Создание таблицы в Microsoft Excel - TurboComputer.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Создание таблицы в Microsoft Excel

Как создать таблицу в Excel: советы и описание

Все, кто хоть когда-то пользовался программным пакетом Microsoft Office, вероятно, сталкивались с программой Excel, которая является одним из основных модулей всего собрания приложений. Однако мало кто знает, на что способно это уникальное приложение. Скептики просто недооценивают его возможности, а их тут, нужно сказать, очень много. Многие спрашивают о том, как создать таблицу в Excel. Надо сказать, что это лишь примитивная функция. Познакомимся с программой несколько подробнее.

Что такое Excel

Сам программный продукт в виде приложения Excel был создан в 1987 году, после чего стал неотъемлемым компонентом Microsoft Office. По сути, программа представляет собой средство для работы с табличными данными. Однако основные принципы функционирования в сравнении с текстовым редактором Word или базами данных Access отличается кардинально. Работа с таблицами в Excel более удобна.

На самом деле Excel ориентирован прежде всего на математику, алгебру, тригонометрию, интегральные вычисления и т. д. Как уже понятно, при работе с программой нужны хотя бы базовые знания школьного курса.

Основное назначение и операции

Электронные таблицы в Excel представляют собой универсальное решение, позволяющее не только использовать математику, но и даже вести, скажем, бухгалтерский учет без использования сторонних средств типа программного пакета «1С», который, кстати, для многих юзеров является достаточно сложным для понимания принципов функционирования.

В данном случае, если разобраться, как построить таблицу в Excel, и применить основные функциональные возможности, можно не сомневаться, что конечный результат превзойдет все мыслимые ожидания. Мало того, что здесь реализованы простейшие математические решения, программа позволяет с легкостью производить вычисления матриц, исследовать функции на предмет экстремумов, убывания или возрастания и даже решать сложнейшие интегральные или тензорные уравнения. Теперь несколько слов об основных возможностях и параметрах программы.

Создание таблиц

В принципе, решение вопроса о том, как создать таблицу в Excel, сводится к простому открытию программы. Новая таблица будет создана автоматически. Она состоит из вертикальных столбцов и горизонтальных строк, на пересечении которых присутствуют ячейки, куда можно вводить данные любого типа, будь то формула, текст, графика, видео, звук, скрипт и т. д.

В крайнем случае можно использовать самую обычную команду меню «Файл» со строкой «Создать…». В данном случае (как и у всех программ пакета Microsoft Office) можно создать новый файл или выбрать наиболее подходящую конструкцию из шаблонов при условии, что таковые установлены. Огромное их количество можно найти в интернете на специализированных ресурсах, но лучше обратиться на сайт корпорации Microsoft. Там уж точно найдется все, что угодно.

Редактирование ячеек

Отдельно стоит остановиться на том, что представляет собой редактирование ячеек и сама функция. Таблица в Excel позволяет вводить в ячейку данные любого типа. По умолчанию формат ячейки установлен как «Общий». При введении формулы он изменится автоматически.

Но иногда возникает проблема: как добавить таблицу в Excel с числовыми данными? Нет ничего проще. Нужно просто выделить ячейку (ячейки) и правым кликом вызвать дополнительное контекстное меню с командой «Формат ячеек», где выбрать параметр «Числовой».

Заметьте, в данном случае произвольно можно изменять количество знаков после запятой, разделение, шрифт и т. д. Можно изменять формат по своему усмотрению, скажем на процентный, текстовый, временной, экспоненциальный, финансовый, денежный и т. д. При желании можно создать собственный формат, используя для этого команду «Другие». Однако, как показывает практика, это вряд ли потребуется.

Сам процесс редактирования вызывается двумя простейшими способами: двойной клик на ячейке или нажатие функциональной клавиши F2. Не путайте: вызывается не форматирование ячейки, а именно редактирование введенных в нее данных.

Кроме всего прочего, стоит обратить внимание на то, что по умолчанию программа создает начальный файл, имеющий название «Книга 1» и содержащий 3 листа. Естественно, листы можно удалить при помощи правого клика на отметке самого листа (или вызова соответствующей команды из меню).

С другой стороны, создание трех листов может пригодиться в случае, когда необходима сводная таблица в Excel, которая может содержать перекрестные ссылки и формульные вычисления с разных листов и даже сторонних файлов.

Простейшие вычисления

Итак, вы теперь знаете, как создать таблицу в Excel. Можно переходить к заполнению ячеек и применению основных математических функций сложения, умножения, вычитания, деления, суммы и т. д. В самих формулах можно использовать стандартные знаки математических вычислений («+», «-», «*», «/») или задавать соответствующие формулы.

Вот тут-то и возникает самая большая, по мнению многих пользователей, проблема. Дело в том, что в версии 2010 года подход к созданию формул и маркировке ячеек был кардинально изменен. К примеру, первая ячейка в Excel версии пакета 2003 года имела маркировку строки «1» и столбца «A». В версии 2010 года оба компонента имеют одинаковую маркировку («1»). В связи с этим и возникает множество проблем с введением формул.

Так, например, в версии 2003 года можно ввести формулу суммы трех чисел в ячейке «=SUM(B1:B3)» или «=СУММ(B1:B3)» в четвертой строке или нажать кнопку, расположенную на главной панели (при условии, что исходные данные находятся в столбце «B» со строками от первой до третьей). В варианте 2010 года ничего подобного нет. Формула выглядит так: «=СУММ(R[-3]C:R[-1]C)». Зачем было создавать такие сложности, до сих пор понять никто не может (наверное, кроме самих разработчиков).

Перекрестные ссылки

Теперь несколько слов о том, что такое сводная таблица в Excel. Как правило, она подразумевает вывод конечных данных на первом (главном) листе, формулы и ссылки которого базируются на вычислениях и дополнительной информации, введенной или хранимой на других листах или даже в сторонних файлах.

При этом могут использоваться не только формулы, но и графические изображения, те же скрипты Java или Visual Basic, гиперссылки и многое другое.

Добавление графики

Вставить графический объект в приложении Microsoft Excel достаточно просто. Используется для этого меню «Вставка», где выбирается необходимый файл, который будет присутствовать в выбранной ячейке. Отдельно стоит сказать, что размер самой ячейки будет увеличен автоматически до размера вставленного изображения. Изменить размер можно стандартным методом, применяемым во всех офисных программах. Это выделение или правый клик с выбором редактирования, а затем уменьшение или увеличение с помощью специальной двойной стрелки курсора на углах или полях рисунка.

Работа с диаграммами

Одним из самых замечательных свойств программы Excel можно называть составление итоговых диаграмм и графиков. Например, колебания валютного курса или объемов продаж какого-либо товара с отслеживанием тенденций роста и падения можно задать в виде диаграммы или гистограммы, базирующихся на числовых данных.

Для этого нужно всего лишь использовать меню добавления диаграммы, выбрать ее тип и указать область данных, которые будут использоваться при ее построении. Естественно, при редактировании можно будет применить цветовые решения для того или иного типа данных, изменить шрифт, масштаб, размер, желаемую область отображения и т. д. Возможностей достаточно много.

В принципе, можно даже импортировать данные из других программ. Например, это может быть Microsoft Access или любое другое приложение, поддерживающее работу с базами данных форматов DBF, DBT, NDX, MDX и т. п. Кстати сказать, вопросы о том, как создать таблицу в Excel и в Microsoft Access, имеют общее решение, поскольку использование баз данных в обеих программах базируется практически на одинаковом принципе.

Дополнительные модули и надстройки

Что касается дополнительных надстроек, в приложении Excel имеется масса скрытых возможностей, о которых рядовые или даже профессиональные пользователи просто не догадываются. По сути, это исполняемые макросы, которые способны выполнять много функций. Так, например, можно запросто вставить в таблицу сканнер штрих-кодов, использовать подстановку файлов и данных, автоподбор формата, вставку баз данных телефонных номеров, перенос информации в файлы на серверах.

Отдельно стоит отметить использование функций типа Worksheet Relationship и Cell Relationship, которые позволяют, так сказать, подгружать данные из любого источника в сети интернет в любой точке мира и решить немаловажный вопрос, связанный с тем, как построить таблицу в Excel. Такой подход позволяет минимально использовать дисковое пространство собственного компьютерного терминала, поскольку все данные находятся на удаленных серверах, доступ к которым осуществляется при открытии искомого файла. Это несколько напоминает «облачное» хранилище, но действует иначе (в активном режиме).

Читайте также:  Построение кривой Лоренца в Microsoft Excel

Заключение

Как уже понятно, описать все возможности приложения Excel в одной короткой статье просто невозможно. Лучше воспользоваться, скажем, справочной системой или вспомнить хотя бы то, чему нас учили в школе. В основу того, как создать таблицу в Excel, положены именно базовые знания. Так что многим тинэйджерам, которые хотят найти высокооплачиваемую работу, можно посоветовать изучить Excel, как говорится, от корки до корки. Более того, работа с таблицами в Excel предусматривает намного больше возможностей, чем имеется в некоторых стандартных и простых программных пакетах.

Как создать сводную таблицу в Excel

Здравствуй уважаемый, читатель!

Сегодня хочу затронуть одну и самых важных и глобальных функций MS Excel — это сводная таблица. Сводная таблица в Excel специально создана для того, чтобы приводит в порядок огромное количество ваших данных которые состоят, в таблице и делает ее в том виде и объеме, который вам нужен. И если вы работаете с большими обьемами данных и не использовать сводную таблицу, это равноценно рассматривать калькулятор в роли молотка. Вы просто физически не в состоянии обработать за короткое время тысячи, десяток, а то и сотню тысяч строк в которых вы храните огромное количество материала, а вот способность сводной таблицы это вам позволит сделать и не в одной форме, а в том виде который вам нужен. При всем этом, такие манипуляции ни капельки не проявляются на первоначальных данных.

Сводная таблица может динамично менять данные, значит когда вы в базу данных (массив исходных данных) вносите коректировки, они также само собой меняют вашу сводную таблицу.

Возникает закономерный вопрос, где же применение сводной таблицы даст наибольший эффект:

  • во-первых, когда проделывается анализ базы данных по разнообразных критериях (город, номенклатура, персонал, время года, категорииб номера номенклатуры и пр.)
  • во-вторых, когда просто работаешь с огромным количеством статистической или аналитической информации фильтры с выборкой совсем не могут вам помочь;
  • в-третьих, это когда предыдущие 2 варианта нужно постоянно пересчитывать, обновляя свою базу данных.

Хотя я может быть я и не затронул еще какие-то варианты использования, но эти я считаю основными, а остальные — это уже походные от них.

Единственный большой минус во всех сводных таблицах, это то что она не сможет быть применена если данные в ней отвечают конкретным условиям, а именно:

  1. Каждый без исключения столбец обязан иметь собственный заголовок шапки;
  2. Все строки и столбики вы обязаны заполнить, пробелы должны отсутствовать.
  3. Для всех столбцов данных, должены быть определенные форматы ячеек, для тех данных, которые должны в них хранятся (пример, для поля “Дата” нужен формат календарной даты, а для поля “Контрагент” — формат текста и т.п.)
  4. Значения в этих ячейках должны быть “единоличным”, это значит такими которые не делятся (к примеру, “Договор №23 от 03.09.2016 года” должен быть записан в 3 разных столбцах “Документ”, “Номер” и “Дата”, это позволит создавать гибкую и удобную систему). Также это возможно при помощи функции СЦЕПИТЬ.
  5. Если вы ведете расходно-доходную табличку в которой кроме суммирования еще есть надобность отнять, прибавить и прочее, то и в базу первоначальных данных, в случаях с отрицательными значениями, вводите данные которые уже изначально со знаком “-” и тогда в свёрнутом виде вы получите нужный вам результат;
  6. Сама конструкция вашей сводной таблицы обязана иметь оптимальный вид.

Если вы уже выполнили все условия вы получите чудо-инструментарий для работы с вашей базой данных информации, да и не только.

Как создается сводная таблица в Excel

Для начала мы проверяем правильно сформирована ли наша таблица: все столбцы имеют правильное название, имеют соответствующий формат ячеек, кто текстовое, кто числовое ну т.д. Проверьте обязательно если хотите получить отличный результат. И если всё отлично приступаем:

На панели управления выбираем вкладку «Вставка» и получаем на выбор 2 варианта создания вашей сводной таблицы:

  1. Рекомендуемые сводные таблицы (этот пункт рекомендуется использовать начинающим, но не бойтесь, это ненадолго, уловите суть создания, попрактикуетесь и всё, будете работать по второму пункту).
  2. Сводная таблица (используется при ручной настройке таблицы в основном используется опытными пользователями)

1. Рекомендуемые сводные таблицы.

Для начала рассмотрим вариант для начинающих, это когда сама предлагает вам готовые варианты, а вы уже сами всё выбираете, очень простой и доступный вариант для создания сводной таблици в Excel:

Для начала нам надо просто указать курсором на таблицу и в меню «Вставка», нажать пиктограмму «Рекомендуемые сводные таблицы» и умный Excel придумает и сделает вам сводную таблицу. Как видите, на скриншоте вариантов выбора есть, вам остается только подобрать один из предложенных вариантом, который вам наиболее подходит.

Ничего сложного в данном варианте нет, пробуйте экспериментируйте, и вы улучшите свои практические навыки создания сводной таблицы.

2. Сводная таблица (мастер сводных таблиц)

А вот с этого раздела статьи, начинается самое интересное. И начнем работу с выбора в меню «Вставка», блок «Таблицы», пиктограмма «Сводная таблица». Не забываем при этом указать курсором базу исходных данных или табличку с которой мы будет делать сводную.

В открывшимся окне мы выбираем несколько условий создания сводной таблицы – это диапазон нужных исходных данных и куда же следует запихнуть сводную табличку, толи рядышком на одном листе, ну или создать новый лист и на нём разместить. А поскольку курсор уже стоял на таблице, Excel быстро и автоматически определил структуру таблицы и подставил в графу диапазона. Нажимаем «ОК» и получаем:

Как видите, был создан новый «Лист3» и вызван «Мастер создания сводных таблиц» ну или для друзей просто «Конструктор сводных таблиц», его вы собственно и видите в следующем скриншоте. В конструкторе вы указываете какие столбики исходной таблицы, вам нужно перенести в сводную и какие именно вычисление нужно будет над ними произвести и всё это происходит обыкновенным перетаскиванием в необходимую область, заголовка нужной нам таблицы.

Вот мы получили и наш первый результат, но он нас не устраивает так как у нас не суммируется количество фруктов которые были проданы, а значит, нам нужно с области «СТРОКИ» перетянуть заголовок столбца «Вес, кг» и у нас создаётся та конструкция сводной таблицы, которую мы хотим.

Ну вот форма то та, конечно, но вот результат не тот, а именно поле «Вес, кг» собирает по критерию — количество значений, а нам надо суммировать, а значит подводим курсор мыши к области значений «ЗНАЧЕНИЕ» и на указаном поле «Количество по полю Вес, кг», нажимаем левую кнопку мыши вызывая контекстное меню. Нам нужно выбрать последний пункт «Параметр полей значений».

В возникшем меню мы изменяем «Пользовательское имя» на нормальный вид ну или тот какой нам будет нужен, выбираем нужную операцию по полю, нам нужна «Сумма», а не «Количество». При большой необходимости можно изменить формат ячеек поля, но на данный момент нам это не так уже и нужно.

Ну вот мы и получили необходимую табличку нужной нам формы, значений, ну и формата. Всё в ней делается так как нам нужно и вроде бы как всё, и можно заканчивать. Но всё же стоит еще немножко потрудится, например, убрать ненужные поля «(пусто)», так как нам они ни к чему и портят интерьер созданной сводной таблицы Excel. Так что продолжим работу, учимся делать табличку красивей. А для этого вызываем встроенное меню в шапке таблицы и снимаем галочку в перечне отражаемой информации, всё, поле пропало.

Видите, наука о том как создаются сводные таблицы не столь сложная, но знать и разбираться в этом вопросе нужно каждому уважающему себя пользователю Excel. Также с помощью сводных таблиц в Excel есть возможность создать уникальный список своих значений.

Читайте также:  Присвоение имени ячейкам Excel

Ну что же сводная таблица с выборкой фруктов у нас сделана. Но что же делать если нам нужно и интересно знать, а как же всё-таки происходит движение по странам. Да и любому будет интересно получить данные из сводной таблицы под разными углами, а поскольку мы уже отформатировали таблицу и всё сделали для идеальной работы. Мы просто копируем нашу табличку и в поле необходимой области «СТРОКИ» меняем вычисляемые значения местами. Указываем первым вычисляемым значением «Страна», вот и всё с 1 исходной таблицы данных мы получили 2 сводные таблицы нужных нам данных.

Еще стоить поговорить о том, что при манипуляциях со сводными таблицами, Excel дополнительно формирует новое меню в панеле управления для работы с данными таблиц:

И да еще, если вы ну очень эстетический пользователь и стандартный образец украшений сводных таблиц в Excel вам не очень по душе, можете использовать дополнительные стили сводной таблицы. В меню «Конструктор» есть большой выбор и я, думаю, какой-нибудь придётся вам по душе. Как видите простым нажитием, наши таблицы стали красивее и работа с ними стало более веселей.

Но не стоит забывать что данные в нашей таблице самостоятельно не умеют обновляться, а это значит то что при изменении в исходных данных (для примера я просто убрал данные 2 строк) у нас изменился итог, а значится надо сообщить об этом нашей сводной таблице:

Для этого, в меню «Работа со сводными таблицами» переходим в закладку «Анализ» и нажимаем кнопочку «Обновить» и все данные пересчитались, ввиду изменений, которые мы внесли в нашу исходную таблицу:

Ну вот в принципе о том как происходит работа со сводными таблицами в Excel и всё, а уж остальное поможет практика и другие статьи моего сайта. О возможностях получения данных с таблиц, вам поможет статья: ” Как получить данные со сводной таблицы ” . Но тему сводных таблиц я не закрываю так у них есть еще много возможностей, которые я рассмотрю в других статьях и видеоуроках.

Пример можно взять здесь.

А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё вышеизложенное вам понятно. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!

Не забудьте поблагодарить автора!

Золото убило больше душ, чем железо – тел.
В. Скотт

Создание базы данных в Excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж должна уметь:

  • хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
  • иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
  • автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
  • выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных – все равно). Принципиально важно, превратить их в “умные таблицы” с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home – Format as Table) . На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три “умных таблицы”:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты – город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за “человеческого фактора”. Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW) . Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY) .

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP) . Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные – Проверка данных (Data – Validation) , указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка “завернутая” в функцию ДВССЫЛ работает при этом “на ура” (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл – Параметры – Настройка ленты (File – Options – Customize Ribbon) . В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert – Module и вводим туда код нашего макроса:

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer – Insert – Button) :

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас – какой именно макрос нужно на нее назначить – выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также “кушает” немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations) . В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Читайте также:  Открытие таблиц ODS в Microsoft Excel

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка – Сводная таблица (Insert – Pivot Table) . В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все “умные таблицы”, которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений – и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh) , т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX) .

Создание и настройка таблицы в Эксель

Таблица, созданная в такой программе, как Excel может хранить в себе большое количество разнообразных данных. Это могут быть счета за покупку каких-то вещей, расходы, потраченные на оплату коммунальных услуг, и так далее. Таким образом, без лишних ошибок, человек может контролировать семейный бюджет, используя программные средства, представленные на бесплатной основе.

Сейчас, наступило такое время, когда век передовых технологий развивается со стремительной скоростью. Недавно стало известно, что уже многие граждане создавали хоть раз таблицы. Следовательно, многие люди были знакомы с программами, которые без труда, помогают создать таблицы. Но, большое число представителей общественности отдают собственное предпочтение, именно таблицам, созданным в программах от Microsoft Office. Ранее, стало известно, что использовалось такое готовое решение, как Word, но он значительно уступает по функционалу Microsoft Excel, так что сейчас, будет детально рассмотрено, как происходит процесс создание таблицы, и какие инструменты для этого необходимы.

Создание таблицы в Excel.

Создавать таблицу в данной утилите, как выяснилось, можно двумя распространенными методами. Первый основан на том, чтобы создавать таблицу при помощи, имеющихся готовых шаблонов, а второй подразумевает под собой вставку специального объекта.

Как происходит Вставка элемента?

В самом начале необходимо на нужно листе выделить область, которая будет необходима для нашей будущей таблицы. Здесь необходимо подсчитать количество необходимых ячеек, они могут быть, как пустыми, так и заполненными. Дальше необходимо выбрать раздел с названием «Таблицы», он расположен во вкладке «Вставка».

Имеется совет, чтобы легко справиться с этим действием, можно использовать комбинацию горячих клавиш, нажав вначале CTRL+L, а затем CTRL+T.

Если в выбранном диапазоне ячеек имеются данные, которые необходимо использовать в заголовках таблицы, тогда нужно поставить отметку рядом с пунктом «Таблица с заголовками».

Если рядом с этим пунктом не будет находиться галочки, то значит, будут указаны стандартные значения. И чтобы исправить эту ситуацию, достаточно всего лишь ввести нужный текст.

В случае, если вообще нет необходимости отображать заголовки, их без проблем, можно просто взять и отключить.

Когда таблица будет создана, появится такой раздел, с названием «Работа с таблицами». Именно благодаря появившемуся меню, любой человек будет волен вводить разнообразные корректировки в созданную им таблицу.

Редактирование информации, которая находится в таблице.

Выяснилось, что теперь можно редактировать любую информацию, которая будет расположена в вашей таблице, и для этого не нужно будет принимать каких-то решений, всё будет выглядеть красочно, и не будет возникать особых проблем.

Чтобы выполнить нужные действия, необходимо проделать всего 3 манипуляции.

Выделить нужное количество ячеек. Перейти на вкладку «Главная», и найти пункт меню с названием «Стили», открыв это меню, находим функцию «Форматировать как таблицу», и нажимаем на неё.

Дальше необходимо выбрать стиль, их будет на экране большое количество, и нужно будет из каталога выбрать только один.

Перенос имеющейся таблицы.

Для начала необходимо в любом участке созданной таблицы нажать кнопкой мыши, это позволит вывести на экран вкладку «Конструктор», которая расположена в меню «Работа с таблицами».

После того, как вкладка, нужная нам была открыта, необходима в ней отыскать строчку с названием «Сервис», и чуть позже найти «Преобразовать в диапазон».

Если выполнять всё в обратном порядке, то ваша таблица будет работать некорректным образом, начнут пропадать стрелки, заголовки, и так далее. Всё будет казаться настолько ужасным, что захочется удалить целый, готовый, рабочий проект.

При условии, если таблица была создана, а вам вновь необходим диапазон данных, вы можете вернуть всё на круги своя, нажав на кнопку «Отменить», она в редакторе выглядит в форме обратной стрелочки.

Удаление существующей таблицы.

Разобравшись, как создавать таблицу, многие ещё не знают, как с ней впоследствии работать, и как её, например «Удалить». Как выяснилось, для удаления таблицы не нужно быть экспертом, необходимо лишь выполнить базовые действия.

Вначале необходимо выделить всю таблицу, используя собственную мышь, либо сочетание клавиш CTRL+A (при условии, если в документе имеется лишь одна таблица) и нажать на кнопку Delete (Backspace). После очередного обновления, появилась возможность удалять таблицу с помощью кнопки «Отменить».

Работа с «Умными таблицами».

Excel стал знаменит не только из-за подобных таблиц, ведь их можно создать и в Worde, на самом деле этот софт запомнился многим людям из-за того, что он стал включать в себя возможность создания «Умных таблиц». Сейчас, каждый человек может создать, например, такую таблицу, куда будут заноситься показания воды или света, а таблица всё будет автоматически подсчитывать, и потом выводить конечный результат. Об этом функционале, мало кто знает, а если и знают, то просто не представляют, каким образом этим можно пользоваться.

Чтобы не запутаться, необходимо использовать специальные формулы, а также придерживаться основных правил, имеющихся в мире.

В каждом столбце, отдельная колонка должна иметь собственное имя.

Пустых имен не должно оставаться в готовой таблице, ведь это может навредить формуле подсчёта.

Каждая таблица не должна включать в себя разнородные данные.

Нет необходимости объединять ячейки таблицы, если на это нет никакой потребности.

Не нужно затрагивать ячейки, которые расположены за пределами самой таблицы. Используя эти не сложные правила, можно получить базовые навыки, позволяющие легко разобраться в том, как работать в программе Excel. Случается много существенных проблем, пользователь сам должен определиться, как он будет взаимодействовать с таблицами для достижения итогового результата.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector