все так страшно. Перед тем как сделать сводную таблицу в Excel, необходимо «раздобыть» для нее исходные данные. Получают их как автоматически, выгрузив необходимую информацию из 1С или другой программы, например, системы ЭДО, так и в ручном режиме, создав документ со всеми необходимыми данными. Идеальный вариант, если сам учет деятельности ведется в Эксель, тогда никаких дополнительных действий совершать не придется. Главное — проверить, что исходный массив соответствует следующим требованиям:

  • в нем нет объединенных ячеек;
  • нет пустых строк и столбцов;
  • все столбцы имеют заголовки.

Если какое-то из этих условий не соблюдено, данные необходимо отформатировать, иначе создать базу не получится. Чтобы наглядно показать, как в Экселе сделать сводную таблицу, используем для примера документ следующего вида:

Создаем базу Excel с помощью функции «Вставка» — «Таблица» — «Сводная таблица».

Получим следующий результат:

Осталось показать, как работать со сводными таблицами в Excel. Снимая и устанавливая галочки в списке полей, меняем вид отчета. Выведем сумму сделок каждого менеджера.

А теперь добавим типы продаж.

Как сделать вычисления

В отчет можно добавить вычисляемые поля. Для этого необходимо поставить курсор в любую ячейку Еxcel, выбрать вкладку «Анализ» — «Вычисления» — «Поля, элементы и наборы» — «Вычисляемое поле». В появившемся окне зададим имя поля и формулу для вычислений. В нашем случае зарплата составляет 5% от выручки, и формула выглядит следующим образом:

Добавлять и убирать столбцы можно, перетаскивая поля в соответствующую область.

Если данные в исходном массиве изменились, базу необходимо обновить. Добавим менеджера Самуйлову в исходные данные, поставим курсор в любую ячейку базы и обновим результат сведений с помощью вкладки «Анализ» — «Обновить данные».

Чтобы настроить автоматическое обновление данных при открытии файла, необходимо установить галочку в соответствующем месте (вкладка «Анализ» — «Параметры» — «Данные»).

Удаляем базу, выделив ее и нажав клавишу Delete.

Где применять

Надеемся, что вы разобрались как создать сводную таблицу в Эксель и как с ней работать. Теперь немного о том, для чего нужны сводные таблицы в Excel. В первую очередь их очень удобно использовать при расчете показателей ключевой эффективности, так называемых KPI. Во-вторых, они незаменимы, если необходимо составить какие-либо отчеты о персонале, например, в разрезе пола, возраста, образования и пр.

Расчет KPI

Современные CRM-системы позволяют выгрузить все необходимые отчеты в готовом виде. Но что делать тем, кто специализированный софт не использует? Остается возможность как в Экселе сделать сводную таблицу, так и посчитать необходимые показатели в ручном режиме. Второй способ кажется проще, но он не всегда удобен. Если исходные данные представлены в виде списка подобного вида, использовать объединенные реестры вполне уместно, так как это значительно облегчает последующую работу.

Мы уже посчитали объем продаж для каждого менеджера с помощью сводной базы.

Теперь эти данные используем для дальнейшего расчета. Сравним плановый показатель с фактическим и вычислим отклонение.

Тем менеджерам, которые превысили плановое значение (отклонение положительно), положена премия, рассчитываемая в процентах от выручки, превышающей плановое значение. Рассчитаем премию.

Отчет по персоналу

Практически все данные о персонале получаем из 1С. Но если такой софт в организации не используется или необходим отчет в другой форме, не остается ничего, кроме как делать сводные таблицы в Еxcel. Даже если массив данных составляется в ручном режиме, базы помогут представить их в более «красивом» виде. Имея сведения об образовании, стаже, окладе сотрудников в виде подобного списка, есть возможность, допустим, выяснить, сколько сотрудников каждого из отделов имеют образование определенного уровня.

С помощью подобной базы данных решают и задачи посложнее. Отобразим минимальный оклад сотрудников различных отделов по каждому уровню образования.

На основе таких отчетов удобно строить диаграммы для графического отображения информации.

Общие сведения о сводных таблицах

БД.xlsx (30,9 KiB, 1 499 скачиваний)

Несмотря на то, что первая возможность создания сводных таблица появилась еще в Excel 5.0(аж в 1993 году), даже сейчас лишь немногие из пользователей Excel используют сводные таблицы для решения задач. Кто-то считает, что сводные таблицы это нечто слишком сложное, кто-то про них даже не слышал. В данном разделе (Сводные таблицы) я постараюсь убедить читателей в том, что это не так. На самом деле ничего сложного в сводных таблицах нет. А вот польза при анализе информации просто неоценима.

Для чего же нужны сводные? В Excel работу можно разделить на две категории: анализ(вычисление) и форматирование данных. Под вычислениями и анализом я понимаю получение неких показателей на основании имеющихся данных. А форматирование – не закраска ячеек цветом, а вид представления таблиц данных. Все это можно сделать и формулами. Предположим, есть исходные ежедневные данные по продажам всех филиалов за полгода. Из этих данных необходимо построить отчет в разрезе каждого филиала и для филиала в разрезе месяца. Плюс сводные отчеты по каждому филиалу за все полгода. А теперь представим как это будет выглядеть формулами:
-сначала надо получить список месяцев;
-затем список уникальных наименований филиалов;
-далее создать листы с рыбой таблиц, в которые надо будет собрать данные из исходной таблицы при помощи СУММЕСЛИ, СУММПРОИЗВ и им подобным.
При должном опыте можно уложиться минут в 15-20. С использованием сводных это можно сделать за две минуты.

Сводная таблица (Pivot Table) – инструмент Excel, используемый для создания уникального представления данных и последующего анализа. Сводная таблица может быть построена на основе правильно сформированной исходной таблицы данных:

  • таблица данных не должна содержать объединенных ячеек
  • не должна содержать полностью пустых строк и пустых столбцов
  • в каждом столбце должны содержаться данные одного типа (либо текст, либо дата, либо числа)
  • каждый столбец должен иметь уникальный, краткий и информативный заголовок
  • столбцы должны идти одной строкой и не должны содержать пустых и объединенных ячеек

Данные сводных таблиц можно группировать, сортировать, фильтровать и менять местами с целью получения различных аналитических отчетов. Что немаловажно – сводные таблицы никоим образом не меняет исходные данные, на основе которых построена сводная. Можно как угодно менять и данные местами в сводной и исключать из отчета – исходные данные останутся такими, какими и были.
Но если изменить исходные данные, то изменение данных не будет автоматически отражено внутри сводных таблиц – для этого надо будет принудительно обновить отчет сводной таблицы:

Выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить (Refresh) или вкладка Данные (Data) →Обновить все (Refresh all) →Обновить (Refresh) .

СОЗДАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ

  1. Выделить любую ячейку исходной таблицы
  2. Вкладка Вставка (Insert) →группа Таблица (Table) →Сводная таблица (PivotTable)
  3. В диалоговом окне Создание сводной таблицы (Create PivotTable) проверить правильность выделения диапазона данных (или установить новый источник данных), определить место размещения Сводной таблицы:
    • На новый лист (New Worksheet)
    • На существующий лист (Existing Worksheet)
  4. нажать OK
Читайте также:  Обновление Microsoft Excel на компьютере

СВОДНАЯ ТАБЛИЦА СОСТОИТ ИЗ ЧЕТЫРЕХ ОБЛАСТЕЙ:
Область данных – основная область сводной таблицы, в которой производятся расчеты. Содержит основные итоговые данные по числовым полям. В область данных можно поместить одно и тоже поле, но с разными вычислениями (например одно Сумма по полю, другое Количество по полю).
Основные вычислительные функции области данных:

 Сумма (Sum)
 Количество (Count)
 Среднее (Average)
 Максимум (Max)
 Минимум (Min)
 Произведение (Product)

Область строк – состоит из заголовков в левой части сводной таблицы и отображает уникальные значения вставленного поля.
Область столбцов – состоит из заголовков столбцов сводной таблицы.
Область страниц и фильтров – необязательная область. Расположена в верхней части сводной таблицы и выполняет функции фильтрации по вставленным в неё полям.

При использовании сводной таблицы следует учитывать, что она не обновляет свои значения автоматически при изменении значений в исходных данных. Для выполнения обновления необходимо выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить (Refresh) или вкладка Данные (Data) →Обновить (Refresh) . Это связано с тем, что сводная не содержит прямой ссылки на исходные данные, а хранит их в кэше, что позволяет сводной достаточно быстро обрабатывать данные.

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Поиск по меткам

Лучшее объяснение по сводным таблицам.
Искала информацию, чтобы начать с чего-то знакомство с СТ, но все, что попадалось было непонятно и неудобно, а здесь есть то, что я искала: начиная с готовой таблицы, с которой можно работать, заканчивая логичным, поэтапным, понятным объяснением.

Как создать сводную таблицу в excel 2010

Автор: Леонид Радкевич · Опубликовано 30.01.2013 · Обновлено 06.12.2016

Обрабатывать большие объемы информации и составлять сложные многоуровневые отчеты достаточно непросто без использования средств автоматизации. Excel 2010 как раз и является инструментом, позволяющим упростить эти задачи, путем создания сводных (перекрестных) таблиц данных (Pivot table).

Сводная таблица в Excel 2010 используется для:

  • выявления взаимосвязей в большом наборе данных;
  • группировки данных по различным признакам и отслеживания тенденции изменений в группах;
  • нахождения повторяющихся элементов, детализации и т.п.;
  • создания удобных для чтения отчетов, что является самым главным.

Создавать сводные таблицы можно двумя способами. Рассмотрим каждый из них.

Способ 1. Создание сводных таблиц, используя стандартный инструмент Excel 2010 «Сводная таблица»

Перед тем как создавать отчет сводной таблицы, определимся, что будет использоваться в качестве источника данных. Рассмотрим вариант с источником, находящимся в этом же документе.

1. Для начала создайте простую таблицу с перечислением элементов, которые вам нужно использовать в отчете. Верхняя строка обязательно должна содержать заголовки столбцов.

2. Откройте вкладку «Вставка» и выберите из раздела «Таблицы» инструмент «Сводная таблица».

Если вместе со сводной таблицей нужно создать и сводную диаграмму – нажмите на стрелку в нижнем правом углу значка «Сводная таблица» и выберите пункт «Сводная диаграмма».

3. В открывшемся диалоговом окне «Создание сводной таблицы» выберите только что созданную таблицу с данными или ее диапазон. Для этого выделите нужную область.

В качестве данных для анализа можно указать внешний источник: установите переключатель в соответствующее поле и выберите нужное подключение из списка доступных.

4. Далее нужно будет указать, где размещать отчет сводной таблицы. Удобнее всего это делать на новом листе.

5. После подтверждения действия нажатием кнопки «ОК», будет создан и открыт макет отчета. Рассмотрим его.

В правой половине окна создается панель основных инструментов управления — «Список полей сводной таблицы». Все поля (заголовки столбцов в таблице исходных данных) будут перечислены в области «Выберите поля для добавления в отчет». Отметьте необходимые пункты и отчет сводной таблицы с выбранными полями будет создан.

Расположением полей можно управлять – делать их названиями строк или столбцов, перетаскивая в соответствующие окна, а так же и сортировать в удобном порядке. Можно фильтровать отдельные пункты, перетащив соответствующее поле в окно «Фильтр». В окно «Значение» помещается то поле, по которому производятся расчеты и подводятся итоги.

Другие опции для редактирования отчетов доступны из меню «Работа со сводными таблицами» на вкладках «Параметры» и «Конструктор». Почти каждый из инструментов этих вкладок имеет массу настроек и дополнительных функций.

Способ 2. Создание сводной таблицы с использованием инструмента «Мастер сводных таблиц и диаграмм»

Чтобы применить этот способ, придется сделать доступным инструмент, который по умолчанию на ленте не отображается. Откройте вкладку «Файл» — «Параметры» — «Панель быстрого доступа». В списке «Выбрать команды из» отметьте пункт «Команды на ленте». А ниже, из перечня команд, выберите «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Нажмите кнопку «Добавить». Иконка мастера появится вверху, на панели быстрого доступа.

Мастер сводных таблиц в Excel 2010 совсем не многим отличается от аналогичного инструмента в Excel 2007. Для создания сводных таблиц с его помощью выполните следующее.

1. Кликните по иконке мастера в панели быстрого допуска. В диалоговом окне поставьте переключатель на нужный вам пункт списка источников данных:

  • «в списке или базе данных Microsoft Excel» — источником будет база данных рабочего листа, если таковая имеется;
  • «во внешнем источнике данных» — если существует подключение к внешней базе, которое нужно будет выбрать из доступных;
  • «в нескольких диапазонах консолидации» — если требуется объединение данных из разных источников;
  • «данные в другой сводной таблице или сводной диаграмме» — в качестве источника берется уже существующая сводная таблица или диаграмма.

2. После этого выбирается вид создаваемого отчета – «сводная таблица» или «сводная диаграмма (с таблицей)».

  • Если в качестве источника выбран текущий документ, где уже есть простая таблица с элементами будущего отчета, задайте диапазон охвата — выделите курсором нужную область. Далее выберите место размещения таблицы — на новом или на текущем листе, и нажмите «Готово». Сводная таблица будет создана.
  • Если же необходимо консолидировать данные из нескольких источников, поставьте переключатель в соответствующую область и выберите тип отчета. А после нужно будет указать, каким образом создавать поля страницы будущей сводной таблицы: одно поле или несколько полей.

При выборе «Создать поля страницы» прежде всего придется указать диапазоны источников данных: выделите первый диапазон, нажмите «Добавить», потом следующий и т.д.

Для удобства диапазонам можно присваивать имена. Для этого выделите один из них в списке и укажите число создаваемых для него полей страницы, потом задайте каждому полю имя (метку). После этого выделите следующий диапазон и т.д.

После завершения нажмите кнопку «Далее», выберите месторасположение будущей сводной таблицы – на текущем листе или на другом, нажмите «Готово» и ваш отчет, собранный из нескольких источников, будет создан.

  • При выборе внешнего источника данных используется приложение Microsoft Query, входящее в комплект поставки Excel 2010 или, если требуется подключиться к данным Office, используются опции вкладки «Данные».
  • Если в документе уже присутствует отчет сводной таблицы или сводная диаграмма — в качестве источника можно использовать их. Для этого достаточно указать их расположение и выбрать нужный диапазон данных, после чего будет создана новая сводная таблица.

Программа Microsoft Excel: сводные таблицы

= Мир MS Excel/Книги по сводным таблицам.

« Июнь 2020 »
ПнВтСрЧтПтСбВс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
2930
–>
Книга: Анализ данных в Excel: наглядный курс создания отчетов, диаграмм и сводных таблиц
Автор: Джинжер Саймон
Год издания: 2004
Страниц: 528
Формат: pdf
Язык: Русский
Размер: 86.1 Mb

Данная книга отличается от многочисленных изданий, посвященных Excel и анализу данных, необычным подходом к изложению данных. Несмотря на то, что книга адресована начинающим пользователям, к ней могут обратиться и опытные пользователи. Каждая глава книги посвящена отдельному аспекту анализа данных с помощью Excel. Иллюстрации, которыми сопровождается изложение материала, помогут сделать процесс обучения приятным и ненавязчивым. Книгу завершают приложения, в которых описаны функции VBA и Excel, перечислены все ключевые слова языка VBA, которые понадобятся вам при написании макросов.

Ознакомившись с материалом этой книги, вы узнаете не только о способах анализа данных, но и об основных средствах программы, которые используются для выполнения многих других задач.


Книга: Сводные таблицы для начинающих, Excel 2007
Автор: Дебра Далглейш
Формат: pdf
Язык: Английский
Размер 6,06 Мб

Excel’s pivot tables are a powerful tool for analyzing data. With only a few minutes of work and no previous experience, you can create an intractively formatted report that summarizes thousands of rows of data. This book guides you through the process of planning and creating a pivot table; enhancing it with formatting, calculations, and special settings; and creating a polished final report.
Even if you’ve used pivot tables in previous versions of Excel, much has changed in Excel 2007. The user interface is dramatically different, and pivot tables have many new features. Instead of struggling to find things on your own, you can use this book to accelerate the process of learning how things work in the new version. This book is for anyone who has little or no experience with pivot tables or who has used pivot tables in earlier versions of Excel and wants to learn about the new features in Excel 2007. It’s designed to take you from the planning stages to the final product. A variety of sample data is used in the book to show how pivot tables can.

Книга: Excel 2007 Сводные таблицы и сводные диаграммы
Автор: Айткен Питер
Год издания: 2007
Страниц: 315
Формат: pdf
Язык: Eng
Размер 8,00 Мб

Microsoft Excel is a powerful and popular program for organizing and analyzing data. One of its most powerful capabilities is PivotTables, which enable you to pull meaningful information from huge masses of seemingly meaningless data. The name PivotTable comes from one of the most powerful features of Excel—the ability to quickly and easily “pivot” the data to view them in different ways.
Given all their power, PivotTables (and the related PivotCharts) are necessarily somewhat complex. You can’t get something for nothing, after all, and in order to make the most of these powerful tools you need a good understanding of what they are and how they work.That’s where this book comes in. Excel PivotTables and charts covers the topic from A to Z, starting with the basics and moving on to the most advanced and sophisticated aspects of PivotTables. The book uses a lot of illustrations and real-world examples to make it easier for you to relate the information to your own work.

This book does not assume that the reader has any prior experience with PivotTables. It starts at square one and moves on from there. However, even those who do have previous PivotTable experience may well find the book useful for dealing with the more arcane aspects of PivotTables or with the many changes that are present in the latest version of Excel. The book is written specifically for Excel 2007.


Название: Сводные таблицы в Microsoft Excel
Автор: Билл Джелен, Майкл Александер
Издательство: Вильямс
Страниц: 320
Формат: DJVU
Размер: 20.4Мб
Качество: Отличное
Язык: Русский
Год издания: 2007

Эта книга поможет вам понять суть сводных таблиц и принципы их использования. Изучив первые две главы, вы научитесь создавать базовые сводные таблицы и сразу сможете повысить производительность работы – необходимые отчеты будут получаться в течение нескольких минут, а не часов. Освоив первые семь глав книги, вы сможете самостоятельно выводить комплексные отчеты на основе сводных таблиц, содержащие диаграммы и другие детальные сведения. А если у вас хватит терпения и вы дочитаете книгу до конца, то научитесь строить динамическую систему вывода отчетов сводных таблиц.

Книга предназначена для пользователей Excel с различным уровнем подготовки.


Название: Сводные таблицы и диаграммы в Microsoft Excel
Автор: Пол Макфедрис
Издательство: Wiley
Страниц: 307
Формат: PDF
Размер: 29.8Мб
Качество: Отличное
Язык: Английский
Год издания: 2010

It goes without saying that writers focus on text, and I certainly enjoyed focusing on the text that you’ll read in this book. However, this book is more than just the usual collection of words and phrases. A quick thumbthroughof the pages will show you that this book is also chock full of images, from sharp screen shots to fun and informative illustrations. Those images sure make for a beautiful book, and that beauty comes from a lot of hard work by Wiley’s immensely talented group of designers and layout artists. They are all listed in the Credits section on the previous page, and I thank them for creating another gem. Of course, what you read in this book must also be accurate, logically presented, and free of errors. Ensuring all of this was an excellent group of editors that included project editor Kristin DeMint, copy editor Kim Heusel, and technical editor Namir Shammas. Thanks to all of you for your exceptional competence and hard work. Thanks, as well, to acquisitions editor Jody Lefevere for asking me to write this book.


Книга: Неизвестно
Автор: Неизвестен
Глава 5: Вычисления в сводной таблице
Язык: Русский
Формат: pdf
Размер: 367 Кб

При анализе данных с использованием сводных таблиц часто возникает потребность во включении в отчет значений,полученных в результате вычислений, которые выполнялись вне исходного набора данных. Программа Excel обеспечивает вас средствами выполнения расчетов в сводных таблицах с помощью вычисляемых полей и вычисляемых элементов.

Что такое сводные таблицы Excel 2010 и как правильно создавать сводные таблицы

Сводные таблицы считаются одним из самых мощных инструментов Excel для работы с данными. Они существуют для того, чтобы упростить сложную и громоздкую таблицу, а результаты вычислений сделать простыми, понятными и доступными. Но! Далеко не из каждой таблицы можно сделать сводную.

Таблица должна быть в виде обычного списка, то есть заголовки столбцов могут находиться только в первой строке. Пример такой таблицы я привела на рис. П1.1.

Рис. П1.1. Пример таблицы в виде списка

Если у вас в таблице есть какие-нибудь промежуточные заголовки или промежуточные итоги, то их нужно удалить. Чтобы не объяснять словами всю пользу сводной таблицы, я покажу это на примере. Жмем кнопку Сводная таблица в группе Таблицы меню Вставка (рис. П1.2).

Рис. П1.2. Кнопка для создания сводной таблицы

Откроется окно. В нем нужно сначала выбрать таблицу или диапазон таблицы, для которого составляется сводная таблица, и указать, куда ее поместить. Можно расположить ее на новом листе, а можно — рядом с исходной таблицей, на тот же лист, как вам будет удобнее (рис. П1.3).

Рис. П1.3. Вставка сводной таблицы

Я вставила сводную таблицу на тот же лист. В правой части окна появилась панель-конструктор для создания сводной таблицы, а сверху новая группа вкладок — Работа со сводными таблицами.

Как делается сводная таблица?

В правой части панели, которая называется Список полей сводной таблицы, вы видите список заголовков столбцов из таблицы, показанной на рис. П1.1. Из этих полей вы теперь, как из конструктора, можете скомпоновать новую таблицу. Для этого нужно мышкой перетащить название поля в необходимую область. Я решила, что названия месяцев у меня будут в столбцах сводной таблицы, а фамилии — в строках, а поле Значения я заполню значениями из столбца Получено. То есть в сводную таблицу войдут только данные о полученных деньгах. Результат показан на рис. П1.4.

Рис. П1.4. Сводная таблица. Сумма

Сводная таблица называется именно так потому, что сводит все ваши результаты в простую таблицу, подводя общие итоги. В данном случае таблица суммирует данные (в графе Значения написано Сумма по полю Получено). Кстати, откройте на вкладке Параметры список кнопки Вычисления (рис. П1.5).

Рис. П1.5. Сводная таблица. Среднее значение

Я выставила итоги по среднему значению, и, как видите на рис. П1.5, теперь сводная таблица считает не сумму по месяцам и фамилиям, а среднее значение: среднюю зарплату по месяцам и среднее значение по работнику. Кроме того, вы можете по значениям сводной таблицы составить сводную диаграмму (рис. П1.6).

Рис. П1.6. Сводная диаграмма

При этом появляется группа вкладок Работа со сводными диаграммами, в которой для вас нет ничего нового. Мы все это рассматривали, когда разбирали работу обычных диаграмм. Кстати, обратите внимание: я поменяла местами строки и столбцы, поэтому итоги считаются теперь по значению столбца Остаток (см. рис. П1.6). Я сделала это просто так, чтобы вы знали, что значения столбцов, строк и поле значений можно тасовать так, как вам удобно.

А еще в сводную таблицу можно вставить срез. Это дополнительный фильтр, который позволяет сделать результат еще нагляднее (рис. П1.7).

Рис. П1.7. Вставка среза

В группе Сортировка и фильтр вкладки Параметры нужно нажать кнопку Вставить срез и выбрать параметр, по которому вы хотите отфильтровать данные. Я указала месяц. Теперь вы сможете в окошке среза выбрать конкретный месяц, и в сводной таблице будут отображаться только данные, относящиеся к этому месяцу (см. рис. П1.6). В вашем распоряжении также появится целая вкладка — Инструменты для среза. Кстати, вы можете вставить в таблицу не один срез, а несколько.

Я вам рассказала самые простые приемы работы со сводными таблицами. Если разберетесь с этим, сможете понять и все остальное. Только не забывайте о том, что прежде, чем создавать сводную таблицу, исходную таблицу нужно к этому подготовить, то есть сделать так, чтобы она не содержала никаких промежуточных заголовков и итогов. Ну а если что-то все-таки непонятно или вы хотите более подробно изучить возможности сводных таблиц, то рекомендую обратиться к материалам специального сайта Сводные таблицы Excel 2010, который целиком и полностью посвящен методам работы с данными в сводных таблицах Excel 2010.

Делаем сводную таблица в Excel — пошаговая инструкция

В современном мире для удобства создано множество программ. Майкрософт Эксель не является исключением. С ее помощью рекомендуется структурировать множество данных в табличных объектах или создавать отчеты, не тратя на это уйму времени. Одним из видов таких конструкций является структурированная таблица в excel, как сделать ее будет описано ниже.

Подготовка

Чтобы создать сводную таблицу, следует понимать, что она представляет собой инструмент для работы с данными. Для исходных данных необходимо создать отдельную таблицу в Microsoft excel.

Конструкция с данными для анализа должна иметь заголовки над столбцами. Важно, чтобы числовые и словесные данные не перемешивались в колонках. Пример приведен ниже.

Рассматриваемая конструкция позволит проанализировать и просчитать большое количество числовых данных по различным формулам не тратя на это много времени.

Создание

Создать сводную таблицу можно в программах различных версий (2010-2016). Рассматриваемая инструкция создана на основе Майкрософт Эксель 2013.

В запущенной программе необходимо перейти во вкладку «Вставка» и выбрать пункт «Сводная таблица».

После выполнения описанных действий на рабочем поле появится окно, которое необходимо заполнить.

В первой пустой строке необходимо указать координаты таблицы с данными, их можно прописать вручную, но проще просто выделить желаемый объект.

Обратите внимание! Данным способом невозможно консолидировать (объединить) несколько таблиц.

Если база данных хранится в другой книге, ее можно указать, выбрав раздел «Использовать внешний источник».

Последним этапом будет выбор расположения новой конструкции. Рекомендуется по возможности размещать ее на новой странице, но разрешается выбрать координаты на имеющемся листе.

После нажатия кнопки «Ок» появится новая страница, на которой располагается основа желаемого объекта и набор интсрументов для того, чтобы создавать структурированные объекты.

Обратите внимание! Если перед этим этапом произвести выделение таблицы, то все поля заполнятся автоматически.

Заполнение

Несмотря на то, что сводная таблица создана, необходимо научиться с ней работать. На панели с правой стороны содержатся все данные, которые рекомендуется использовать.

Таблица может содержать любое количество данных. Отмечать желаемые пункты следует в графе «Поля для добавления».

Чтобы изменять внешний вид таблицы, можно перемещать появившиеся значения по окошкам внизу панели инструментов.

В рассматриваемой конструкции можно делать различные вычисления. Для этого в графе «Значения» необходимо выбрать один из вариантов и кликнуть по строке «Параметры полей».

В появившемся окне можно выбрать желаемый тип операции.

Каждому значению можно присваивать разные операции. Для чайников предложенной информации будет достаточно.

Сложности при работе

При создании желаемой конструкции может появиться ошибка, сообщающая о том, что введено недопустимое имя для таблицы.

Эта проблема возникает в случае, если не были указаны заголовки для столбцов. Чтобы ее устранить достаточно присвоить имена каждой колонке.

Обновление данных

Если в ходе работы в объект с исходными данными были внесены изменения, необходимо нажать правой кнопкой мыши по колонке сводной таблицы и выбрать пункт «Обновить».

Для того, чтобы получить обновление сразу всей конструкции, требуется зайти во вкладку «Анализ» и выбрать строку «Обновить все».

Добавление строк и столбцов

Чтобы добавить в объект большее количество строк или столбцов, их необходимо ввести в таблицу с исходными данными, после чего изменить адрес готовой конструкции, зайдя во вкладку «Анализ» и выбрав пункт «Источник данных».

После выполнения данных действий на рабочем поле появится окошко для ввода новых данных, как правило они добавляются автоматически и остается только подтвердить свой выбор нажав кнопку «Ок».

Конструкция собранная с нескольких листов

При желании можно таблицу создать из нескольких листов или из нескольких файлов. Для этого следует добавить на рабочую панель новую команду. Сделать это можно открыв список, нажав на треугольник в самом верху рабочего экрана и выбрав строку «Другие команды».

В открывшемся окне следует выбрать раздел «Панель быстрого доступа», затем строку «Все команды» и пункт» Мастер сводных таблиц и диаграмм».

Желаемая функция отобразится рядом с треугольником вызывающим меню.

Примеры работы с данной функцией будут проиллюстрированы. Первым делом необходимо выбрать тип создания объекта. Требуется отдать предпочтение пункту «В нескольких диапазонах».

После рекомендуется выбрать пункт «Создать одно поле».

Затем следует ввести координаты обоих конструкций с разных страниц. Поле выбора каждого диапазона следует нажимать кнопку «Добавить», чтобы подтвердить свой выбор.

Последний этап, выбор расположения нового объекта.

После проделанной работы на новой странице появится сложная сводка.

Удаление

Чтобы избавиться от созданной конструкции, сведенной из нескольких таблиц, достаточно удалить лист, на котором она располагается. Для этого по нему следует нажать правой кнопочкой мышки и выбрать строку «Удалить».

Посредством описанной инструкции может быть создана сводная таблица из двух в excel. Предоставленной информации и видео достаточно, чтобы освоить начальные навыки работы с подобными конструкциями.

Поделись с друзьями!

Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector