Конвертирование таблицы XLS в документ PDF - TurboComputer.ru
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)
Загрузка...

Конвертирование таблицы XLS в документ PDF

Конвертирование таблицы XLS в документ PDF

Методы конвертирования XLS в PDF

Как и в случае с множеством других форматов, преобразовать XLS-таблицу в PDF-документ можно с помощью специализированных программ-конвертеров или же средствами Microsoft Excel. У каждого способа есть свои достоинства и недостатки.

Способ 1: Total Excel Converter

Небольшая, но мощная программа-преобразователь от компании CoolUtils, основная задача которой – преобразование таблиц во множество других форматов, в том числе и PDF.

    После запуска программы обратите внимание на левую часть окна Тотал Эксель Конвертер – там расположен встроенный файловый менеджер. Используйте его, чтобы перейти к каталогу с вашим документом.

Содержимое директории отображается в правой панели файлового менеджера – выделите в нём XLS-документ, а потом нажмите на кнопку «PDF», расположенную на панели инструментов.

  • По окончании процесса конвертирования откроется папка с готовым результатом работы.
  • Total Excel Converter работает быстро, способен совершать пакетное преобразование документов, но является платным инструментом с коротким сроком действия пробной версии.

    Способ 2: Microsoft Excel

    В самом Майкрософт Эксель есть встроенное средство для конвертирования таблицы в PDF, так что в некоторых случаях можно обойтись без дополнительных конвертеров.

      Первым делом откройте документ, который хотите преобразовать. Для этого нажмите «Открыть другие книги».

    Следующим нажмите «Обзор».

    Используйте окно файлового менеджера для перехода к директории с таблицей. Проделав это, выделите XLS-файл и нажмите «Открыть».

    После загрузки содержимого таблицы воспользуйтесь пунктом «Файл».

    Перейдите на вкладку «Экспорт», где выберите опцию «Создать документ PDF/XPS», и нажмите на кнопку с соответствующим названием в правой части окна.

    Появится стандартное окно экспорта документа. Выберите подходящую папку, имя и настройки экспорта (доступны по нажатию кнопки «Параметры») и нажимайте «Опубликовать».

  • В выбранной папке появится PDF-документ.
  • Использование Microsoft Excel выдаёт наилучший результат, однако данная программа распространяется исключительно в составе общего офисного пакета Майкрософт на платной основе.

    Заключение

    Подводя итоги, отметим, что оптимальным решением задачи конвертирования XLS в PDF будет использование Microsoft Excel.

    Как перевести Excel в PDF

    При работе с табличными документами Excel у пользователей нередко возникает необходимость преобразовать их в формат PDF, который особенно актуален в тех случаях, когда необходимо передать таблицу другому пользователю без возможности его редактирования. К тому же, если в документе присутствуют формулы, в формате PDF можно увидеть только конечные результаты расчетов по ним, но не сами формулы. И конечно же, данный формат незаменим, когда у получателя документа программа Эксель на компьютере не установлена.

    Давайте рассмотрим различные варианты преобразования XLS в PDF через встроенные функции программы Эксель, а также, через сторонние приложения и онлайн-конвертеры.

    Как конвертировать XLS в PDF в Эксель

    До момента появления версии 2010 года преобразование документов XLS в PDF-формат проводилось только сторонними программами или сервисными ресурсами. Но все версии, вышедшие после 2010 года, обладают встроенной функцией, позволяющей конвертировать файлы, находясь непосредственно в самом Эксель

    1. Для начала нужно выделить диапазон ячеек, который следует преобразовать, после чего щелкаем по меню «Файл». Здесь следует обратить внимание на настройки разметки страницы, чтобы вся выделяемая область попадала в активную область.
    2. Нажимаем на пункт «Сохранить как” и в правой части окна жмем кнопку “Обзор”, чтобы приступить непосредственно к сохранению файла.
    3. Откроется окно, в котором мы задаем имя (можно оставить таким же, что и для XLS), выбираем папку, где будет создан новый файл.
    4. Далее нажатием на область с текущим форматом рядом с надписью “Тип файла” раскрываем список со всеми возможными вариантами и выбираем PDF.
    5. Внизу окна откроются варианты конвертации: стандартный (подходит для публикации в интернете и печати) или минимальный (для публикации в интернете). Чтобы открыть файл после завершения процесса конвертации ставим соответствующую галочку.
    6. Для выбора дополнительных настроек кликаем по кнопке «Параметры».
    7. В новом окне есть возможность детально настроить параметры конвертации, в том числе, выбрать диапазон для публикации, включить непечатаемые данные и т.д. Выбираем соответствующие параметры (чаще всего, это не требуется) и щелкаем “OK”.
    8. После завершения работы с настройками жмем кнопку «Сохранить».
    9. По окончании преобразования мы получим новый файл в выбранной папке с расширением PDF, который автоматически откроется в программе для просмотра данного формата (если такая уставлена на компьютере, и если мы выбрали опцию открывания документа сразу после публикации).

    Преобразование таблицы в PDF через внешние приложения

    Если на вашем компьютере не установлен Microsoft Office, конвертацию XLS в PDF можно осуществить с помощью сторонних программ, которые по принципу работы напоминают виртуальный принтер: принимают файл XLS «в печать», но вместо выдачи на бумажном носителе сохраняют преобразованный документ в выбранной директории с расширением PDF.

    В качестве примера давайте рассмотрим программу FoxPDF Excel to PDF Converter, которая неплохо себя зарекомендовала и пользуется популярностью среди пользователей.

    Алгоритм действий понятен и интуитивен, и несмотря на то, что интерфейс не русифицирован, в нем достаточно просто разобраться.

    1. Первым делом, нужно скачать программу и установить ее.
    2. Запускаем программу, в левой верхней части окна щелкаем по кнопке “Add Excel Files”, чтобы открыть файлы для преобразования.
    3. Преимущество данной программы заключается в том, что она позволяет производить одновременную конвертацию нескольких документов. Выбрав файл (или файлы), щелкаем по кнопке «Открыть».
    4. В основном окне программы появятся наименования выделенных файлов. Обратите внимание на галочки, которые должны стоять напротив названий файлов, выбранных для преобразования. Документы, не помеченные ими, сконвертированы не будут.
    5. Файлы, преобразованные в данной программе, сохраняются в папке, выбранной по умолчанию. Чтобы задать другое место для сохранения, кликните на кнопку в виде троеточия рядом с текущим адресом и измените его на свой.
    6. После выполнения всех шагов по подготовке к конвертации нажмите на большую кнопку с надписью PDF в нижнем правом углу окна, после чего начнется процесс преобразования.
    7. Дождитесь окончания конвертации, после чего нужные файлы появятся в выбранной папке.
    Читайте также:  Изменяем расстояние между словами в Microsoft Word

    Использование онлайн-сервисов для конвертации XLS в PDF

    Если необходимость преобразования файла XLS в формат PDF возникает нечасто, то установка на компьютер дополнительных программ, возможно, не так целесообразна. В этом случае можно воспользоваться услугами сервисов, специализирующихся на конвертации в онлайн-режиме. Почти все подобные конвертеры преобразовывают файлы бесплатно, но, как правило, с ограничением количества операций в день. На некоторых сервисах требуется ввести адрес электронной почты для отправки на нее готового файла. Также, зачастую файл XLS должен соответствовать определенным параметрам, так как сервисы справляются с документами не любой сложности.

    Предлагаем рассмотреть алгоритм конвертации подобным способом на примере сервиса SmallPDF.

    1. На главной странице сайта с сервисом кликаем по кнопке «Excel в PDF».
    2. Оказавшись на нужной странице, перетягиваем файл XLS в соответствующее поле либо можно воспользоваться кнопкой “Выберите файл”, чтобы указать путь к документу, который следует преобразовать. Стоит отметить, что сервис предусматривает возможность работы одновременно с несколькими файлами.
    3. Следующий этап – непосредственно процесс конвертации, занимающий, как правило, небольшое количество времени. После завершения преобразования нажимаем кнопку «Сохраните файл».
    4. Выбираем место для скачивания файла и нажимаем кнопку “Сохранить”.

    Подобная последовательность действий при конвертации документов характерна для большей части сервисных ресурсов данной направленности:
    • загрузка файла
    • процедура преобразования
    • скачивание и сохранение полученного файла в нужном формате.

    Заключение

    Все перечисленные способы преобразования XLS в PDF имеют свои положительные и отрицательные стороны. Выполнять процедуру непосредственно в самом Эксель удобно, но функция появилась только в версиях с 2010 года и более свежих. Преобразовывать файлы с помощью онлайн-сервисов можно только в случае подключения к сети Интернет, но это хороший вариант, если на компьютере не установлена программа Excel или другие утилиты, которым можно воспользоваться для конвертации файлов. Сторонние программы неплохо справляются со своей задачей, но зачастую требуется их покупка, чтобы избавиться от водяных знаков в преобразованном документе. В общем, конечный выбор остается за пользователем и зависит от его возможностей и конкретных задач.

    Как сохранить файлы Excel в формате PDF

    Программа Microsoft Excel используется для работы с электронными таблицами. Помимо распределения данных в ячейки она позволяет пользователю выполнять математические функции и строить соответствующие диаграммы. Кроме того, Microsoft Excel способна загружать данные из внешних источников и баз данных.

    Структура итогового документа в результате становится достаточно сложной и содержит как внутренние, так и внешние ссылки. Вышеуказанные факторы затрудняют ведение документооборота в формате Excel.

    Чтобы быть на 100% уверенным, что получатель сможет открыть отправленные вами документы, есть смысл конвертировать документы Excel в формат PDF перед отправкой их по электронной почте.

    Полученный в результате конвертации PDF-файл будет структурно цельным и платформонезависимым. В нем не будет ссылок на внешние ресурсы и вышеупомянутых формул расчетов и других элементов Excel.

    На этой странице:

    Как сохранить файлы Excel в формате PDF

    Чтобы сохранить документ Excel в формате PDF, используйте виртуальный принтер, например, Универсальный Конвертер Документов. Виртуальный принтер – программа, “принимающая” отправляемый на печать файл вместо реального принтера и сохраняющая файл в указанную папку вместо его печати его на листе бумаги. Кроме этого, при этом становится возможным конвертировать документ в другой формат, к примеру, из Excel в PDF.

    Для упрощения конвертации документов ПО Универсальный Конвертер Документов добавляет панель с “горячими клавишами” в основное окно Microsoft Excel. Для конвертации файлов Excel в формат PDF достаточно лишь пары нажатий мыши: перейдите на панель инструментов Универсального Конвертера Документов и нажмите одну из трех кнопок: Convert to PDF (Конвертировать в PDF), Convert to JPG (Конвертировать в JPG) или Convert to TIFF (Конвертировать в TIFF).

    Как сохранить книгу Excel в виде одного PDF-файла

    Сохранение книги Excel в виде одного PDF-файла – достаточно сложная процедура. Данное обучающее видео демонстрирует решение данной задачи:

    Как разместить целый лист Excel на одной странице PDF-файла

    Если вам необходимо вставить лист или диаграмму Excel в одну страницу PDF-файла, сделайте следующее:

    1. Откройте панель инструментов Page Layout (Параметры страницы) в Microsoft Excel и щелкните на вариант в нижнем правом углу:
    2. Выберите Fit to 1 page wide by 1 tall (Вписать все столбцы и строки на 1 страницу), как показано на скриншоте ниже
    3. Нажмите OK и распечатайте файл в формате PDF, используя Универсальный Конвертер Документов в качестве принтера.

    Нанесение водяных знаков на документ Excel

    Чтобы нанести водяной знак на документ, сделайте следующее:

    1. Откройте документ в программе Microsoft Excel и нажмите Print (Печать)
    2. Выберите Универсальный Конвертер Документов в качестве принтера и нажмите Properties (Свойства)
    3. Выберите PDF Image (изображение PDF) в качестве выходного формата файла
    4. Зайдите в меню Watermark (Водяные знаки) и выберите Text Label (Текст) или Picture (Изображение). Задайте желаемые настройки.
    5. Нажмите OK для запуска процесса конвертации из Excel в PDF.
    Читайте также:  Как зарегистрироваться в Instagram

    Как защитить файл паролем

    Чтобы защитить Ваш документ от несанкционированного доступа, выполните следующие шаги:

    1. Откройте документ в программе Microsoft Excel и нажмите Print (Печать)
    2. Выберите Универсальный Конвертер Документов в качестве принтера и нажмите Properties (Свойства)
    3. Выберите File Format (Формат файла) в меню настроек и убедитесь, что выходной формат указан как PDF Document (Документ PDF)
    4. В PDF Standard выберите Password protected (Защита паролем) и введите пароль, как показано на скриншоте ниже
    5. Если Вам понадобится добавить страницы к существующему PDF-файлу, пароль не должен изменяться. Если файл PDF не был защищен паролем, добавочные страницы также не должны защищаться паролем.
    6. Нажмите OK и распечатайте документ Excel в формате PDF при помощи программы Универсальный Конвертер Документов.

    Другие способы

    Пакетное преобразование документов Excel в формат PDF

    Для автоматизации перевода Excel в PDF в пакетном режиме вам понадобятся три программы: Microsoft Excel, Универсальный Конвертер Документов и Print Conductor.

    1. Запустите программу Print Conductor и добавьте в ее список обработки необходимые файлы Excel
    2. Выберите Универсальный Конвертер Документов из списка принтеров и нажмите Change Settings (Изменить настройки)
    3. Укажите в настройках PDF Document (Документ PDF) в качестве выходного формата файла и нажмите OK
    4. Нажмите Start для запуска конвертации файлов Excel в формат PDF в пакетном режиме.

    Автоматическая конвертация файлов Excel в формат PDF в офисе

    Необходимость работать с большим количеством файлов в разных форматах, получаемых из внешних источников, может усложнять работу сотрудников компании. Чтобы избежать этой проблемы и сократить траты времени на конвертацию файлов в требуемый формат, используйте ПО Folder Mill, разработанное для автоматизации процесса конвертации.

    FolderMill тщательно отслеживает все входящие файлы и конвертирует их в другие форматы. Вам не потребуется выполнять ни одной операции вручную, достаточно просто указать, к примеру, что все файлы, получаемые в формате Excel, должны автоматически конвертироваться в PDF.

    Примеры кода конвертации Excel в PDF для разработчиков

    Пакет Универсального Конвертера Документов включает в себя public API и примеры кода для интеграции в собственное ПО разработчиками. Автоматическое развертывание поможет ускорить процесс установки Универсального Конвертера Документов на большое количество рабочих станций, если возникает такая необходимость.

    Ядро программы Универсальный Конвертер Документов позволит разработчикам ПО интегрировать ее функции в разрабатываемые ими новые продукты. Здесь вы сможете ознакомиться с примерами конвертации файлов Excel в формат PDF для различных языков программирования.

    Инструменты командной строки для автоматической конвертации листов Excel

    2Printer – это утилита командной строки, которая позволяет автоматизировать печать документов Excel. Интерфейс с командной строкой позволяет пользователям создавать пакеты файлов для автоматизации их конкретных задач печати. Данный инструмент возможно включить в Планировщик Задач Windows, чтобы автоматизировать процесс печати на Вашем компьютере.

    2Printer использует public API программы Microsoft Excel для печати листов Excel. Это значит, что для печати документов форматов XLS или XLSX Вам понадобится установленное ПО Microsoft Excel на Вашем компьютере.

    Программа 2Printer совместима с любыми механическими принтерами, подключенными к компьютеру или доступными в локальных сетях, а также виртуальными принтерами, например с Универсальным Конвертером Документов. Благодаря этому, Вы сможете преобразовывать документы Excel в PDF, выбрав Универсальный Конвертер Документов в качестве принтера в командной строке 2Printer.

    Департамент ГИС и САПР г. Миссиссага, Канада

    «В нашем отделе мы разрабатываем карты городских дорог с помощью программы Bentley Systems MicroStation. Для публикации карт на городском сайте мы должны экспортировать их в формат GIF. Однако качество файлов GIF, изготавливаемых средствами MicroStation, нас не устраивает. Универсальный конвертер документов позволяет нам печатать карты из MicroStation в файлы GIF с сохранением высокого качества изображений.»

    ТОП-10 лучших бесплатных программ для преобразования PDF в Excel

    Каролина Цветков

    Mar 24,2020 • Filed to: Конвертер PDF

    Каждый из нас хотя бы раз пользовался форматом PDF и все мы знаем как он выглядит. Но, вы когда-нибудь пытались редактировать информацию из такого документа? Тогда вы точно заметили, что формат PDF не дает возможности сделать какое-либо действие, а если вам нужно скопировать или редактировать такой файл, то необходимо преобразовать его в другой формат. Есть несколько вариантов конвертации. Один из которых – это конвертировать документы с помощью бесплатного ПО. Ниже вы найдете 10 лучших программ для преобразования PDF в Excel, которыми вы можете пользоваться как на Windows, так и на Mac.

    ТОП-10 лучших ПО преобразования PDF в Excel для Mac и Windows

    1. PDFelement Pro

    PDFelement ProPDFelement Pro это одна из самых надежных программ для конвертации PDF в Excel, вы можете легко выполнять преобразование и редактирование PDF. Если вы будете использовать это ПО, то вы сможете полностью управлять вашими PDF-файлами. У вас также появиться возможность преобразования нескольких PDF-файлов в такие форматы, как Excel, HTML, Word и т.п. Провайдер ПО предлагает подробную информацию о том, как перенести PDF в документ Excel на веб-сайте.

    • Вы можете создавать, объединять и разделять различные PDF-файлы
    • Возможность добавлять печать, примечания, комментарии и рисовать от руки на документах
    • Создавайте новые PDF-формы и заполняйте существующие
    • Возможность защитить PDF-файлы
    • Вы можете настроить закладки и сквозную нумерацию файлов
    • Вы можете редактировать и конвертировать отсканированный PDF-файл с расширенной функцией OCR распознавания текста
    Читайте также:  Том слишком велик для FAT32 что делать

    2. Free Online OCR

    Free Online OCR- бесплатный онлайн-конвертер PDF в Excel, с которым у вас будет возможность создавать документы, которые будут выглядеть именно так, как вы хотите. Этот инструмент не требует от пользователя адреса электронной почты для получения нового формата документа. Бесплатный онлайн OCR использует оптическое распознавание символов для идентификации содержимого в файле PDF

    • Преобразование отсканированных файлов
    • Вы можете создать редактируемый текст
    • Изображения отформатированы как заголовки и зафиксированы на месте
    • Без ожидания получения ссылки для загрузки новых документов
    • Не распознает текст на цветном фоне
    • В новом документе есть лишние разрывы строк и посторонние вкладки
    • В большинстве случаев форматирование теряется
    • Отсутствует пакетная обработка
    • Преобразование одного файла за один раз

    3. Nitro PDF to Word Converter

    Nitro PDF to Word Converter это конвертер PDF в Excel. Он имеет две версии, одну из которых можно загрузить на рабочий стол устройств, использующих Windows, а также онлайн-версию. Онлайн-версия- бесплатна для использования. При использовании этого ПО, вы можете импортировать и экспортировать такие форматы, как PowerPoint, Word и Exce. Кроме этого вы можете загрузить несколько файлов.

    • Текст хорошо конвертируется
    • Плюс пакетной обработки
    • Окончательный формат отправляется вам по электронной почте
    • При конвертации достаточно хорошо сохраняется текст
    • Вы можете конвертировать исключительно 5 файлов в месяц
    • Изображения не выдерживают изменения формата
    • Лишние разрывы строк и пробелы

    4. UniPDF

    UniPDF – программа-конвертер PDF в Excel, поэтому при ее использовании вам не придется иметь дело с медленной загрузкой и другими подобными проблемами, с которыми вы сталкиваетесь при использовании онлайн-программ. Кроме того, вам не придется доверять свои файлы третьим лицам и испытывать страх, что кто-то будет использовать вашу информацию.

    • Сохраняет макет страницы, в том числе изображения
    • Вы можете конвертировать PDF в Word, Excel, Image, Text и HTML
    • Работает на Windows Vista и XP, 10, 8, 7
    • С пробной версией преобразование только 3 страниц или вам придется купить платную версию
    • Проблемы с форматированием текста
    • Столбцы сходятся друг с другом
    • В некоторых случаях размер текста отличается от размера оригинала
    • Могут отсутствовать некоторые буквы

    5. Free File Converter

    Free File Converter является одним из конвертеров файлов, который кроме преобразования PDF в Excel, может выполнять многое другое. Это онлайн ПО, в котором вы можете выполнять не только преобразование PDF в Excel и Word. При использовании этого редактора вы можете получить доступ к новому файлу, нажав на ссылку. Вы преобразовать документ в несколько форматов.

    • Сохраняет видео и файлы из eHow и DailyMotion
    • Не нужно вводить свою почту и ждать файл
    • Текст из PDF-файлов недостаточно хорошо конвертируется
    • Иногда теряются изображения
    • Форматирование не очень хорошее

    6. Weeny Free PDF to Excel Converter

    Weeny Free PDF to Excel Converter isэто бесплатное программное обеспечение, которое вы можете использовать для преобразования PDF-файлов в формат XLS. Редактор предлагает пользователю возможность установить диапазон страниц для документов, которые будут преобразованы. Также пользователь может конвертировать несколько файлов одновременно, что является большим плюсом по сравнению с другими продуктами рынка.

    • Вы можете конвертировать PDF-файлы доступные для поиска
    • Преобразование всех страниц из документа
    • Не поддерживает полное форматирование файла PDF
    • Не конвертирует отсканированные документы

    7. Blue Fox Free PDF to Excel Converter

    Blue Fox Free PDF to Excel Converter является универсальным конвертером PDF в Excel, с его помощью вы можете конвертировать PDF документы в Excel. Пользователь может конвертировать каждую из страниц файла PDF в отдельные листы. При желании, вы можете указать страницу, которую необходимо преобразовать в отдельный лист.

    • Автоматически дает название файлу Excel
    • Он преобразует только доступные для поиска и выделения документы
    • Процесс конвертации файла довольно сложный

    8. Office Convert Pdf to Excel for XlS Free

    Office Convert Pdf to Excel for XlS Free бесплатный редактор с возможностью преобразования файлов PDF в документы Excel. Редактор сохранит новый формат документа в выходной папке. Но важно обратить внимание, что конвертер не может сохранить параметры форматирования.

    • Создает и преобразует файл Excel в выбранную папку
    • Сохраняет изображения и текст из PDF-документа
    • Если вы используете бесплатную версию, вы не можете конвертировать сразу несколько файлов.

    9. PDF to XLS Converter

    PDF to XLS Converter это бесплатный и простой редактор, в нем вы можете выполнять преобразование PDF-документов в Excel. Программа сохраняет документы в местоположение по умолчанию, поэтому пользователю не придется их искать. Этот инструмент с простым интерфейсом, поэтому каждому будет легко им пользоваться.

    • Преобразование нескольких файлов
    • Выбор диапазона страниц
    • Не выполняет преобразование отсканированных PDF
    • Преобразование только документов доступных для поиска
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector