Использование области навигации в MS Word - TurboComputer.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Использование области навигации в MS Word

Использование области навигации в MS Word

Работа с большими, многостраничными документами в Microsoft Word может вызвать ряд сложностей с навигацией и поиском тех или иных фрагментов или элементов. Согласитесь, не так уж и просто переместиться в нужное место документа, состоящего из множества разделов, банальное прокручивание колесика мышки может серьезно утомить. Хорошо, что для таких целей в Ворд можно активировать область навигации, о возможностях которой мы и поговорим в данной статье.

Существует несколько способов, с помощью которых можно перемещаться по документу благодаря области навигации. Используя этот инструмент офисного редактора, в документе можно находить текст, таблицы, графические файлы, диаграммы, фигуры и прочие элементы. Также, область навигации позволяет свободно перемещаться к определенным страницам документа или заголовкам, которые в нем содержатся.

Открытие области навигации

Открыть область навигации в Ворде можно двумя способами:

1. На панели быстрого доступа во вкладке «Главная» в разделе инструментов «Редактирование» нажмите кнопку «Найти».

2. Нажмите клавиши «CTRL+F» на клавиатуре.

Слева в документе появится окно с названием «Навигация», все возможности которого мы и рассмотрим ниже.

Средства навигации

Первое, что бросается в глаза в открывшемся окне «Навигация» — это строка поиска, которая, собственно, и является основным инструментом работы.

Быстрый поиск слов и фраз в тексте

Чтобы найти нужное слово или фразу в тексте, достаточно ввести его (ее) в поисковой строке. Место этого слова или фразы в тексте сразу же будет отображено в виде миниатюры под поисковой строкой, где слово/фраза будет выделена жирным. Непосредственно в самом теле документа это слово или фраза будет подсвечена.

Примечание: Если по каким-то причинам результат поиска не отображается автоматически, нажмите клавишу «ENTER» или кнопку поиска в конце строки.

Для быстрой навигации и переключения между фрагментами текста, содержащими искомое слово или фразу, можно просто кликать по миниатюре. При наведении указателя курсора на миниатюру, появляется небольшая подсказка, в которой указана информация о странице документа, на которой находится выбранное повторение слова или фразы.

Быстрый поиск слов и фраз — это, конечно же, очень удобно и полезно, но это далеко не единственная возможность окна «Навигация».

Поиск объектов в документе

С помощью средств «Навигация» в Ворде можно искать и различные объекты. Это могут быть таблицы, графики, уравнения, рисунки, сноски, примечания и т.д. Все, что нужно для этого сделать, развернуть меню поиска (небольшой треугольник в конце поисковой строки) и выбрать подходящий тип объекта.

В зависимости от типа выбранного объекта, он будет отображен в тексте сразу (например, место сносок) или после того, как вы введете в строку данные для запроса (например, какое-то числовое значение из таблицы или содержимое ячейки).

Настройка параметров средств навигации

В разделе «Навигация» имеется несколько настраиваемых параметров. Для того, чтобы получить к ним доступ, необходимо развернуть меню поисковой строки (треугольник в ее конце) и выбрать пункт «Параметры».

В открывшемся диалоговом окне «Параметры поиска» вы можете выполнить необходимые настройки, установив или сняв галочки на интересующих вас пунктах.

Рассмотрим основные параметры этого окна более детально.

Учитывать регистр — поиск по тексту будет осуществляться с учетом регистра символов, то есть, если вы напишите в поисковой строке слово «Найти», программа будет искать только такое написание, пропуская слова «найти», написанные с маленькой буквы. Применимо и обратное — написав слово с маленькой буквы с активным параметром «Учитывать регистр», вы дадите Word понять, что аналогичные слова с большой буквы нужно пропускать.

Только слово целиком — позволяет найти конкретное слово, исключив из результатов поиска все его словоформы. Так, в нашем примере, в книге Эдгара Аллана По «Падение дома Ашеров», фамилия семейства Ашер встречается довольно много раз и в различных словоформах. Установив галочку напротив параметра «Только слово целиком», можно будет найти все повторения слова «Ашер» исключив его склонения и однокоренные.

Подстановочные знаки — предоставляет возможность использования подстановочных знаков в поиске. Зачем это нужно? Например, в тексте есть какая-то аббревиатура, а вы помните только некоторые ее буквы или любое другое слово, в котором вы запомнили не все буквы (такое ведь возможно, да?). Рассмотрим на примере тех же «Ашеров».

Представим, что вы запомнили буквы в этом слове через одну. Установив галочку напротив пункта «Подстановочные знаки», можно написать в строке поиска «а?е?о» и нажать на поиск. Программа найдет все слова (и места в тексте), в которых первая буква «а», третья — «е», а пятая «о». Все остальные, промежуточные буквы слов, как и пробелы с символами, значения иметь не будут.

Примечание: Более детальный список символов подстановки можно найти на официальном сайте Microsoft Office.

Измененные параметры в диалоговом окне «Параметры поиска», при необходимости, можно сохранить в качестве используемых по умолчанию, нажав на кнопку «По умолчанию».

Нажав в этом окне кнопку «ОК», вы очистите последний поиск, а указатель курсора будет перемещен в начало документа.

Нажатие кнопки «Отмена» в этом окне, не очищает результаты поиска.

Перемещение по документу с помощью средств навигации

Раздел «Навигация» для того и предназначен, чтобы быстро и удобно перемещаться по документу. Так, для быстрого перемещения по результатам поиска можно использовать специальные стрелки, расположенные под поисковой строкой. Стрелка вверх — предыдущий результат, вниз — следующий.

Если же вы искали не слово или фразу в тексте, а какой-нибудь объект, эти же кнопки можно использовать для перемещения между найденными объектами.

Если в тексте, с которым вы работаете, для создания и оформления заголовков использовался один из встроенных стилей заголовков, предназначенных также и для разметки разделов, эти же стрелки можно использовать для навигации по разделам. Для этого нужно будет переключиться во вкладку «Заголовки», расположенную под поисковой строкой окна «Навигация».

Во вкладке «Страницы» вы сможете увидеть миниатюры всех страниц документа (они будут располагаться в окне «Навигация»). Для быстрого переключения между страницами достаточно просто кликнуть по одной из них.

Закрытие окна «Навигация»

Выполнив все необходимые действия с документом Ворд, вы можете закрыть окно «Навигация». Для этого можно просто нажать на крестик, расположенный в правом верхнем углу окна. Также вы можете нажать на стрелку, расположенную справа от заголовка окна, и выбрать там команду «Закрыть».

В текстовом редакторе Майкрософт Ворд, начиная с версии 2010 года, средства поиска и навигации постоянно совершенствуются и улучшаются. С каждой новой версией программы, перемещение по содержимому документа, поиск необходимых слов, объектов, элементов становится все проще и все удобнее. Теперь и вы знаете о том, что представляет собой навигация в MS Word.

Режимы отображения документа Word 2010

Посетителей: 96927 | Просмотров: 109274 (сегодня 2)Шрифт:

В данной статье рассказывается о том, как работать с документом в различных режимах отображения документа. Освещены вопросы работы в каждом из них, а также вопрос использования области навигации.

Режимы отображения документа

В центре окна Microsoft Office Word 2010 размещается страница документа, в рабочей области которой происходит набор текста и размещение различных объектов (рисунков, таблиц, диаграмм). Страница может отображаться несколькими способами:

  • Разметка страницы;
  • Режим чтения;
  • Веб-документ;
  • Структура;
  • Черновик.

Рассмотрим их по порядку.

Разметка страницы

Разметка страницы – это способ отображения рабочей области документа, при котором представлены измерительные линейки, а сам документ разбит на страницы разделенные полями. Это наиболее универсальный режим для работы – доступны все инструменты форматирования, и можно добавлять в документ таблицы и различные графические объекты.

Выбор режима «Разметка страницы»

  • Используйте комбинацию клавиш ;
  • Вкладка «Вид» – группа «Режимы просмотра документа»;
  • Строка состояния – щелкните по значку «Разметка страницы» (первый справа).

Рисунок 1. Режим «Разметка страницы».

Режим чтения

Этот режим предназначен для максимального удобства чтения документа. Присутствие кнопок команд минимизировано, а рабочая область занимает максимум пространства. Чтобы включить этот режим:

  • «Вид» – группа «Режимы просмотра документа» – «Режим чтения»;
  • В строке состояния щелкните по значку «Режим чтения».

В режиме чтения доступен ряд настроек, которые можно изменять. Для этого щелкните на панели быстрого доступа (в режиме чтения) по области «Параметры просмотра».

  • «Не открывать вложения на весь экран» – если включена эта опция, то вложения электронной почты будут раскрываться в окнах ограниченного размера. Рекомендуется для удобства работы оставлять этот пункт включенным;
  • «Увеличить размер текста» – позволяет увеличивать размер шрифта всего текста документа. Применяйте эту опцию, если для вас текст документа слишком мелкий. Если наоборот, используйте «Уменьшить размер текста». Один щелчок на данных областях изменяет размер шрифта на 2пт. То есть если шрифт был равен 12пт, то после щелчка (увеличение) он будет равен 14пт и наоборот;
  • «Показать одну страницу» – отображает одну страницу на экране. «Показать две страницы» – соответственно две;
  • «Показать печатную страницу» – позволяет увидеть страницу в виде, идентичном печатному. Используйте перед выводом документа на печать;
  • «Параметры полей» – позволяет задать параметры полей, что вполне оправданно, поскольку в режиме чтения зачастую обнаруживается ряд ошибок в их расположении, незаметных в стандартном режиме;
  • «Разрешить ввод» – позволяет править документ в режиме чтения (правда с весьма ограниченными возможностями);
  • «Исправления» – позволяет вести учет внесенных исправлений;
  • «Показать примечания и исправления» – если вам сначала надо прочитать весь текст перед правкой, а примечания вас отвлекают – отключите их. Затем, когда вы повторно будете читать документ, и вам надо будет ориентироваться на внесенные примечания, включите их;
  • «Показать исходный или измененный документ» – позволяет увидеть документ «до» и «после» внесения изменений.

Рисунок 2. Параметры просмотра режима чтения.

Также в режиме чтения вы можете сохранить документ и распечатать его, используя кнопки «Сохранить» и «Печать».

Используя кнопку «Цвет выделения текста», можно выделять участки текста, представляющие для вас особый интерес. Причем вы можете добавить/убрать выделение цветом двумя способами:

  • Выделите участок текста, затем щелкните на кнопке;
  • Щелкните на кнопке, предварительно выбрав цвет в раскрывающемся окошке, и протяните курсор в форме стикера по искомому участку текста.

Используйте «Мини-переводчик, если вы работаете с документами, содержащими фрагменты текста на иностранном языке, либо для перевода небольших объемов текста (наиболее точный перевод).

Рисунок 3 . Использование мини-переводчика в режиме чтения.

При щелчке на кнопке «Сервис» открывается окно, с помощью которого можно:

  • «Справочники» – использовать справочники для поиска отдельных слов, их синонимов или антонимов;
  • «Цвет выделения текста» – выбрать цвет выделения текста, не задействуя соответствующую кнопку;
  • «Создать примечание» – создать примечание. Оно будет вынесено в правое поле, напротив редактируемого участка текста;
  • «Найти» – открывает окно «Найти и заменить на вкладке «Найти», в которой набирается искомый текст.

Рисунок 4 . Создание примечания в режиме чтения.

Выход из режима чтения

Для выхода из этого режима, в панели быстрого доступа щелкните на кнопке «Закрыть» или нажмите .

Веб-документ

Данный режим используется для работы с документами, предназначенными для публикации во всемирной сети интернет.

Выбор режима «Веб-документ»

  • Вкладка «Вид» – «Режимы просмотра документа» – «Веб-документ»;
  • «Строка состояния» – «Веб документ».

Черновик

Данный режим отображения документа предназначен для набора текста без форматирования и вставки различных объектов (рисунков, таблиц). Здесь отсутствует вертикальная линейка, границы и поля документа. Разрыв страницы показан точечной горизонтальной линией. Минимализм данного режима позволяет лучше сосредоточиться на наборе текста, и к тому же является наиболее экономным для ресурсов компьютера, что особенно актуально для бюджетных ПК (см. также КВ918793).

Читайте также:  Прошивка BIOS видеокарты

Выбор режима «Черновик»

  • «Вид» – группа «Режимы просмотра документа» – «Черновик»;
  • «Строка состояния» – «Черновик»;
  • Комбинация клавиш .

Настройка режима «Черновик»

Для экономии ресурсов компьютера включите использование шрифтов черновика.

  1. «Файл» – «Параметры» – «Дополнительно»;
  2. В области «Показывать содержимое документа» – включите пункт «Использовать шрифты черновика в режиме черновика и структуры», предварительно выбрав размер и тип шрифта.

Если вам необходимо видеть стили, используемые в документе:

  1. «Файл» – «Параметры» – «Дополнительно»;
  2. В области «Экран», в поле «Ширина полосы стилей в режиме черновика и структуры» введите число больше нуля, и в поле «Единицы измерения» выберите нужный пункт (всего пять).

Для того чтобы скрыть полосу стилей, введите ноль (единица измерения не имеет значения).

Рисунок 5. Настройка режима «Черновик».

Структура документа

Если вы работаете со структурированным документом, рекомендуется использовать данный режим, поскольку он позволяет перемещать заголовки с абзацами по всей структуре документа. Работа происходит с абзацами, которым можно задать расположение и место в иерархии заголовков. При переходе в этот режим включается вкладка структура, а общий вид, становится чем-то схож на режим «Черновик».

Текст документа состоит из заголовков различных уровней и основного текста, их параметры можно регулировать. Рекомендуется заголовки предварительно отформатировать при помощи стилей.

Знаки «+» и «-», располагаются слева от текста заголовка и являются символами структуры. Плюс говорит о том, что в данном заголовке присутствует подзаголовок более низкого уровня, либо основной текст. Минус, напротив, сообщает о том, что внутри абзаца нет подзаголовков и основного текста. Напротив абзацев основного текста располагается кружок.

Рисунок 6. Документ в режиме «Структура».

Выбор «Режима структура»

  • Вкладка «Вид» – в группе «Режимы просмотра документа» щелкните «Структура»;
  • ;
  • «Строка состояния» – «Структура».

Чтобы показать или спрятать содержимое заголовка, дважды щелкните по знаку «+» или «-».

Уровень абзаца

Уровень абзаца можно повысить или понизить, для этого используйте один из вариантов:

  • Выделите заголовок абзаца – Вкладка «Структура»- в группе «Работа со структурой» выберите необходимый уровень (от 1-го до 9-ти) из раскрывающегося списка, щелкнув на поле «Уровень». Заголовки с пониженным уровнем сместятся вправо;
  • Выделите заголовок абзаца и перейдите на вкладку «Структура». В группе «Работа со структурой» напротив поля «Уровень» щелкайте кнопки со стрелками, пока не выставите необходимый уровень;
  • Используйте комбинацию клавиш – для понижения уровня, – для повышения.

Отображение уровней в структуре документа

Для отображения только нужных уровней заголовков:

Перемещение абзаца по структуре

  • «Структура» – в группе «Работа со структурой» щелкайте по кнопкам «Вверх» или «Вниз»;
  • Щелкните и удерживайте лкм при наведенном на знаке структуры курсоре. Перетащите заголовок с абзацем на новое место, при этом курсор примет крестообразную форму;
  • .

Отображение первых строк

Если документ достаточно большой, рекомендуется оставить видимыми только первые строки абзацев. Тем более это оправданно, если вы хорошо знаете содержимое документа, и сможете ориентироваться таким образом.

Выход из режима «Структура»

  • «Вид» – в группе «Режимы просмотра документа» выберите другой режим;
  • Вкладка «Структура» – в группе «Закрыть» щелкните «Закрыть режим структуры».

Область навигации

При работе с объемными документами, в которых много глав и пунктов, для оперативного и точного перемещения к необходимым абзацам, рекомендуется использовать область навигации. Она показывает схему документа, в которой показан список всех заголовков документа и не только.

  • Вкладка «Вид» – в группе «Показать» поставьте флажок в пункте «Область навигации».

Область навигации позволяет осуществлять поиск слов (выражений) в документе, для этого наберите искомое слово в поле поиска и нажмите «Enter» или щелкните по значку поиска. Обратите внимание, что раскрывающийся список кнопки «Параметры поиска и дополнительные команды поиска» позволяет конкретизировать поиск и задать ему особые параметры. Поиск будет осуществляться по заданному критерию – например, только примечания или только слово целиком.

Рисунок 7. Вкладки панели навигации.

  • Вкладка «Просмотр заголовков документа» – инструмент, который позволяет быстро перемещаться по документу, используя структуру документа (1);
  • Вкладка «Просмотр страниц документа» – показывает эскизы страниц, которые тесно связаны с понятием схемы документа, и позволяют увидеть уменьшенные изображения всех страниц документа (2);
  • Вкладка «Просмотр результатов текущего поиска» позволяет увидеть результаты поиска, которые представлены в виде ячеек с отрывками текста, в котором содержится искомое слово или фраза (3).

Для закрытия области навигации снимите флажок с пункта «Область навигации» в группе «Показать» вкладки «Вид», либо щелкните по крестику в верхнем правом углу в поле «Навигация».

Заключение

Большинство пользователей работают в режиме «Разметка страницы», практически не используя другие режимы. Часто бывает, что так поступают даже опытные пользователи со стажем более 2-х лет работы в Word. И делают так напрасно, поскольку каждый режим работы имеет свои преимущества, и со временем позволяет делать работу более комфортной и эффективной. Ознакомившись с материалом статьи, вы узнали о существующих режимах отображения документа. О том, какие они имеют преимущества и недостатки, где и в каких случая наиболее эффективно их использовать.

Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».

Панель навигации в Word 2010

Одной из основ визуальной модели Word 2010, которую я осветил в предыдущей статье , является, как мы это называем, великолепное дружелюбие интерфейса по отношению к пользователю. Наша концентрация на этой идее отражает наше желание кардинально улучшить работу с программой в рамках наиболее распространённых сценариев, в первую очередь, повысив качество взаимодействия, лёгкость использования и скорость работы интерфейса, — проще говоря, поднять планку удовлетворённости пользователей на новую высоту. Работа, которую мы проделали в этом направлении, не обязательно означает добавление новых функций, — мы стремились в первую очередь улучшить взаимодействие с пользователем, сосредоточиться на ряде наиболее общих вариантов использования программы, доводя их до максимального удобства, и не только убедиться в том, что вы успешно работаете с программой, но и в том, что вам легко с нею работать, — и узнать, насколько беспроблемной и ненавязчивой удалось нам её сделать.

Одним из таких сценариев является работа со сложным, многостраничным, структурированным документом, и выполнение по отношению к нему таких простых задач, как чтение, перемещение по нему, поиск содержимого, изменение оглавления или заголовков. Word 2007 и более ранние версии располагают целым набором соответствующих инструментов и свойств, многие из которых присутствуют в программе очень давно, — например, структура документа, поиск и просмотр внедрённых объектов. Новая панель навигации призвана привести все эти возможности к единому знаменателю, освежить, облегчить работу с ними, представить все свойства взаимосвязанными.

Панель навигации Microsoft Word 2010
Одним из новых аспектов функциональности, с которым вы встретитесь, начав работать с Word 2010 — то, что мы назвали панелью навигации. На ней размещён набор взаимосвязанных свойств и функций для работы с документом, поиска содержимого, изменения структуры и реорганизации заголовков. Эта панель по сути дела замещает и усовершенствует известные из прежних версий панели “Структура документа” и “Отображение страниц”, а также интегрирует функцию поиска и малоизвестный браузер объектов.

По умолчанию панель пристыкована слева, как показано на картинке, но может быть передвинута вправо, или отстыкована для свободного перемещения без привязки к окну документа. Можно включить или отключить появление панели соответствующей кнопкой на ленте меню во вкладке “Вид”.

Первоочередные задачи в навигационной панели активированы на следующей картинке, и мы рассмотрим их по порядку.

Просмотр заголовков
Режим работы с заголовками (на рисунке ниже) — ни что иное, как замена вида “Структура документа”. Проще говоря, это набор вкладок, каждая из которых относится к соответствующему заголовку в документе.

В этом режиме доступно множество возможностей.

Просмотр и связанные с этим действия

  • Как вы ожидали и, возможно, уже догадались, глядя на изображение, вкладки заголовков организованы в соответствии с имеющейся иерархией и могут быть развёрнуты/свёрнуты щелчком мыши по треугольнику слева на вкладке. Правой кнопкой вызывается контекстное меню — можно развернуть/свернуть всё, или до определённого уровня (например, показать заголовки 2 уровня, но скрыть все остальные).
  • Соответствующая заголовку вкладка, содержимое которой в данный момент редактируется (и где осуществляется ввод), подсвечена.
  • Щелчок на вкладке перемещает точку просмотра в то место документа, где расположен заголовок, и устанавливает курсор в начало редактируемого заголовка.
  • Если вы редактируете существующий или создаёте новый заголовок, это действие отражается в навигационной панели в режиме реального времени. Названия вкладок навигационной панели не редактируются пользователем непосредственно, но синхронизируются с редактируемым содержимым документа.
  • Элемент на самом верху, показанный на рисунке, появляется только тогда, если между верхней границей документа и первым заголовком расположено какое-либо содержимое, и представляет начало документа.
  • Если вы работаете над документом в соавторстве, навигационная панель даст вам представление о том, что было сделано вашими соавторами и над чем они работают в настоящее время.

  • Сначала появляется иконка с изображением силуэта одного пользователя (или нескольких сразу) — вверху справа на границе вкладки, соответствующей тому заголовку, над которым работает другой пользователь.
  • Затем, когда другой пользователь сохраняет изменения, а я синхронизирую содержимое, чтобы внедрить изменения в документ, соответствующая вкладка, где располагается новое содержимое, подсвечивается, вновь помогая мне определить, где и какие изменения произведены (и предлагая мне ознакомиться с ними).
  • И наконец, когда вы пользуетесь новой функцией поиска, набирая искомый текст в соответствующем поле вверху навигационной панели, любой из заголовков, содержащий слово или часть слова, вводимого вами, подсвечивается жёлтым. Это очень удобно, если вы ищете определённое слово в определённом месте документа.
  • Перераспределение и перемещение содержимого

    • Перетаскивание вкладки в списке перемещает заголовок и всё соответствующее ему содержимое на новое место в документе. Если раздел содержит подзаголовки, структура останется неизменной, и всё дерево будет перемещено. Это превращает перераспределение содержимого документа в тривиальную задачу, выполняемую легко и быстро. Бонус: удерживая Ctrl, перетащите содержимое, чтобы скопировать его на новое место.
    • Хотя произвольный текст невозможно перетащить прямо на название вкладки, его можно “подвесить” над ней во время перемещения в район соответствующего заголовка. Затем “подвешенный” текст можно вставить там, где нужно.

    Изменение структуры

    • Правым щелчком на вкладке заголовка можно переместить его вниз или вверх по уровню. Изменение уровня заголовка также меняет уровень его подзаголовков на соответствующий.
    • Новое контекстное меню позволяет добавить новый заголовок того же уровня над или под существующим, или создать под ним новый подзаголовок. Это действие создаёт новый параграф с автоматическим внедрением соответствующего стиля форматирования. По мере того, как вы вводите текст заголовка, он появляется в соответствующей вкладке навигационной панели.

    Дополнительные функции

    • Правый щелчок на заголовке для вызова контекстного меню, затем пункт “Выбрать” для маркировки всего содержимого заголовка
    • Выберите “Удалить”, чтобы удалить заголовок и его текст
    • Выбрать “Печать” в контекстном меню: соответствует маркировке всего содержимого от начала этого заголовка до начала следующего; кликнуть по вкладке “Файл”, затем выбрать “Печать” в режиме представления Backstage, затем в пункте “Область печати” диалога печати отметить опцию “Выделенный фрагмент”. Эту задачу нельзя отнести к разряду часто используемых, но иметь возможность для её осуществления полезно, если вам требуется распечатать лишь определённую часть документа.

    Просмотр страниц
    Щелчок мышью на вкладке “Просмотр страниц документа” позволяет получить обзор всех страниц документа. Это очень похоже на функцию эскизов страниц в предыдущих версиях Word.

    Читайте также:  Онлайн-сервисы для 3D-моделирования

    Щелчок мыши по эскизу страницы перемещает пользователя, как обычно, на соответствующую страницу.

    Существует лишь два значительных улучшения в этой части навигационной панели по сравнению с имеющимися версиями:

    • Во-первых, она доступна во всех режимах — веб-страницы, черновика и структуры.
    • Во-вторых, если вы ищете что-либо с помощью обновлённого поиска, список страниц динамически фильтруется, показывая лишь страницы, содержащие искомый термин. Это ещё один прекрасный способ найти необходимое содержимое. Мне лично он кажется особенно удобным, когда я ищу нечто, не содержащееся в основном тексте, а, допустим, таблицу, диаграмму или изображение.

    Просмотр результатов поиска
    Наконец, навигационная панель содержит список результатов поисковых запросов, что показано на изображении ниже.

    Этот список состоит из пунктов, соответствующих каждому найденному совпадению в документе. В примере выполнялся поиск по термину “navigation”, и было найдено три совпадения, каждое из которых представлено пунктом в списке, и этот пункт содержит гиперссылку с кратким фрагментом текста, чтобы облегчить понимание контекста. Этот скриншот я сделал, разумеется, нарочно, чтобы запутать вас пояснениями, которых уже больше дюжины, и я продолжаю их добавлять. Щелчок на элементе списка переносит вас в соответствующее место в документе.

    В моей следующей статье мы рассмотрим функцию обновлённого поиска более подробно.

    Заключение
    Я думаю, мне удалось дать достаточно ясное представление о том, что же представляет из себя панель навигации в общем и целом. Учитывая ваши отклики, я почти уверен, что это представление окажется весьма полезным для многих пользователей во многих случаях. Разумеется, существует масса возможностей для грядущего усовершенствования, но то, что мы уже сделали — солидная основа, обеспечивающая множество улучшений.

    По ходу разработки мы не раз сталкивались с необходимостью применять определённые решения по дизайну функций, и мне очень интересно, какие из них вызывают у вас затруднения. Например, изображения заголовком в навигационной панели занимают больше места по вертикали, нежели это делалось в “Структуре документа” из предыдущих версий. Возможно, существуют способы сделать это рациональнее, но, несомненно, тогда меньше заголовков будет одновременно доступно для обозрения без необходимости прокручивать список. Подобным же образом можно, теоретически, сконфигурировать вид прежних элементов бывшей структуры документа, манипулируя её стилем, но теперь каждый заголовок по существу является контрольным элементом пользовательского интерфейса, и использует заданный в нём по умолчанию шрифт. Это также означало бы, что вы не увидите прослеженных изменений или отличающееся форматирование в пределах текста заголовка так, как это отображено во вкладке заголовка. Мы также не пытаемся заставить программу строить догадки о том, относятся ли к заголовкам выделенные жирным начертанием строчки или набранный только заглавными буквами текст. Мы строго концентрируемся лишь на содержимом, которое явно помечено как элемент структуры (в отличие от прежней “Структуры документа”, которая использовала логику автоформатирования для создания и добавления уровней). Я полагаю, мы нашли золотую середину для всех рассмотренных проблем, но если вы придерживаетесь противоположного мнения, пожалуйста, сообщите нам об этом.

    Скотт Уокер (Scott Walker),
    ведущий руководитель разработки Microsoft Word

    Быстрая навигация по документу Word 2007, 2010

    Когда вы работаете с большим по объему файлом (например, курсовой работой), часто много времени уходит на переходы между главами, поиск нужного абзаца или оформление. Это происходит оттого, что разбираться в тонкостях Microsoft Office Word некогда или просто не хочется, хотя там предусмотрено множество полезных функций, способных упростить работу.

    Задача этой статьи не дать полный обзор возможностям Microsoft Office Word 2007, а обратить ваше внимание на некоторые весьма полезные и достаточно простые для запоминания функции программы, которые помогут сократить время работы с документами.

    Для быстрой навигации по документу будем использовать: оглавление, горячие клавиши, закладки и ссылки.

    Все скриншоты можно посмотреть здесь. В конце статьи – короткое видео.

    Как добавить оглавление в документ Microsoft Office Word

    Вкладки «Главная», «Ссылки» (рис. 1,2)

    Вначале все названия разделов файла выделяем и выбираем для них стиль текста «Заголовок» (стили находятся на вкладке «Главная»).

    Затем устанавливаем курсор на то место документа, где будет оглавление. Переходим на вкладку Ссылки – Оглавление – Автособираемое оглавление (1 или 2). И оно появляется в нужном месте. Теперь все заголовки выведены в начало документа, переход по ним осуществляется нажатием Ctrl+клик.

    Если заголовки документа оформлены соответствующим стилем, быстро ориентироваться в документе поможет и боковая колонка со схемой документа: вкладка Вид – галочка в окошке Схема документа (показать или скрыть). Со Схемы вы легко можете переключается на эскизы страниц: поставить галочку напротив Эскизы (рис. 5).

    Так же можно легко переходить в начало экрана ALT+CTRL+PAGE UP и в конец экрана ALT+CTRL+PAGE DOWN.

    На один экран вверх PAGE UP и на один экран вниз PAGE DOWN.

    Не забывайте использовать сочетание клавиш CTRL+F для быстрого поиска по документу.

    Как создать гиперссылки и закладки в документе Microsoft Office Word

    Вкладка «Вставка» (рис. 3)

    Чтобы найти нужную информацию в большом объемном файле удобнее всего использовать гиперссылки. Но для этого предварительно добавьте место в тексте, на которое будете ставить ссылку, в закладки. Вкладка Вставка – Закладка.

    Сочетание CTRL+K вызовет окно для вставки гиперссылки. Кликните на «Связать с: местом в документе» и из списка закладок выберите нужную.

    С помощью гиперссылки можно добавить в файл ссылку из интернета или любой файл с вашего жесткого диска: «Связать с: файлом, веб-страницей». Нужный url вставьте прямо в адресную строку.

    Сочетания клавиш Word для копирования и вставок

    Копирование выделенного текста или объекта в буфер обмена – CTRL+C
    Удаление выделенного текста или объекта в буфер обмена – CTRL+X
    Специальная вставка – CTRL+ALT+V (можно вставить текст с уже очищенным форматом)
    Вставка текста или объекта из буфера обмена – CTRL+V

    Легко вставить один документ в другой даже его не открывая: вкладка Вставка – Объект – Тест из файла (рис.6).

    Исправления, рецензирование и правки

    Вкладки «Рецензирование», «Вид» (рис. 5)

    Если вам нужно править файл и вы хотите видеть производимые исправления, то перейдите на вкладку «Рецензирование», нажмите на «Исправления», и все новые правки, которые вы будете делать в документе станут выделяться красным цветом.

    Разделите текущий документ на две части, чтобы одновременно просматривать разные разделы документа: вкладка Вид – Разделение.

    В той же вкладке Вид нажмите на Новое окно и документ, в котором вы работаете, продублируется в новом окне.

    Кликните по иконке Рядом, выберите нужный файл и два документа – текущий и выбранный вами – откроются рядом.

    Не забывайте о об этой функции Word для поиска и замены однородных ошибок в тексте (например, чтобы убрать в тексте двойные пробелы): Найти – Заменить (сочетание CTRL+H).

    Основные горячие клавиши для работы в Word

    Переименовать файл – F2
    Выделение всего документа – CTRL+A
    Продление выделения от положения курсора – F8, а затем используйте клавиши перемещения (стрелки) до нужного места в тексте (для выхода из режима выделения нажмите ESC)
    Продлить выделение до конца документа – CTRL+SHIFT+END
    Отмена последнего действия – CTRL+Z
    Повтор последнего действия – CTRL+Y или F4
    Печать документа – CTRL+P
    Открытие или закрытие окна предварительного просмотра – ALT+CTRL+I
    Выбор команды Орфография – F7
    Выбор команды Сохранить как (Кнопка «Microsoft Office») – F12

    Если вы случайно набрали текст caps lock, выделите его и нажмите Shift+F3 – буквы станут строчными.

    Создание шаблона документа

    Вкладки «Главная», «Разметка страницы» (рис. 4)

    Microsoft Office Word предоставляет много шаблонов документов (Кнопка «Microsoft Office» – Создать), но вы можете сделать индивидуальный шаблон для себя: с таблицами, картинками, схемами или просто удобным форматированием.

    Например, сделав приятный для глаз цвет страницы: вкладка Разметка страницы – Цвет страницы. Можно выбрать не Цвет, а Способы заливки, и сделать фоном документа текстуру, узор, рисунок или градиент.

    Настройте любимый шрифт и междустрочные интервалы, а затем сохраните их как Свой стиль: сочетание клавиш CTRL+SHIFT+S откроет окно «Применить стили», где можно будет добавить свой стиль в общий набор.

    Отформатировав документ под свои нужды сохраните его (клавиша F12) как Шаблон Microsoft Office Word.

    Еще о возможностях Word 2007

    Картинки можно редактировать прямо в документе: клик правой кнопкой мыши по картинке и выбрать формат рисунка. Так же можно обрезать рисунок: формат рисунка – изменить размер – обрезка.

    Нужные документы в один клик можно открыть, закрепив их с помощью «гвоздиков» на вкладке Последние документы (Кнопка Microsoft Office).

    Настройте ленту быстрого доступа, чтобы не переключаться между вкладками.

    Вы можете скопировать документ не открывая его прямо из окна просмотра, находясь в папке. Просто подвигайте бегунки, выделите текст и нажмите Ctrl+C.

    Пользуетесь ли вы Office Tab – Программа добавляет многооконный интерфейс в Ворд и Эксель и дает возможность переключаться из одного документа на другой по аналогии с клавишей TAB в браузерах.

    Режимы отображения документа Word 2010

    В данной статье рассказывается о том, как работать с документом в различных режимах отображения документа. Освещены вопросы работы в каждом из них, а также вопрос использования области навигации.

    Режимы отображения документа

    В центре окна Microsoft Office Word 2010 размещается страница документа, в рабочей области которой происходит набор текста и размещение различных объектов (рисунков, таблиц, диаграмм). Страница может отображаться несколькими способами:

    • Разметка страницы;
    • Режим чтения;
    • Веб-документ;
    • Структура;
    • Черновик.

    Рассмотрим их по порядку.

    Разметка страницы

    Разметка страницы – это способ отображения рабочей области документа, при котором представлены измерительные линейки, а сам документ разбит на страницы разделенные полями. Это наиболее универсальный режим для работы – доступны все инструменты форматирования, и можно добавлять в документ таблицы и различные графические объекты.

    Выбор режима “Разметка страницы”


    • Используйте комбинацию клавиш ;
    • Вкладка “Вид” – группа “Режимы просмотра документа”;
    • Строка состояния – щелкните по значку “Разметка страницы” (первый справа).

    Рисунок 1. Режим “Разметка страницы”.

    Режим чтения

    Этот режим предназначен для максимального удобства чтения документа. Присутствие кнопок команд минимизировано, а рабочая область занимает максимум пространства. Чтобы включить этот режим:

    • “Вид” – группа “Режимы просмотра документа” – “Режим чтения”;
    • В строке состояния щелкните по значку “Режим чтения”.

    В режиме чтения доступен ряд настроек, которые можно изменять. Для этого щелкните на панели быстрого доступа (в режиме чтения) по области “Параметры просмотра”.

    • “Не открывать вложения на весь экран” – если включена эта опция, то вложения электронной почты будут раскрываться в окнах ограниченного размера. Рекомендуется для удобства работы оставлять этот пункт включенным;
    • “Увеличить размер текста” – позволяет увеличивать размер шрифта всего текста документа. Применяйте эту опцию, если для вас текст документа слишком мелкий. Если наоборот, используйте “Уменьшить размер текста”. Один щелчок на данных областях изменяет размер шрифта на 2пт. То есть если шрифт был равен 12пт, то после щелчка (увеличение) он будет равен 14пт и наоборот;
    • “Показать одну страницу” – отображает одну страницу на экране. “Показать две страницы” – соответственно две;
    • “Показать печатную страницу” – позволяет увидеть страницу в виде, идентичном печатному. Используйте перед выводом документа на печать;
    • “Параметры полей” – позволяет задать параметры полей, что вполне оправданно, поскольку в режиме чтения зачастую обнаруживается ряд ошибок в их расположении, незаметных в стандартном режиме;
    • “Разрешить ввод” – позволяет править документ в режиме чтения (правда с весьма ограниченными возможностями);
    • “Исправления” – позволяет вести учет внесенных исправлений;
    • “Показать примечания и исправления” – если вам сначала надо прочитать весь текст перед правкой, а примечания вас отвлекают – отключите их. Затем, когда вы повторно будете читать документ, и вам надо будет ориентироваться на внесенные примечания, включите их;
    • “Показать исходный или измененный документ” – позволяет увидеть документ “до” и “после” внесения изменений.

    Рисунок 2. Параметры просмотра режима чтения.

    Также в режиме чтения вы можете сохранить документ и распечатать его, используя кнопки “Сохранить” и “Печать”.

    Используя кнопку “Цвет выделения текста”, можно выделять участки текста, представляющие для вас особый интерес. Причем вы можете добавить/убрать выделение цветом двумя способами:

    • Выделите участок текста, затем щелкните на кнопке;
    • Щелкните на кнопке, предварительно выбрав цвет в раскрывающемся окошке, и протяните курсор в форме стикера по искомому участку текста.

    Используйте “Мини-переводчик, если вы работаете с документами, содержащими фрагменты текста на иностранном языке, либо для перевода небольших объемов текста (наиболее точный перевод).

    Рисунок 3 . Использование мини-переводчика в режиме чтения.

    При щелчке на кнопке “Сервис” открывается окно, с помощью которого можно:

    • “Справочники” – использовать справочники для поиска отдельных слов, их синонимов или антонимов;
    • “Цвет выделения текста” – выбрать цвет выделения текста, не задействуя соответствующую кнопку;
    • “Создать примечание” – создать примечание. Оно будет вынесено в правое поле, напротив редактируемого участка текста;
    • “Найти” – открывает окно “Найти и заменить на вкладке “Найти”, в которой набирается искомый текст.

    Рисунок 4 . Создание примечания в режиме чтения.

    Выход из режима чтения

    Для выхода из этого режима, в панели быстрого доступа щелкните на кнопке “Закрыть” или нажмите .

    Веб-документ

    Данный режим используется для работы с документами, предназначенными для публикации во всемирной сети интернет.

    Выбор режима “Веб-документ”


    • Вкладка “Вид” – “Режимы просмотра документа” – “Веб-документ”;
    • “Строка состояния” – “Веб документ”.

    Черновик

    Данный режим отображения документа предназначен для набора текста без форматирования и вставки различных объектов (рисунков, таблиц). Здесь отсутствует вертикальная линейка, границы и поля документа. Разрыв страницы показан точечной горизонтальной линией. Минимализм данного режима позволяет лучше сосредоточиться на наборе текста, и к тому же является наиболее экономным для ресурсов компьютера, что особенно актуально для бюджетных ПК (см. также КВ918793).

    Выбор режима “Черновик”


    • “Вид” – группа “Режимы просмотра документа” – “Черновик”;
    • “Строка состояния” – “Черновик”;
    • Комбинация клавиш .

    Настройка режима “Черновик”

    Для экономии ресурсов компьютера включите использование шрифтов черновика.

    1. “Файл” – “Параметры” – “Дополнительно”;
    2. В области “Показывать содержимое документа” – включите пункт “Использовать шрифты черновика в режиме черновика и структуры”, предварительно выбрав размер и тип шрифта.

    Если вам необходимо видеть стили, используемые в документе:

    1. “Файл” – “Параметры” – “Дополнительно”;
    2. В области “Экран”, в поле “Ширина полосы стилей в режиме черновика и структуры” введите число больше нуля, и в поле “Единицы измерения” выберите нужный пункт (всего пять).

    Для того чтобы скрыть полосу стилей, введите ноль (единица измерения не имеет значения).

    Рисунок 5. Настройка режима “Черновик”.

    Структура документа

    Если вы работаете со структурированным документом, рекомендуется использовать данный режим, поскольку он позволяет перемещать заголовки с абзацами по всей структуре документа. Работа происходит с абзацами, которым можно задать расположение и место в иерархии заголовков. При переходе в этот режим включается вкладка структура, а общий вид, становится чем-то схож на режим “Черновик”.

    Текст документа состоит из заголовков различных уровней и основного текста, их параметры можно регулировать. Рекомендуется заголовки предварительно отформатировать при помощи стилей.

    Знаки “+” и “-“, располагаются слева от текста заголовка и являются символами структуры. Плюс говорит о том, что в данном заголовке присутствует подзаголовок более низкого уровня, либо основной текст. Минус, напротив, сообщает о том, что внутри абзаца нет подзаголовков и основного текста. Напротив абзацев основного текста располагается кружок.

    Рисунок 6. Документ в режиме “Структура”.

    Выбор “Режима структура”


    • Вкладка “Вид” – в группе “Режимы просмотра документа” щелкните “Структура”;
    • ;
    • “Строка состояния” – “Структура”.

    Чтобы показать или спрятать содержимое заголовка, дважды щелкните по знаку “+” или “-“.

    Уровень абзаца

    Уровень абзаца можно повысить или понизить, для этого используйте один из вариантов:

    • Выделите заголовок абзаца – Вкладка “Структура”- в группе “Работа со структурой” выберите необходимый уровень (от 1-го до 9-ти) из раскрывающегося списка, щелкнув на поле “Уровень”. Заголовки с пониженным уровнем сместятся вправо;
    • Выделите заголовок абзаца и перейдите на вкладку “Структура”. В группе “Работа со структурой” напротив поля “Уровень” щелкайте кнопки со стрелками, пока не выставите необходимый уровень;
    • Используйте комбинацию клавиш – для понижения уровня, – для повышения.

    Отображение уровней в структуре документа

    Для отображения только нужных уровней заголовков:

    Перемещение абзаца по структуре


    • “Структура” – в группе “Работа со структурой” щелкайте по кнопкам “Вверх” или “Вниз”;
    • Щелкните и удерживайте лкм при наведенном на знаке структуры курсоре. Перетащите заголовок с абзацем на новое место, при этом курсор примет крестообразную форму;
    • .

    Отображение первых строк

    Если документ достаточно большой, рекомендуется оставить видимыми только первые строки абзацев. Тем более это оправданно, если вы хорошо знаете содержимое документа, и сможете ориентироваться таким образом.

    Выход из режима “Структура”


    • “Вид” – в группе “Режимы просмотра документа” выберите другой режим;
    • Вкладка “Структура” – в группе “Закрыть” щелкните “Закрыть режим структуры”.

    Область навигации

    При работе с объемными документами, в которых много глав и пунктов, для оперативного и точного перемещения к необходимым абзацам, рекомендуется использовать область навигации. Она показывает схему документа, в которой показан список всех заголовков документа и не только.

    • Вкладка “Вид” – в группе “Показать” поставьте флажок в пункте “Область навигации”.

    Область навигации позволяет осуществлять поиск слов (выражений) в документе, для этого наберите искомое слово в поле поиска и нажмите “Enter” или щелкните по значку поиска. Обратите внимание, что раскрывающийся список кнопки “Параметры поиска и дополнительные команды поиска” позволяет конкретизировать поиск и задать ему особые параметры. Поиск будет осуществляться по заданному критерию – например, только примечания или только слово целиком.

    Рисунок 7. Вкладки панели навигации.

    • Вкладка “Просмотр заголовков документа” – инструмент, который позволяет быстро перемещаться по документу, используя структуру документа (1);
    • Вкладка “Просмотр страниц документа” – показывает эскизы страниц, которые тесно связаны с понятием схемы документа, и позволяют увидеть уменьшенные изображения всех страниц документа (2);
    • Вкладка “Просмотр результатов текущего поиска” позволяет увидеть результаты поиска, которые представлены в виде ячеек с отрывками текста, в котором содержится искомое слово или фраза (3).

    Для закрытия области навигации снимите флажок с пункта “Область навигации” в группе “Показать” вкладки “Вид”, либо щелкните по крестику в верхнем правом углу в поле “Навигация”.

    Заключение

    Большинство пользователей работают в режиме “Разметка страницы”, практически не используя другие режимы. Часто бывает, что так поступают даже опытные пользователи со стажем более 2-х лет работы в Word. И делают так напрасно, поскольку каждый режим работы имеет свои преимущества, и со временем позволяет делать работу более комфортной и эффективной. Ознакомившись с материалом статьи, вы узнали о существующих режимах отображения документа. О том, какие они имеют преимущества и недостатки, где и в каких случая наиболее эффективно их использовать.

    2.4. Работа с областью навигации

    2.4.1. Отображение области навигации

    Область навигации в Word 2010 позволяет отображать заголовки документа (схему документа), эскизы страниц, а также производить поиск в документе.

    Для отображения Области навигации установите соответствующий флажок в группе Показать вкладки Вид (рис. 3.17).

    Рис. 3.17. Отображение области навигации документа

    Для скрытия Области навигации снимите соответствующий флажок в группе Показать вкладки Вид (см. рис. 3.18) или нажмите кнопку Закрыть в Области навигации.

    2.4.2. Работа со схемой документа

    Для просмотра заголовков перейдите в соответствующую вкладку Области навигации (рис. 3.18).

    Рис. 3.18. Отображение схемы документа

    Схема документа в области навигации формируется в том случае, если при оформлении заголовков использовались стили типа Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. или абзацам был назначен соответствующий уровень. Схема документа позволяет просматривать заголовки документа и быстро переходить от одного заголовка к другому.

    Для удобства границу между схемой и документом можно перемещать влево или вправо. Чтобы перейти к нужному заголовку документа, щелкните по этому заголовку в схеме документа. Курсор будет переведен к выбранному заголовку, а сам заголовок будет отображен в верхней части окна (рис. 3.19).

    Рис. 3.19. Использование схемы документа

    2.4.3. Работа с эскизами страниц

    Эскизы позволяют просматривать общий вид страниц документа и быстро переходить от одной страницы к другой. Для отображения эскизов перейдите в соответствующую вкладку Области навигации (рис. 3.20).

    Рис. 3.20. Отображение эскизов страниц

    Для удобства границу между эскизами и документом можно перемещать влево или вправо. Чтобы перейти к нужной странице документа, щелкните по эскизу этой страницы в области эскизов. Курсор будет переведен к первой строке выбранной странице (рис. 3.21).

    Рис. 3.21. Использование эскизов страниц

    3. Выделение фрагментов документа

    Большинство действий при оформлении документа и многие действия при редактировании выполняются только с выделенным фрагментом документа. Выделять можно текст документа, таблицы и их отдельные элементы, графические объекты и т.п.

    3.1. Выделение текста

    Выделенный фрагмент текста затеняется серо-синим фоном. Цвет шрифта при этом не изменяется, несколько изменяется цвет заливки и выделение цветом (рис. 3.22).

    Рис. 3.22. Выделенный фрагмент текста

    Для выделения можно использовать мышь, или клавиши клавиатуры, или и то, и другое одновременно.

    Любой фрагмент текста

    Щелкните в начале выделяемого фрагмента в тексте и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите по тексту, который нужно выделить

    Дважды щелкните по слову

    Подведите указатель к левому краю строки так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, а затем щелкните

    Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните по предложению

    Трижды щелкните в любом месте абзаца

    Подведите указатель к левому краю первого абзаца так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, а затем, удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите указателем вверх или вниз

    Большой фрагмент текста

    Щелкните в начале выделяемого фрагмента, прокрутите документ до конца фрагмента, а затем, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните в конце фрагмента

    Переместите указатель к левому краю текста документа так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо и вверх, и щелкните трижды

    Вертикальный блок текста

    Удерживая нажатой клавишу Alt, проведите указателем по тексту

    Представленные выше способы выделения фрагментов текста основаны на использовании мыши. Но можно обойтись и без нее.

    Выделять фрагменты текста можно перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift. При этом можно использовать все возможные комбинации клавиш для перевода курсора по документу. Например, если необходимо выделить часть документа от текстового курсора до конца документа, то достаточно нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + Ctrl + End.

    Для того чтобы снять выделение фрагмента текста, следует один раз щелкнуть левой кнопкой мыши в правом поле документа.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector