Как создать Google Документ - TurboComputer.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Как создать Google Документ

Как создать гугл документ с общим доступом: обзор популярного сервиса от Google

Всем привет! Сегодня мы поговорим о том, как создать гугл документ с общим доступом и почему это важно знать современным вебмастерам, фрилансерам и удаленным сотрудникам.

Создавая информационный сайт (о котором расскажу чуть подробнее в следующих статьях), я прошел несколько халявных курсов, на одном из которых затрагивалась тема оптимизации работы с копирайтерами. Потратив некоторое время на изучение данного вопроса, а так же разобравшись с тем, как создать гугл документ (Google Docs) с общим доступом, я принялся за поиски своего первого фрилансера. Как итог, вполне плодотворное сотрудничество и куча отличных статей для моего сайта с минимумом затрат времени на доработки.

Гугл документы онлайн: плюсы сервиса от Google

Онлайн документы — очень полезный сервис от Google, являющийся неким аналогом Microsoft Word. Если знаете, как в нем работать, то он способен значительно облегчить жизнь вебмастеру, фрилансеру и просто удаленному сотруднику.

А вот основные плюсы, которые я выявил за время работы:

Существует еще один достаточно популярный и востребованный сервис от Google — таблицы (аналог Excel). Подробнее о нем можете прочитать вот в этой статье — гугл документы: таблицы.

Регистрация и начало работы

Для того чтобы начать создавать Google документы или таблицы с общим доступом необходима gmail почта. Если таковая имеется, можете смело переходить к следующему пункту. Если нет, вот вам небольшая инструкция по регистрации:

  • Зайдите на страничку поиска от Google и нажмите «Почта». В появившимся окне выберите создать аккаунт:

  • И пройдите небольшую регистрацию (в два шага), заполнив необходимые поля:

Когда закончите вас должны будут перекинуть в почтовый ящик. На этом с регистрацией все, можно с чистой совестью приступать к работе.

Создаем гугл документ с общим доступом

А теперь настала пора узнать, как создать Google документ с общим доступом.

Открываем Google Docs

Не важно, находитесь вы сейчас в почтовом ящике gmail или на страничке с поиском от Google, просто нажмите в правом верхнем углу кнопку в виде 9 небольших квадратиков и в появившимся окне щелкните «Еще»:

У вас раскроется полное меню со всеми вкладками, где смело нажимайте на «Документы»:

Тадааам, вы в документах. Можете посмотреть краткий обзор, подготовленный сотрудниками. Поможет разобраться с интерфейсом. Кстати, представленные здесь шаблоны порой бывают очень полезными и экономят время, поэтому, советую их тщательно изучить.

Создаем новый документ

Смело нажимайте «Пустой файл» (красная стрелочка на скриншоте ниже):

Если вам вдруг мало представленных шаблонов, можете нажать на кнопку «Галерея шаблонов» (показана на скриншоте выше) и открыть весь список.

Прямо сейчас вы находитесь в новом документе. Как видите, внешне это практически точная копия Microsoft Word, да и набор функций почти такой же.

Первым делом введите название в специальное поле слева сверху, над меню. Без этого не сможете открыть общий доступ. Впрочем, нажав на кнопку «Настройки доступа» вас все равно попросят это сделать.

Открываем доступ к файлу

Итак, допустим вы наняли фрилансера и хотите, чтобы он работал в заранее созданном файле. Для этого понадобится специальная ссылка (или пригласите его, введя адрес почты в специальное поле. О том, как это сделать распишу чуть ниже), найти которую можно в настройках доступа. И еще раз повторюсь, не забудьте ввести название!

Нажав «Настройки доступа» выскочит специальное меню состоящее из двух блоков:

  1. Верхний блок нужен, чтобы приглашать людей посредством ввода их почты;
  2. Нижний блок создает ссылку-приглашение.

В первую очередь разберемся с верхним блоком. Тут все просто и вам нужно только ввести email нужного человека. После этого появится специальное поле, в котором вы сможете написать сообщение, а также выставить его права: читатель, комментатор, редактор.

Когда все будет готово, нажмите «Отправить». Через некоторое время ему придет приглашение и ваше сообщение.

Еще один важный момент, о котором я должен упомянуть — это настройки. Чтобы их открыть нажмите на шестеренку справа сверху. Сделав это перед вами откроется меню с двумя пунктами, которые можно включить или выключить поставив галочки:

Так-с, тут закончили. Теперь перейдем к блоку номер два, который нужен, чтобы создать ссылку-приглашение. Для этого нажмите на слова «Скопировать ссылку» и перед вами откроется нужная форма, в которой будет искомая ссылка, а также настройка прав:

Поставив «Доступные пользователям, у которых есть ссылка» выставите права: читатель, комментатор, редактор.

Закончив, не забудьте скопировать ссылку и отправить ее фрилансеру. Ну, или выложить в свою группу ВК, телеграмм и т.д.

Как закрыть доступ к файлу

Тут все просто. Снова открываете ваш документ, нажимаете «Настройки доступа», а дальше одно из двух:

  1. Если отправляли приглашение;

В этом случае нажмите на специальное поле справа от нужного человека и выберите «Удалить». Кстати, тут же можно передать права администратора (т.е. владельца) на этот файл.

В этом случае просто измените настройки на «Доступ ограничен».

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл документ с общим доступом. Надеюсь, эта информация будет вам полезна и значительно облегчит жизнь и общение с фрилансерами. Последним, в свою очередь, желаю произвести хорошее впечатление на работодателя. Если же во время работы возникнут трудности – пишите в комментариях, попробуем разобраться совместными усилиями.

На этом, собственно, все. Удачи и до встречи в следующих статьях!

Как работать с Google Docs: инструкция

Google Docs или Гугл документы — онлайн-инструмент работы с текстовыми документами, таблицами и презентациями.

В общем и целом, он повторяет функционал MS Office, в чём-то ему уступая, но в отдельных моментах предлагая больше возможностей.

Как устроен Google Docs

Основные продукты — это:

Также имеются инструменты для создания простых схем и рисунков, панель разработки дашбордов Google Data Studio, и некоторые другие менее популярные инструменты.

Создание документа в Google Docs

У каждого инструмента в сервисе есть собственная страница и представление, а также доступ через Google Drive.

Чтобы создать тот или иной документ, перейдите на главную страницу Google диска и в специальном меню выберите тип документа:

Также вы можете перейти на страницу инструмента — например, Google Документов , и получить больше опций для создания документов и работы с имеющимися.

Наконец, документы можно создавать прямо с десктопа. При установке Google диска на компьютер, вы параллельно устанавливаете доступы к инструментам работы с Google документами.

Ярлыки, ведущие на веб-страницы инструментов в браузере, можно расположить в удобном месте — на рабочем столе или в панели управления, чтобы одним кликом открывать окно браузера с главной страницей инструмента.

Вместе с тем, Google предлагает удобные приложения для телефонов. Скачав каждый инструмент по отдельности, можно работать с документами в любом месте, имея под рукой один смартфон.

Все вычислительные операции выполняются на сервере Google, поэтому от устройства не потребуется высокой мощности. То же относится и к десктопам — не обязательно покупать компьютер, укомплектованный 32 Гб оперативной памяти, чтобы проводить операции с миллионами строк в Excel, когда есть Google таблицы, хотя и там есть ограничения.

Как работать с Google Docs

Google Документы

Аналог MS Word и других редакторов, если учитывать MacOS и Unix-системы — Google документы — предназначен для создания и редактирования текстовых документов.

Это могут быть простые заметки или официальные документы.

Загрузив в Google диск документ в формате .doc или .docx, вы можете просмотреть его в браузере, а также конвертировать в онлайн-формат и продолжить редактирование через Google Docs.

Инструментарий текстового редактора дополняется плагинами: интеграции с CRM, инструменты совместной работы, конвертеры и многое другое.

В то же время, вёрстка Google документа и стандартного .doc часто конфликтует, в связи с чем могут возникать неприятные ситуации — приходится редактировать шрифты и поля. Заранее позаботьтесь о том, чтобы документооборот между вами и вашими коллегами осуществлялся только в одном формате.

Google Таблицы

Таблицам присущи те же преимущества и проблемы, что и Документам: с одной стороны, мощные плагины, с другой — проблемы конвертации, хотя и преимущественно визуальные.

Таблицы обладают многими полезными функциями, недоступными в MS Excel. Также их можно привязать в качестве источника данных — в частности, для инструментов бизнес-аналитики Google Data Studio, Tableau, Power BI.

Читайте также:  Как удалить музыку с iPhone через iTunes

Google Презентации

Простой и удобный аналог MS Powerpoint, в котором можно создавать слайды с нуля, редактировать презентации, создавать схемы и рисунки.

Google Формы

Инструмент, используемый для опросов, сбора контактных данных.

Может использоваться, как:

  • Бриф для заказчика;
  • Резюме соискателя;
  • Социологический опросник;
  • Форма сбора данных пользователя или участника мероприятия.

Результаты собираются на странице отчёта, могут быть отправлены пользователю и представлены визуально для презентаций.

Создаём Google-документ

Google Документы – это онлайн-сервис одноимённой компании. Основная его задача – дать пользователям возможность работы с документом из любого места и с любого устройства с выходом в интернет и наличием клавиатуры. Также с данными документами может работать любой человек, которому вы откроете доступ. При этом ему не нужно его скачивать и отправлять вам повторно после внесения изменений. Всё происходит в режиме реального времени.

В данной статье будет рассмотрено, как можно создать Google-документ, а также настроить ему доступ.

Как создать Google-документ

Чтобы работать как со своим Google-документом, так и с документом другого человека, вам в обязательном порядке нужно будет завести учётную запись в данном сервисе. Подробнее об этом рассказывалось в другой нашей статье на сайте, поэтому здесь процесс регистрации рассматриваться не будет.

Когда у вас уже есть готовая учётная запись в Google, переходите к созданию документа:

  1. Перейдите на официальный сайт Google или сайт любого его сервиса. В качестве примера мы рассмотрим, как можно создать документ в Google Docs, находясь при этом на главной странице поисковика.
  2. В верхнем правом углу нажмите на иконку в виде нескольких плиток. Появится контекстное меню со списком сервисов. Там вам нужно воспользоваться кнопкой «More».

Из общего списка выберите вариант «Docs».

  • Вас перенесёт на главную страницу сервиса Google по работе с документацией. Здесь вы можете создать файл из предложенных шаблонов, которые расположены в верхней части. Есть возможность воспользоваться шаблоном резюме, письма, доклада или создать просто пустой файл. Если вы уже работали с какими-либо документами, то пролистайте страницу ниже. Там будет отображён список всех ваших документов.
  • Чтобы создать новый документ вы также можете использовать кнопку с плюсом, которая расположена в нижней правой части и появляется при скролле страницы.

  • Документ был успешно создан. Начните работать с ним для того, чтобы Google его сохранил. Сохранение происходит автоматически на ваш виртуальный диск – Google Drive.
  • Если вам требуется настроить правда доступа к документу, то проделайте следующие действия:

      В верхней правой части созданного документа нажмите на кнопку «Настройки доступа».

  • Если у документа не было задано названия, то пропишите его и нажмите на кнопку «Сохранить». В противном случае у вас не получится редактировать доступ.
  • Здесь есть несколько вариантов предоставления доступа:
    • «Доступ по ссылке». В этом случае доступ к документу имеют все лица, которым вы предоставите ссылку. Вы можете настроить степень доступа по ссылке, например, можно только просматривать документ или редактировать его;
    • Приглашение определённых людей для работы с документом. В этом случае вам нужно прописать электронные ящики тех пользователей, которым вы хотите предоставить доступ к документу в специальном поле. Нажав на иконку карандаша вы можете редактировать степень доступа к файлу – доступ только для просмотра, редактирования или комментирования;

    «Доступно всем в интернете». Чтобы открыть документ для всех в интернете, нужно сделать возможным доступ по ссылке. Затем нажмите на «Просматривать могут все, у кого есть…». Откроется контекстное меню, где нужно выбрать вариант «Ещё». Здесь поставьте метку напротив пункта «Для всех в интернете».

  • Нажмите на кнопку «Сохранить», чтобы закончить с настройками доступа.
  • Если вы не настраивали доступ к документу, то по умолчанию он будет доступен только вам. Даже если вы поделитесь с другими пользователями ссылкой на него, то они смогу его даже просматривать, пока вы не откроете доступ по ссылке.

    Как видите нет ничего сложного в создании нового документа в Google Docs и настройке доступа к нему. Если вы будете следовать представленной инструкции, то точно нигде не ошибётесь и сделаете всё правильно.

    17 полезных функций Google Docs, которые нужно знать

    В недрах Google Docs кроется множество полезных функций, которые помогут вам работать не хуже, чем в каком-то там Microsoft Office.

    Многим кажется, что в онлайновом текстовом редакторе Google Docs можно только набирать несложные тексты, ни на что большее он просто не пригоден. На самом деле это далеко не так. В недрах этого веб-приложения кроется множество полезных функций, которые помогут вам работать не хуже, чем в каком-то там Microsoft Office.

    1. Включите офлайновый доступ

    Google Docs умеет работать в автономном режиме. При этом вы можете создавать новые и продолжать редактировать уже имеющиеся документы. При следующем подключении к Интернету все изменения будут синхронизированы. Для активации этой функции откройте сайт Google Drive и зайдите в меню настроек, которое появляется после нажатия на кнопку с шестерёнкой.

    2. Совместная работа

    Редактор Google Docs предоставляет нам всё необходимое для совместной работы над документами. Вы можете легко расшарить текст, причём имеется возможность тонко настроить права доступа к файлу. Так, вы можете разрешить только просмотр, просмотр и комментирование или даже дать полный доступ к редактированию. В последнем случае все сделанные вашими сотрудниками изменениями будут отражаться в реальном времени, и вы будете работать над текстом вместе в буквальном смысле этого слова.

    3. Публикуйте документы

    Готовые документы можно продемонстрировать не только ограниченному кругу сотрудников, но и опубликовать в Сети. Для этого нажмите ФайлОпубликовать в Интернете. Получите ссылку на веб-страницу или код для вставки документа в свой сайт.

    4. Ищите ошибки

    Проверять ошибки в редакторе Google Docs вообще не составляет никакого труда. Просто найдите в меню Инструменты команду Проверка правописания, и перед вами появится небольшая панелька, последовательно отображающая каждую найденную ошибку и предлагающая способы её исправления.

    5. Вставляйте ссылки

    Онлайновый редактор Google содержит удобный инструмент для вставки ссылок. Стоит вам выделить в тексте слово и нажать на кнопку вставки ссылки, как появится всплывающее окошко, предлагающее наиболее вероятные релевантные ссылки. Как правило, это статья из Wikipedia и несколько первых ссылок из поиска Google по данному слову.

    6. Используйте свои стили

    Если вам не подходят встроенные стили форматирования текста, то легко можно задать свои. Для этого напечатайте текст требуемым шрифтом, а затем в меню выбора стилей выберите команду Обновить стиль в соответствии с выделением.

    7. Персональный словарь

    Если редактор постоянно подчёркивает вам слово как неправильное, но вы точно знаете, что это не так, то просто добавьте его в пользовательский словарь. Для этого выделите его в тексте, а затем выберите в контекстном меню команду Добавить в пользовательский словарь.

    8. Веб-буфер обмена

    Офисный пакет Google имеет очень интересную функцию, которая называется «Веб-буфер обмена». Эта функция позволяет скопировать сразу несколько отрывков текста, картинок, таблиц и затем вставить их в любой документ Google. Таким образом, это такой безразмерный буфер обмена, который доступен с любого компьютера и действует в пределах офисных программ Google. Доступ к нему можно получить в меню Правка — Веб-буфер обмена.

    9. Расширенный поиск

    Инструмент расширенного поиска в Google Docs представляет собой специальную панель, служащую для поиска различной информации в процессе работы над документом. Для её вызова можно воспользоваться специальным пунктом в меню Инструменты или сочетанием горячих клавиш Ctrl + Alt + R. Более подробно про эту функцию вы сможете узнать из этой статьи.

    10. Дополнения

    Функциональность Google Docs можно расширить с помощью специальных дополнений. Они есть как от сторонних разработчиков, так и от самой компании Google. Обычно они служат для добавления поддержки новых форматов, конвертации файлов и более удобного применения редактора в различных целях. Познакомиться с некоторыми из полезных дополнений вы сможете здесь.

    11. Вставляйте картинки перетаскиванием с рабочего стола или другого сайта

    Не все знают, но в документ Google Docs можно вставлять картинки, просто перетаскивая их со своего рабочего стола или файлового менеджера. А если вам необходимо вставить картинку с другой веб-страницы, то просто перетащите и бросьте её в нужное место в тексте, и она автоматически появится в вашем документе.

    12. Переводите документы

    Если вы работаете с документами на иностранном языке, то в Google Docs есть встроенный переводчик. Он расположен в меню Инструменты — Перевести документ.

    13. Навигация по сложным документам

    Если вы открыли сложный большой документ, то легко сориентироваться в его структуре поможет отображение оглавления текста. Эту функцию вы сможете найти в меню Дополнения — Оглавление — Показывать в боковой панели.

    14. Включите полноэкранный режим

    Многим нравятся специальные текстовые редакторы, которые содержат минимум отвлекающих элементов и занимают весь экран монитора. Это помогает более продуктивно работать и сосредоточиться только на тексте. Активировать подобный режим можно и в Google Docs. Для этого откройте меню Вид и снимите флажок с пункта Показать линейку. Затем выберите команду Компактные элементы управления или Полный экран.

    15. Используйте галерею шаблонов

    Не забывайте о том, что офисный пакет Google содержит довольно неплохую галерею шаблонов. Она находится по этому адресу, и в ней содержится множество полезнейших заготовок, которые могут облегчить вашу работу.

    16. Автоматическая вставка содержания

    Если вы хотите вставить в свой документ оглавление, то вовсе не обязательно делать это вручную. Достаточно просто найти в меню Вставка пункт Оглавление, и редактор всё сделает за вас.

    17. Применяйте закладки в документе

    Иногда бывает, что вам необходимо дать ссылку не на весь документ, который может быть довольно объёмным, а на отдельный абзац. В этом случае нам на помощь придут закладки. Установите курсор в необходимое место в тексте, а затем выберите в меню Вставка пункт Закладка.

    32 полезных расширения для Google Docs

    Обзор от главного редактора платформы Zapier в Бангкоке Мэттью Гуайя.

    Текстовому редактору много не нужно: чистая страница, инструменты редактирования текста и возможность сохранить, распечатать или поделиться законченным документом. Самые первые текстовые редакторы, такие как Word для DOS и WordPerfect, в основном это и предлагали.

    Но вот прошло более 30 лет — тут обновление, там новая версия, — и теперь текстовых редакторов так много, что глаза разбегаются, а встроенные в них инструменты уже не помещаются во всех вкладках панели инструментов в Word.

    Создатели Google Docs решили сделать проще. Они разработали простой набор функций базового форматирования документов и снабдили его первоклассными инструментами для совместной работы. Он идеально подходит для групповой работы с простыми документами, но если требуется что-то большее, то, вероятно, вы вернетесь к Word и множеству его функций, спрятанных в подпунктах меню основной панели инструментов.

    И тут на сцену выходят различные расширения. Меню расширений в Google Docs включает более чем три сотни инструментов, которые помогают быстрее создавать документы, вносить корректировки в тексты, добавлять графику, уравнения, подписи и публиковать работы наиболее удобным способом.

    Мы тщательно проработали этот список, выбрали самые многообещающие инструменты и протестировали более 60 расширений. Ниже перечислены лучшие из них.

    Как пользоваться расширениями Google Docs

    Для начала следует научиться ориентироваться в магазине расширений для Google Docs. Просто откройте меню «Расширения», кликните по пункту «Получить расширения», после этого увидите сотни дополнений, которые можно добавить в Google Docs.

    Когда найдёте то, что захотите попробовать, кликните, чтобы посмотреть подробности, или просто нажмите кнопку «+ Бесплатно», чтобы расширение установилось в Google Docs. Останется только открыть расширению доступ к аккаунту Google, и через несколько секунд оно будет добавлено в ваш Docs.

    Все добавленные расширения будут размещаться в меню «Расширения». Найдите расширение, которое вы хотите использовать, а затем откройте его из собственного меню. Некоторые расширения откроются в отдельной боковой панели, другие — во всплывающем окне, третьи просто начнут работать в фоновом режиме. Большинство расширений работает только с выделенным текстом.

    Например, мы тестировали несколько расширений для перевода, и все они переводят только тот текст, который выделен. Так что сначала определите текст, который нужно перевести, затем откройте расширение для перевода из меню «Расширения», выберите нужный язык и нажмите кнопку «Перевести».

    Предположим, вы захотите почистить свой Google Docs и удалить те расширения, которыми больше не пользуетесь. Для этого зайдите в раздел «Управление» в меню «Расширения» и кликните «Удалить» напротив того расширения, которое больше не хотите использовать.

    У вас есть несколько аккаунтов Google? Тогда полюбившиеся расширения нужно будет установить в каждом аккаунте Google Docs отдельно.

    Лучшие инструменты Google, спрятанные в Google Docs

    Одни из самых лучших дополнений для Google Docs даже не требуют установки. Они встроены и спрятаны в меню. Прежде чем попробовать «Примечания», речевой ввод текста или расширение со шрифтами, опробуйте встроенную функциональность Google Docs. Она гораздо лучше, чем любые другие альтернативные расширения, которые нам удалось найти.

    1. Google Keep: помогает быстро создавать документы из примечаний и вырезок из сети

    Большинство документов не пишется за раз. Работа над ними начинается с тщательных исследований — ссылка здесь, цитата там, — которые вы сначала используете для набросков, а затем окончательно оформляете в документе. Google Keep — это самое последнее дополнение к G Suite, и оно идеально подходит для такой работы.

    Установите дополнение Google Keep для Chrome, и когда вы найдете что-то, на что захотите сослаться, просто сохраните текст как заметку в своем блокноте. Затем перейдите в Google Docs, кликните Tools → Keep Notebook, ваши заметки откроются в боковой панели. Перетащите заметку, которую вам нужно добавить в этот документ, она появится в виде наброска.

    Узнать больше об использовании Google Keep и Google Docs для исследований можно в нашем руководстве.

    2. Google Fonts: добавляет дополнительные шрифты в Google Docs

    Не загружайте дополнительные расширения с шрифтами для Google Docs — ни одно из них не будет лучше, чем встроенный пакет Google Fonts. Если Arial, Georgia и другие встроенные шрифты вас не устраивают, просто кликните на стрелку на самом меню «Шрифты» и выберите «Больше шрифтов».

    В этом разделе вы можете увидеть все доступные шрифты и добавить их в свой аккаунт Google Docs. Там же можно удалить любой из шрифтов, который уже добавлен в меню Google Docs, чтобы не захламлять меню. Это легкий способ получить шрифты из той же самой библиотеки, откуда их берут все остальные расширения.

    3. Голосовой набор текста

    Эта функция встроена (хотя и спрятана) в Google Docs: Voice Typing. Единственная особенность заключается в том, что она работает только в браузере Chrome. Зато работает на удивление очень хорошо: поддерживает 43 языка и понимает такие команды, как «создать список».

    Нажмите Tools → Voice Typing, выберите язык, нажмите на иконку микрофона и начните говорить. Google напечатает всё, что вы скажете, после небольшой задержки с удивительной точностью. Наши тесты показали, что эта функция работает даже лучше, чем встроенные инструменты голосового ввода текста на Mac и PC. Она почти так же хороша, как Dragon NaturallySpeaking.

    А если вам нужно перейти на новую строку или просто удалить последние слова, которые вы произнесли, просто скажите об этом вслух, и Google автоматически выполнит ваше требование.

    Сравнение функции речевого ввода в Google Docs с другими приложениями для голосового ввода текста доступно в нашем обзоре.

    4. Содержание документа: краткий обзор текста и перемещение по параграфам

    Некоторые расширения, включая популярные Table of contents и Document Navigator, созданы для того, чтобы пользователю было удобно находить заголовки в документе, формировать его содержание и перемещаться по параграфам. Но лучше остальных с этим справляется встроенный в Google Docs инструмент — Document outline.

    Во время составления документа с помощью встроенной функциональности «Стили абзаца» обозначьте название, заголовки и подзаголовки. Затем, чтобы начать перемещаться по документу, кликните Tools → Document Outline. В боковой панели слева вы увидите список заголовков. Кликните по заголовку, чтобы перейти к этому разделу, Или нажмите на крестик, чтобы удалить заголовок из содержания.

    Хотите чтобы этот список стал содержанием в вашем документе? Просто кликните Insert → Table of Contents и добавьте его в свой документ, дополните содержание нумеровкой страниц и ссылками на правильные секции.

    32 лучших расширения для Google Docs

    Теперь рассмотрим расширения, не встроенные в Google Docs. Они помогают форматировать текст, цитировать исследования, добавлять дополнительный контент, автоматизировать задачи и публиковать работы. Каждое из них выполняет уникальные функции, которых нет Google Docs, либо делает это лучше, чем встроенная функциональность. Настолько лучше, что не жалко и потратить минутку на установку расширения.

    Инструкция как работать с гугл документами для чайников с фото

    До недавнего времени я не знала о существовании такого сервиса, как “Google документы”. Оказалось, что в нем открываются дополнительные возможности, которых нет в “Ворде”. Как работать в гугле, как создавать текстовые файлы, не тратя на это много времени и сил?

    Создать гугл документ несложно, достаточно иметь аккаунт в Google, это открывает доступ к гугл диску, где и работаем с текстом. Гугл диск – это облачное хранение созданных документов, оно позволяет работать с ними в любом месте и с любого устройства, лишь бы был доступ в интернет.

    Сегодня все люди ценят свое время, никто не хочет ждать. Гугл документы позволяют сократить время на пересылке важной информации от сотрудника к сотруднику с помощью такой функции, как общий доступ. Тем самым уменьшив расстояние от идеи до воплощенного проекта.

    Содержание

    Как работать с гугл документами

    Начнем с того, что выясним, где создаются документы, что такое гугл диск? Google Диск – это сервис, с помощью которого можно работать с разными файлами. Так как это облачное хранение, то работать в нем можно с любого ПК и планшета без установки дополнительных программ.

    Иногда так бывает, что с вашим ПК что-то произошло, для восстановления документов, вам потребуется обращение в сервисный центр по ремонту компьютерной техники. А на ремонт и восстановление потребуется время, и не факт, что все данные сохранятся.

    Или работала с документом на домашнем компьютере, а завтра нужно продолжить на рабочем месте, для этого просто откройте Гугл Диск, найдите свой вчерашний труд и продолжайте его редактировать. На мой взгляд, это большое преимущество.

    Чтобы получить доступ к диску, для начала нужно зарегистрировать почту в гугле, так же, как в любом почтовом сервере. После регистрации почтового ящика у вас появляется свой аккаунт и возможность пользоваться всеми приложениями Google.

    Выбираем гугл диск, кликаем мышкой и открываем, именно здесь уже можно создавать ваш новый файл. Возможностей работать с текстом достаточно, чтобы не горевать о “Ворде”.

    Создание нового документа

    Сначала создаем папку, переименовываем её по названию тех документов, которые будут в ней храниться. Вы же планируете работать со множеством разнообразных текстов, чтобы потом не искать их в одной куче, лучше сразу навести порядок.

    Называете папки по тематике хранящихся в них документов, если тема слишком обширная, то в данной папке создаете ряд других, разбитых на более узкие темы. Тогда легко будет найти свой текст, даже если создали их много.

    Здесь все похоже с “Вордом”, поэтому вы уже знаете, как сохранять документы и в каких папках. Нажимаем кнопку “Создать”, в ней “Новая папка”, переименовываем её, например, в “Текст” и кликаем “Ок”.

    Далее уже открываем нашу папочку, в ней опять жмем кнопку “Создать”, а ещё можно на пустом поле кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать “Документ”. Открывается новый гугл документ, в котором начинаем работать.

    Лучше сразу изменить название, чтобы понимать, о чем этот будущий текст. Это отличит его от других созданных позже файлов. И тогда вы сэкономите время на его поиске.

    Знакомимся с интерфейсом и многое узнаем – со многим встречались, работая в “Ворде”. Здесь есть возможность отменить предыдущее действие или повторить его, послать файл на печать, изменить размер и цвет шрифта, цвет фона.

    Все это нам знакомо, поэтому работается легко, даже такому чайнику, как я. Поговорим, например, о вставке, для этого нажимаем соответствующее слово, выбираем нужный файл или таблицу, и вуаля! Также здесь в выпадающем меню функции “Вставка” есть раздел “Оставить комментарий”.

    При нажатии на него выделяется слово там, где стоит курсор, и справа всплывает окно, в котором вы пишите комментарий для себя или другого пользователя, которому открыт доступ к этому документу. Всегда есть возможность посмотреть историю комментариев.

    Для этого кликаем на значок, который расположен рядом с синей кнопкой “Настройки доступа”, и выпадает вся история написанных и выполненных комментариев. Вы никогда не забудете, кто и когда комментировал данный файл, какие вносились при этом изменения.

    Огромный плюс работы с гугл документами в том, что не надо самому сохранять текст. Сохранение происходит автоматически, и вы никогда не потеряете проделанную работу. Вас не напугает неожиданное отключение электроэнергии или внезапная поломка компьютера, ваши данные не потеряют ни строчки. Вы его найдете на том же месте, где создавали, зайдя на другом ПК или мобильном устройстве в гугл диск.

    Как открыть доступ в гугл-документе

    Еще одно преимущество гугл док в том, что открыть его можно и на планшете и смартфоне, для этого нужно только войти в свой аккаунт в Google. Там же можно продолжить работу над своим файлом или редактировать документ сотрудника.

    Для этого можно использовать время в дороге, и вот уже двухчасовой путь на электричке – это не напрасно потерянное время. Для этого в гугл документах есть функции редактирования, просмотра и комментирования в контекстном меню.

    Знак карандаша разрешает текст редактировать, значок открытого глаза даст возможность только просматривать файл без внесения изменений. Можно использовать и функцию “Советовать”, тогда текст, набранный после включения данной функции, будет вынесен в колонку справа и обозначен в качестве совета.

    Позже, открыв его на рабочем месте и увидев совет, вы вспомните, что хотели добавить или изменить в данном тексте. Эта функция очень нужна тем, кто сильно загружен на работе, и запомнить ему все мысли сложно, а вносить сразу изменения нет времени. Или очень полезна тем, у кого уже образуются пробелы в памяти, такие напоминания помогут не забыть важное.

    Общий доступ в гугл-документах

    Помните, как было раньше? Создали файл, потом надо, чтобы его отредактировал твой коллега. Отправляем по почте письмо с вложенным файлом. Человек открывает, редактирует, вам отправляет обратно. Вы получаете, открываете, что-то изменяете, и опять по кругу. Такая переписка могла длиться долго.

    То ли дело гугл документ – открыли общий доступ с разрешением редактировать онлайн и сразу видите, какие изменения внес ваш коллега, и что вам дальше делать. Теперь все по порядку.

    В правом верхнем углу есть подсвеченная синим кнопка “Настройка доступа”, кликаем по ней. Открывается окно, в котором формируется ссылка на документ, там же выбираем адреса электронных почтовых ящиков людей, которым будет позволено работать с этим файлом.

    Именно им открываем доступ на редактирование онлайн или просмотр, в зависимости от наших задач. Нажимаем кнопку “Отправить”, и ссылка ушла по нужному адресу. Человек, получивший ее, открывает гугл документ и работает с ним.

    Выводы

    Мы разобрали, как легко работать в гугл документах людям, хорошо знающим персональный компьютер и его возможности, и чайникам, которые только встают на путь освоения интернет-пространства. Один раз обратившись к созданию текстового файла в гугл, ты остаешься здесь надолго.

    Возможности работы в Google Docs позволяют решать все основные задачи при создании новых документов, а сэкономленное время добавляет плюсов этому сервису. Как приятно освоить что-то новое в компьютере! Так и кажется, что он стал ближе и роднее.

    Повышается самооценка и настроение, ты пользуешься тем, что кто-то придумал и создал для твоего удобства. Это не все возможности работы на гугл диске, здесь можно создать таблицу, презентацию, форму. Но об этом я расскажу в другой раз.

    А вы пользуетесь в своей деятельности гугл диском, расскажите в комментариях, чем он нравится? Если информация была для вас полезной, поделитесь ею с друзьями в социальных сетях.

    Сделай репост – выиграй ноутбук!

    Каждого 1 и 15 числа iBook.pro разыгрывает подарки.

    • Нажми на одну из кнопок соц. сетей
    • Получи персональный купон
    • Выиграй ноутбук LENOVO >Подробно: ibook.pro/konkurs

    LENOVO IdeaPad Intel Core i3-5, 8ГБ DDR4, SSD, Windows 10

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector